कार्यालय कार्य के घटक. कार्यालय कार्य एवं दस्तावेज़ प्रवाह का संचालन करना। ऑफिस का काम क्या है

व्यवसाय में सफलता काफी हद तक उसके उचित संगठन पर निर्भर करती है। प्रबंधकों और सामान्य कर्मचारियों दोनों को रिकॉर्ड रखना चाहिए। इसकी विशेषताएं क्या हैं, यह किस प्रकार की होती हैं और दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करते समय किन नियामक दस्तावेजों को ध्यान में रखा जाना चाहिए?

ऑफिस का काम क्या है

कोई भी संगठन, स्वामित्व के स्वरूप और विशेषताओं की परवाह किए बिना, अपनी गतिविधियों के दौरान विभिन्न प्रकार के कागजात बनाता है। ये आदेश, पत्र और प्रोटोकॉल हो सकते हैं। ये सभी संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण से संबंधित हैं।

कार्यालय का काम संगठनात्मक दस्तावेज़ बनाने की गतिविधि है, जो कुछ नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार किया जाता है। अक्सर, उद्यम केवल इस क्षेत्र में लगे विशेष कर्मचारियों को आवंटित करते हैं। छोटी कंपनियों में, सचिव का कार्य लगभग किसी भी कर्मचारी को सौंपा जा सकता है।

यदि आप शब्दावली का सार (कार्यालय कार्य क्या है) समझ लें तो शब्द की उत्पत्ति स्पष्ट हो जाएगी। यह, सबसे पहले, एक मूर्त माध्यम पर आधिकारिक जानकारी की रिकॉर्डिंग है। इस प्रक्रिया के दौरान, एक उपयोगकर्ता बनाया जाता है जो बाद में कुछ कार्रवाइयां शुरू करता है।

शब्द "कार्यालय कार्य" स्वयं काफी समय पहले सामने आया था, लेकिन पिछली शताब्दी के मध्य में ही इसने आधिकारिक रूप ले लिया, राज्य स्तर पर नियामक दस्तावेजों में निहित किया गया।

कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रवाह - यह क्या है?

कोई संगठन कानून से स्वतंत्र रूप से अस्तित्व में नहीं रह सकता। इसमें हमेशा कार्यालय का काम और दस्तावेज़ प्रवाह होता है। यह क्या है, कागजात के हस्तांतरण की विशेषताएं क्या हैं, उन्हें सही तरीके से कैसे तैयार किया जाए? इन मुद्दों को विशेषज्ञों द्वारा हल किया जाता है: सचिव, पुरालेखपाल, कार्मिक विभाग के कर्मचारी।

रिकॉर्ड रखने में किसी मूर्त माध्यम पर जानकारी दर्ज करना, कागज़ या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाना शामिल है। इसके आधार पर, संगठन का दस्तावेज़ प्रवाह बनाया जाता है - किसी आदेश या पत्र की गति, उसके निर्माण से शुरू होकर निष्पादन और संग्रह या विनाश के लिए भेजने तक।

उस स्थान के आधार पर जहां संगठन के कर्मचारियों और प्रबंधन से संबंधित व्यावसायिक कागजात बनाए जाते हैं, दस्तावेज़ प्रवाह को बाहरी और आंतरिक में विभाजित किया जाता है। आदेश, निर्देश, पत्र का आगे का मार्ग स्रोत पर निर्भर करेगा।

किसी संगठन के आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह में निम्नलिखित चरण शामिल होते हैं:

बाह्य दस्तावेज़ प्रवाह के चरण आम तौर पर समान होते हैं, लेकिन कुछ अंतर हैं:

• उद्यम को दस्तावेज़ बाहर से आपूर्ति किए जाते हैं। ये उच्च और निम्न संगठनों, शाखाओं, आधिकारिक अधिकारियों के नियम, अदालत के आदेश, नागरिकों के पत्र के कागजात हो सकते हैं।
• संगठन द्वारा प्राप्त सभी व्यावसायिक कागजात को पंजीकरण प्रक्रिया से गुजरना होगा। वह पुष्टि करती है कि वे नियंत्रण में हैं।
• अगला चरण दस्तावेज़ के साथ काम करना, स्वयं को परिचित करना या निर्देशों का पालन करना है।
• यदि आवश्यक हो, तो एक आधिकारिक प्रतिक्रिया जारी की जाती है।
• अंतिम चरण दीर्घकालिक या अभिलेखीय भंडारण और संभावित विनाश के लिए पंजीकरण है।

इसके अलावा, संगठन के प्रबंधन के संबंध में, निम्नलिखित प्रकार के दस्तावेज़ प्रवाह को प्रतिष्ठित किया जाता है:

दस्तावेज़ संचलन के सभी चरणों को आवश्यक रूप से विशेष पत्रिकाओं में दर्ज किया जाता है। उन्हें कई विकल्पों में किया जा सकता है:

• दस्तावेज़ों की आवाजाही;
• दस्तावेज़ कार्ड;
• अधिकांश संगठनों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सबसे आम है।

न्यायिक अभिलेख प्रबंधन की विशेषताएं

बहुत से लोग आश्चर्य करते हैं कि यह क्या है और यह सामान्य से कैसे भिन्न है। एक अदालती मामला दस्तावेजों और भौतिक साक्ष्यों का थोड़ा अलग पैकेज है। इसका सही भंडारण और संचलन कानून प्रवर्तन प्रणाली के काम में पारदर्शिता सुनिश्चित करता है। न्यायिक कार्य, संगठनात्मक कार्य के विपरीत, स्वैच्छिक नहीं हो सकता। यह अधिकृत व्यक्तियों द्वारा संचालित किया जाता है और सख्ती से नियंत्रित किया जाता है। उसके लिए, विनाश तक सभी चरण मानक और सख्ती से परिभाषित हैं।

सचिव कार्य करता है

कंपनी के अधिकांश कर्मचारियों को इस बारे में बहुत अस्पष्ट जानकारी है कि कार्यालय का काम और दस्तावेज़ प्रवाह क्या हैं। एक सचिव के लिए यह एक पेशेवर गतिविधि है।

किसी उद्यम का सचिवालय मुख्य कार्य करता है: कार्य के स्वरूप और विशेषताओं के अनुसार, उद्यम की कार्यालय कार्य सेवा के संगठन को निम्नलिखित प्रकारों में विभाजित किया जाता है:

• केंद्रीकृत - सभी सचिव एक विभाग में हैं और मुख्य लिपिक या वरिष्ठ सचिव को रिपोर्ट करते हैं।
• विकेंद्रीकृत - अपने कर्तव्यों का पालन करने वाले सचिव और कर्मचारी संगठन के विभिन्न विभागों में फैले हुए हैं और विभिन्न वरिष्ठों को रिपोर्ट करते हैं।
• मिश्रित - अधिकतर बड़े संगठनों में पाया जाता है।

उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह की विशेषताएं सीधे तौर पर इस बात पर निर्भर करेंगी कि सचिवालय का कौन सा रूप अपनाया जाता है।

कार्यालय कार्य हेतु निर्देश

स्वामित्व के आकार और रूप के बावजूद, किसी भी संगठन के पास दस्तावेज़ों की आवाजाही को विनियमित करने वाला एक नियामक अधिनियम होना चाहिए। यह क्या है और इसे कैसे संकलित करें? यह मुद्दा न केवल सचिवों, बल्कि प्रबंधकों को भी चिंतित करता है।

कार्यालय कार्य के लिए निर्देश किसी संगठन का एक आंतरिक नियामक अधिनियम है, जो असीमित वैधता वाले प्रबंधन के आदेश या निर्देश द्वारा अनुमोदित होता है। यह दस्तावेज़ को पारित करने के सभी चरणों को बताता है, उन पदों की सूची प्रदान करता है जिनके हस्ताक्षर आधिकारिक कागजात की प्रामाणिकता को प्रमाणित कर सकते हैं, डिज़ाइन नमूने, फॉर्म और फॉर्म प्रदान करते हैं।

रिकॉर्ड रखना

निम्न स्तर के दस्तावेज़ प्रवाह (प्रति वर्ष 200 से कम) वाले छोटे संगठनों में, रिकॉर्डकीपिंग क्या है, इसका सवाल ही नहीं उठता। सब कुछ स्वयं कर्मचारी या यहां तक ​​कि प्रबंधक द्वारा तय किया जाता है।

यदि रिकॉर्ड रखने के कर्तव्य कर्मचारी के लिए प्रत्यक्ष नहीं हैं और उसके रोजगार अनुबंध में निर्दिष्ट नहीं हैं, तो इन कार्यों को सौंपने के लिए एक डिक्री जारी की जानी चाहिए। इस दस्तावेज़ में अतिरिक्त कर्तव्यों, ज़िम्मेदारियों और मुआवज़े का विवरण होना चाहिए।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की विशेषताएं

यदि संगठन में कम से कम एक कर्मचारी है, तो श्रम दस्तावेज बनाए जाएंगे। कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन क्या है का प्रश्न विशेष रूप से कम संख्या में कर्मचारियों वाले उद्यमों के लिए प्रासंगिक है।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन उद्यम के कर्मचारियों की कार्य गतिविधियों से संबंधित विशिष्ट दस्तावेजों की आवाजाही सुनिश्चित कर रहा है। आमतौर पर, ये कर्तव्य एक विशेष इकाई - कार्मिक विभाग के कर्मचारियों द्वारा किए जाते हैं। उनके कार्यों में कार्मिक दस्तावेज़ प्राप्त करना, प्रसंस्करण और भंडारण करना शामिल है। इसमें गोपनीय व्यक्तिगत डेटा का प्रसंस्करण भी शामिल है।

गोपनीयता और भंडारण सुविधाओं के नियमों के अनुपालन में कार्मिक दस्तावेज़ प्रवाह आमतौर पर सामान्य दस्तावेज़ से अलग किया जाता है।

कार्यालय कार्य अनुकूलन

डिजिटल प्रौद्योगिकियों के तेजी से विकास के बावजूद, कई संगठनों को दस्तावेज़ प्रवाह को अनुकूलित करना मुश्किल लगता है। वे पुराने तरीके से कागजी पत्राचार करना जारी रखते हैं और नियमित लॉग बुक रखते हैं।

यह दो कारकों के कारण है:

• उद्यम कर्मचारियों द्वारा नवाचारों का प्रतिरोध;
• वित्त की कमी.

प्रबंधकों को याद रखना चाहिए कि पर्याप्त निवेश के साथ दस्तावेज़ प्रवाह को अनुकूलित करने से ध्यान देने योग्य आर्थिक प्रभाव मिलता है।

सामग्री में देखें: वर्तमान नमूने, विशेषज्ञों के मेमो आरेख, तैयार दस्तावेज़ मार्ग। सामग्री आपको कार्यालय के काम को सही ढंग से व्यवस्थित करने और प्रबंधन और नियामक अधिकारियों के साथ समस्याओं से बचने में मदद करेगी।

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ऑफिस का काम संक्षेप में क्या है?

कार्यालय का कामया दस्तावेज़ प्रबंधन समर्थन (डीएमएस) - कई प्रक्रियाएं जो दस्तावेज़ों के साथ काम करने के सभी चरणों को प्रभावित करती हैं। इसे अक्सर दस्तावेज़ प्रवाह के रूप में समझा जाता है, लेकिन ये दोनों अवधारणाएँ भिन्न हैं, हालाँकि वे एक-दूसरे से निकटता से संबंधित हैं। दस्तावेज़ प्रवाह- यह कागजात के निर्माण और उनके संग्रह के बीच का एक मध्यवर्ती चरण है।

संदर्भ:कार्यालय कार्य की अवधारणा कानूनों में परिलक्षित होती है। पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान को सूचना, प्रकाशन और पुस्तकालय विज्ञान के लिए मानकों की एक प्रणाली द्वारा विनियमित किया जाता है।

निम्नलिखित प्रकार के कार्यालय कार्य प्रतिष्ठित हैं:

• सामान्य- सामान्य दस्तावेज़ बनाए रखना;
• विशेष- विशिष्ट कागजात के साथ काम करें, उदाहरण के लिए, कार्मिक, लेखांकन, रहस्य आदि पर।

राज्य के स्वामित्व वाली कंपनियों में, दस्तावेज़ों के साथ काम करने का एल्गोरिदम कानून द्वारा विनियमित होता है। निजी फर्मों को स्वतंत्र रूप से यह निर्णय लेने का अधिकार है कि दस्तावेज़ प्रवाह और कार्यालय कार्य कैसे संचालित किया जाए।

कार्यालय कार्य के 3 मुख्य क्षेत्र

1. दस्तावेज़ीकरण - तैयारी, निष्पादन, समन्वय, कागजात का उत्पादन;
2. दस्तावेजों के साथ काम का संगठन - आंदोलन, निष्पादन, भंडारण और उपयोग का नियंत्रण;
3. व्यवस्थितकरण - भंडारण के लिए दस्तावेजों का स्थानांतरण, उन्हें तिजोरियों में रखना, निपटान करना आदि।

संगठन के बुनियादी नियम

किसी भी प्रकार और उद्देश्य के संगठनों में कार्यालय कार्य के घटक समान होते हैं। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि प्रीस्कूल शैक्षणिक संस्थान को बनाए रखने का कौन सा तरीका है - कागजी या इलेक्ट्रॉनिक, आपको कागजात के साथ काम करने की ख़ासियत को ध्यान में रखना चाहिए और विवरणों पर ध्यान देना चाहिए।

कार्यालय कार्य के कार्य एवं कार्य

रिकॉर्ड रखने से आप कर, लेखांकन और प्रबंधन लेखांकन को व्यवस्थित कर सकते हैं, आने वाले पत्रों पर त्वरित प्रतिक्रिया सुनिश्चित कर सकते हैं और कर्मचारियों के साथ फीडबैक में सुधार कर सकते हैं। संगठन की आंतरिक सेवाओं के बीच बातचीत की दक्षता और गति इस बात पर निर्भर करती है कि दस्तावेज़ प्रवाह और DOW कितनी अच्छी तरह व्यवस्थित हैं। संगठन के सभी कर्मचारी जो किसी न किसी तरह कागजात की तैयारी, स्थानांतरण और संग्रह से जुड़े हैं, उन्हें कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रवाह की मूल बातें पता होनी चाहिए।

कर्मचारियों को निम्नलिखित कार्य करने आवश्यक हैं:

• एकीकृत दस्तावेज़ों की टाइमशीट और एल्बम विकसित करना, कार्यान्वित करना, बनाए रखना;
• प्रपत्रों का विकास और डिज़ाइन करना;
• भेजे गए और प्राप्त कागजात का अग्रेषण प्रसंस्करण करना;
• आउटगोइंग, इनकमिंग और आंतरिक दस्तावेज़ पंजीकृत करें;
• हस्ताक्षर के लिए प्रबंधन को प्रस्तुत कागजी कार्रवाई की शुद्धता को नियंत्रित करें;
• दस्तावेजों के निष्पादन को विनियमित करें;
• ग्रंथ लिखें;
• फ़ाइलों का एक नामकरण विकसित करना, उनका भंडारण और परिचालन उपयोग सुनिश्चित करना;
• सभी विभागों में कागजी कार्रवाई पर नियंत्रण;
• कार्य के तरीकों और रूपों में सुधार लाने के उद्देश्य से होने वाले कार्यक्रमों में भाग लें।

GOST "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली" में निर्धारित कार्यालय कार्य मानकों की समीक्षा करें। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण. दस्तावेज़ों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ", जिसने GOST R 6.30-2003 को प्रतिस्थापित किया। बुनियादी नियमों को जानने से आपको अपने काम में गलतियों से बचने में मदद मिलेगी। पत्रिका "सचिव की पुस्तिका" में।

अपने काम में GOST R 7.0.97-2016 का उपयोग करें

कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रवाह के संगठन की सामान्य योजना

कार्यालय के काम की मूल बातें, कागजात तैयार करने और बनाए रखने के नियम, संगठन के भीतर और उसके बाहर उनके आंदोलन की विशेषताएं जानें। कंपनी द्वारा अनुमोदित निर्देशों के बिंदुओं का पालन करें, जो कागजात के साथ काम करने की मुख्य बारीकियों को रेखांकित करते हैं।

अपने काम में विशेषज्ञ टिप्पणियों के साथ नमूना निर्देशों का उपयोग करें

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सामान्य आरेख काम के नियमों की व्याख्या करेगा और एक नौसिखिया विशेषज्ञ को क्या कार्य करना चाहिए ताकि प्रक्रियाओं में भ्रमित न हो। जब तक आप सार को समझ न लें, तब तक इस पर भरोसा करें, कागजों के प्रसंस्करण, स्थानांतरण और भंडारण के लिए अपना खुद का एल्गोरिदम विकसित करें और कार्यालय के काम की बुनियादी शर्तों को याद रखें।

आने वाले दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन

इनकमिंग का अर्थ है अन्य कंपनियों में कागज या इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाए गए सभी प्रकार के दस्तावेज़। ये पत्र, चालान, प्रस्ताव और कार्यालय कार्य के अन्य तत्व हो सकते हैं।

अराजकता से बचने के लिए, उन्हें समयबद्ध तरीके से संसाधित करें:

• दस्तावेज़ पंजीकृत करें - प्राप्ति की तारीख निर्धारित करें और एक नंबर निर्दिष्ट करें;
• कागजात को उस विभाग को हस्तांतरित करें जो उनके साथ काम करने या उन्हें संग्रहीत करने के लिए जिम्मेदार होना चाहिए;
• कार्य के लिए दस्तावेज़ की स्वीकृति रजिस्टर करें;
• निष्पादन, प्रतिक्रिया या किए गए उपायों को चिह्नित करें;
• दस्तावेज़ को संग्रह में स्थानांतरित करें.

कृपया इन कार्यालय नियमों का कड़ाई से पालन करें। यदि किसी कंपनी को बड़ी संख्या में कागजात और फ़ाइलें प्राप्त होती हैं, तो उनके साथ काम को अनुकूलित करने के लिए विशेष कार्यक्रमों का उपयोग करें। उनमें से कुछ समय सीमा, दस्तावेज़ की तैयारी आदि के बारे में अधिसूचना प्रणाली से सुसज्जित हैं।

आने वाले पत्राचार लॉग

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आउटगोइंग दस्तावेज़ीकरण प्रवाह का संगठन

आउटगोइंग दस्तावेज़ों का मार्ग उनके साथ काम करने के नियमों और उनके प्रकार द्वारा निर्धारित किया जाता है। इसकी शुरुआत आमतौर पर सचिव से होती है. कागज तैयार करने के बाद इसे उस व्यक्ति को सौंप दिया जाता है जिसके पास हस्ताक्षर करने और अनुमोदन करने का अधिकार होता है। इसके बाद ही दस्तावेज़ बाहरी अधिकारियों को भेजा जाता है।

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आउटगोइंग दस्तावेज़ों के प्रवाह के साथ प्रभावी ढंग से काम करने के लिए, प्रबंधन जिम्मेदार व्यक्तियों को नियुक्त करता है। अधिकतर, वे सचिव, कार्यालय प्रबंधक, कार्मिक अधिकारी, लेखाकार या अन्य कर्मचारी होते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि कागजात प्राप्तकर्ता को समय पर भेजे जाएं, हर चरण में उनकी गतिविधि की निगरानी करें और अंत में त्रुटियों की जांच करें और पंजीकरण करें।

मेज़। आउटगोइंग ईमेल वर्कफ़्लोज़ में प्रतिभागी

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कार्यालय कार्य में आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन

बड़ी कंपनियों के पास बड़ी संख्या में आंतरिक दस्तावेज़ होते हैं। यदि उनके साथ काम औपचारिक रूप से किया जाता है, तो उनमें से कुछ विभिन्न चरणों में खो सकते हैं। आपका लक्ष्य प्रक्रिया को इस तरह व्यवस्थित करना है कि उनका रास्ता छोटा हो जाए और नुकसान से बचा जा सके।

महत्वपूर्ण!पंजीकरण चरण पर नजर रखें - अलग-अलग कागजातों को एक नंबर निर्दिष्ट करने से सामान्य अव्यवस्था और भ्रम पैदा होगा।

मेज़। मुख्य गतिविधियों के लिए आदेश मार्ग

निर्देशों में वर्णित नियमों के आधार पर दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए एक एल्गोरिदम बनाएं। यदि विभाग में कई विशेषज्ञ काम कर रहे हैं, तो जिम्मेदारियों के दायरे को रेखांकित करें, उदाहरण के लिए, एक केवल आंतरिक कागजात के साथ काम करता है, दूसरा - बाहरी लोगों के साथ।

कार्यालय कार्य के लिए कौन जिम्मेदार है

संगठन का प्रमुख कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदार है, और निदेशक मंडल या अध्यक्ष, साथ ही सचिव, कॉर्पोरेट प्रशासन दस्तावेजों के लिए जिम्मेदार हैं। यदि हम जिम्मेदारी के मुद्दे पर विचार करें तो यह ध्यान दिया जा सकता है कि यह किसी नियामक अधिनियम में तय नहीं है। कंपनी के भीतर, यह आदेशों, निर्देशों, नौकरी विवरण आदि द्वारा तय किया जाता है।

कंपनी का कोई भी कर्मचारी, जिसे रिकॉर्ड रखने और दस्तावेज़ प्रबंधन की ज़िम्मेदारियाँ सौंपी गई हैं, उन कागजातों की आवाजाही, प्रसंस्करण, भेजने और अन्य कार्यों के लिए ज़िम्मेदार है जो निरीक्षकों द्वारा निरीक्षण के अधीन नहीं हैं। बड़ी कंपनियों में कई जिम्मेदार व्यक्तियों को नियुक्त किया जाता है, या एक विशेष सेवा बनाई जाती है।

कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदारी को औपचारिक बनाने के बुनियादी तरीके

विधि संख्या 1. किसी भी कर्मचारी के कार्य विवरण में कार्यों को शामिल करना

कंपनी के किसी भी कर्मचारी को उसके नौकरी विवरण में निर्धारित अतिरिक्त कार्यों के साथ, रिकॉर्ड रखने की जिम्मेदारी दी जाती है। यदि जिम्मेदारियाँ तय नहीं की गईं, विवादास्पद स्थितियाँ उत्पन्न हुईं तो जिम्मेदारी प्रबंधक के कंधों पर आ जाएगी।

विधि संख्या 2. कर्मचारियों के बीच जिम्मेदारियों का वितरण

रिकॉर्ड रखने के लिए जिम्मेदारियों को वितरित करते समय, कार्यों को सेवा कर्मचारियों और संरचनात्मक इकाइयों के विशेषज्ञों के बीच विभाजित किया जाता है। इस मामले में, कार्यालय कार्य निर्देश स्पष्ट रूप से इंगित करते हैं कि कार्य के किस क्षेत्र के लिए कौन जिम्मेदार है।

विधि संख्या 3. सचिवों को कार्यालय की जिम्मेदारियाँ सौंपना

स्टाफिंग टेबल में सचिव या कार्यालय प्रबंधक का पद शामिल होता है, जो कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रवाह के लिए जिम्मेदार होता है। उसकी जिम्मेदारियाँ नौकरी विवरण और रोजगार अनुबंध में निर्दिष्ट हैं। कर्मचारी प्रबंधन द्वारा अनुमोदित नियमों का पालन करता है और वर्तमान विनियमों द्वारा निर्देशित होता है।

यदि आप कागजी कार्रवाई व्यवस्थित नहीं करते हैं तो क्या होगा?

हर कंपनी में कार्यालय का काम होता है, लेकिन हर कंपनी में इसे ठीक से व्यवस्थित नहीं किया जाता है। यदि दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए कोई समान नियम नहीं हैं, तो समस्याएँ संभव हैं। उदाहरण के लिए, अनुचित भंडारण या कार्य पुस्तकों की हानि, या लेखांकन दस्तावेजों की कमी के लिए, आप पर जुर्माना लगाया जा सकता है।

1. प्रबंधक एलेक्सी ने कर्मचारियों के व्यक्तिगत दस्तावेजों को बनाए रखने के लिए ल्यूडमिला की जिम्मेदारी का विधिवत दस्तावेजीकरण किया, एक उचित आदेश जारी किया और उसने एक कर्मचारी की कार्यपुस्तिका खो दी। इस मामले में वह जवाबदेह होंगी.
2. एलएलसी के निदेशक« अल्फा» डेनियल ने कर्मचारियों के बीच कार्यों और जिम्मेदारियों के वितरण के लिए एक औपचारिक दृष्टिकोण अपनाया। पेरोल से संबंधित कुछ कागजात अभिलेखागार में खो गए थे। निरीक्षण के दौरान वे निरीक्षकों को उपलब्ध नहीं कराये जा सके। कोर्ट ने डेनियल को दोषी मानने का फैसला किया. यदि वह कर्मचारियों के साथ नौकरी विवरण और अनुबंध तैयार करने में अधिक ध्यान देता, तो जिम्मेदारी किसी अन्य व्यक्ति के कंधों पर आ जाती।

कागजी कार्रवाई में अराजकता न केवल कानून के साथ समस्याएं पैदा करती है, बल्कि कार्य प्रक्रियाओं, ग्राहकों और भागीदारों के साथ संबंधों को भी प्रभावित करती है। संविदात्मक दायित्वों को समय पर पूरा करने में विफलता के कारण जुर्माना, अनुबंध समाप्त हो सकता है और कंपनी की प्रतिष्ठा में गिरावट हो सकती है। इसलिए, कागजी कार्रवाई को विनियमित करना महत्वपूर्ण है।

अनुचित रिकॉर्ड रखने के लिए कौन ज़िम्मेदार है यह स्थिति पर निर्भर करता है। लेकिन याद रखें कि कंपनी प्रबंधन हमेशा जिम्मेदार लोगों की तलाश करने के लिए तैयार नहीं होता है, इसलिए कागजी काम करने वाले सामान्य कर्मचारियों के खिलाफ प्रतिबंध संभव है, भले ही ये जिम्मेदारियां नौकरी के विवरण में निहित न हों।

दस्तावेज़ प्रवाह या दस्तावेज़ीकरण समर्थन- यह दस्तावेजों के निर्माण या प्राप्ति से लेकर निष्पादन या किसी अन्य संस्था को भेजने तक की आवाजाही है। विभिन्न स्रोत दस्तावेज़ प्रवाह और कार्यालय कार्य के बीच संबंध को परिभाषित करते हैं और विभिन्न तरीकों से वर्णित हैं। कुछ सूत्रों का कहना है कि दस्तावेज़ प्रवाह कागजी कार्रवाई का हिस्सा है, जबकि अन्य, इसके विपरीत, कागजी कार्रवाई कागजी कार्रवाई का हिस्सा है। बिल्कुल भी कार्यालय का काम- यह किसी संस्था में लिपिकीय मामलों का प्रबंधन है। और यदि हम दस्तावेज़ प्रवाह और कार्यालय कार्य पर विचार करते हैं, तो हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि कुछ मामलों में, किसी संगठन में कुछ दस्तावेज़ प्रवाह प्रक्रियाएँ कार्यालय कार्य संगठन की आवश्यकताओं के अंतर्गत नहीं आ सकती हैं (उदाहरण के लिए, किसी उद्यम के कर्मचारियों के बीच इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार)। कार्य में, लेखक विकेन्द्रीकृत दस्तावेज़ लेखांकन प्रक्रिया के संभावित कार्यान्वयन के साथ दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए कार्यालय कार्य को नियामक ढांचे के रूप में मानने का प्रस्ताव करते हैं।

किसी संस्थान में दस्तावेज़ीकरण समर्थन मुख्य गतिविधि है। दस्तावेज़ प्रवाह का उद्देश्य प्रबंधन निर्णय लेते समय जानकारी का प्रबंधन करना है। जानकारी भिन्न हो सकती है; इसमें ईमेल संदेश, किसी अन्य संरचनात्मक इकाई से आए दस्तावेज़, प्रबंधन आदेश आदि शामिल हो सकते हैं। ऐसी जानकारी में संस्थान में कुछ बदलावों के बारे में आदेश, निर्देश, अधिसूचनाएं शामिल हो सकती हैं। संस्था के पास आने वाली जानकारी को मानकों की आवश्यकताओं के अनुसार संसाधित किया जाता है और फिर औपचारिक रूप दिया जाता है, जिसे निर्देशों या दस्तावेज़ीकरण नियमों में निहित किया जा सकता है।

बिल्कुल भी दस्तावेज़- यह वह जानकारी है जो मूर्त माध्यम पर विवरण के साथ दर्ज की जाती है जो इसे पहचानने की अनुमति देती है। दस्तावेज़ों का बहुआयामी वर्गीकरण है। सभी दस्तावेज़ निम्नलिखित दस्तावेज़ प्रवाह में विभाजित हैं:

· आने वाले दस्तावेज़;

· जावक दस्तावेज़;

· आंतरिक दस्तावेज़.

आने वाले दस्तावेज़- ये वे दस्तावेज़ हैं जो उच्च सरकारी निकायों से, अधीनस्थ संगठनों से, अन्य प्रभागों से, अन्य संगठनों से, और निश्चित रूप से, नागरिकों से आते हैं। ऐसे दस्तावेज़ों में आदेश, निर्देश, पत्र, नागरिक शिकायतें और अन्य शामिल हो सकते हैं। आने वाले दस्तावेज़ आमतौर पर आने वाले दस्तावेज़ जर्नल में दर्ज और दर्ज किए जाते हैं।

निवर्तमान दस्तावेज़- ये वो दस्तावेज हैं जो संस्था की ओर से भेजे जाते हैं। ऐसे दस्तावेज़ों में अधीनस्थ संगठनों को आदेश, निर्देश, उदाहरण के लिए उच्च अधिकारियों को रिपोर्ट, पत्र और अन्य शामिल हो सकते हैं। आउटगोइंग संदेश, आने वाले संदेशों की तरह, आउटगोइंग दस्तावेजों के जर्नल में पंजीकृत और दर्ज किए जाते हैं।

आंतरिक दस्तावेज़- ये वो दस्तावेज़ हैं जो संस्था नहीं छोड़ते। ऐसे दस्तावेज़ों में एक आदेश, वरिष्ठ से अधीनस्थ का आदेश, व्याख्यात्मक नोट, रिपोर्ट और अन्य शामिल हो सकते हैं।

यह पेपर दस्तावेज़ प्रवाह के आधार पर दस्तावेज़ों के वर्गीकरण की जांच करता है। प्रत्येक धारा की किस्मों का विश्लेषण नीचे किया जाएगा।

सबसे पहले, आने वाले दस्तावेज़ों के निम्नलिखित वर्गीकरण पर विचार किया जाएगा:

· दस्तावेज़ जिनके लिए प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है;

· दस्तावेज़ जिनके लिए प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है;

· दस्तावेज़ जो अधीनस्थ संस्थानों और संगठनों से आते हैं;

· व्यक्तिगत पत्राचार;

· नागरिकों से अपील.

अब आपको आउटगोइंग दस्तावेज़ों का विश्लेषण करने की आवश्यकता है। आउटगोइंग दस्तावेज़ों के वर्गीकरण में निम्नलिखित घटक शामिल हैं:

· नागरिकों के अनुरोधों पर प्रतिक्रिया;

· अन्य संस्थानों से भेजे गए आने वाले दस्तावेज़ों पर प्रतिक्रियाएँ।

दस्तावेज़ों की अंतिम धारा जिसे अभी तक वर्गीकृत नहीं किया गया है वह आंतरिक दस्तावेज़ हैं। निम्नलिखित प्रकार के आंतरिक दस्तावेज़ों में शामिल हैं:

· आदेश;

· आदेश;

· कार्यालय नोट्स;

· निर्देश।

प्रेजेंटेशन फॉर्म के आधार पर निम्नलिखित वर्गीकरण पर विचार किया जा सकता है:

· इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर, विशेष रूप से ई-मेल द्वारा भेजे गए पत्रों पर;

· कागज पर;

· दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के साथ भेजे गए। एक इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर आपको यह जांचने की अनुमति देता है कि हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र के मालिक का है या नहीं।

विचार और निष्पादन के समय के अनुसार दस्तावेजों को निम्नलिखित भागों में वर्गीकृत किया जा सकता है:

· नियामक;

· गैर-विनियमित.

विनियामक दस्तावेज़ वे दस्तावेज़ होते हैं जिन्हें एक निश्चित अवधि के भीतर निष्पादित किया जाना चाहिए।

गैर-नियामक दस्तावेज़ वे दस्तावेज़ हैं जिन पर विचार और निष्पादन की समय सीमा नहीं होती है।

निष्पादन के दायरे के अनुसार दस्तावेज़ों का निम्नलिखित वर्गीकरण:

· संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़;

· संदर्भ दस्तावेज़;

· वैज्ञानिक और तकनीकी दस्तावेज़;

· वित्तीय दस्तावेज;

· रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय दस्तावेज़.

संरचना के आधार पर, निम्नलिखित दस्तावेज़ हैं:

· जटिल संरचित दस्तावेज़;

· सरल दस्तावेज़.

दस्तावेज़ों तक पहुंच की डिग्री के अनुसार, निम्नलिखित दस्तावेज़ हैं:

· खुले दस्तावेज़;

· पहुंच प्रतिबंध स्टांप वाले दस्तावेज़।

मूल के आधार पर, निम्नलिखित दस्तावेज़ उपलब्ध हैं:

· आधिकारिक या आधिकारिक दस्तावेज़;

· व्यक्तिगत दस्तावेज़.

आधिकारिक या आधिकारिक दस्तावेज़ वे दस्तावेज़ होते हैं जो किसी व्यक्ति या कानूनी इकाई द्वारा एक निश्चित क्रम में संस्था के हितों को दर्शाते हुए तैयार किए जाते हैं।

व्यक्तिगत दस्तावेज़ ऐसे दस्तावेज़ होते हैं जो किसी विशिष्ट व्यक्ति के हितों को दर्शाते हैं। इन्हें वैयक्तिकृत दस्तावेज़ भी कहा जाता है।

निम्नलिखित दस्तावेज़ों में कानूनी बल है:

· मूल दस्तावेज़;

· छुट्टी;

· प्रमाणित प्रतिलिपियां;

· डुप्लिकेट;

· अर्क.

मूल दस्तावेज़ वे दस्तावेज़ हैं जो पहले बनाए गए थे या लेखक द्वारा हस्ताक्षरित एक ही प्रति में बनाए गए थे।

दस्तावेज़ों की प्रतिलिपि वे दस्तावेज़ होते हैं जिनमें मूल दस्तावेज़ और उसके प्रकार की पूरी जानकारी होती है, लेकिन इस प्रकार के दस्तावेज़ में कानूनी बल नहीं होता है।

दस्तावेज़ जारी करना किसी दस्तावेज़ की एक प्रति है जिसे मूल दस्तावेज़ जारी होने पर कार्बन कॉपी के रूप में बनाया जाता है और जो संस्थान में रहती है।

प्रमाणित प्रतियां वे प्रतियां हैं जिनमें कानूनी बल होता है।

डुप्लिकेट मूल दस्तावेज़ की बार-बार दोहराई जाने वाली प्रतियां हैं जिनमें मूल दस्तावेज़ के समान कानूनी बल होता है।

उद्धरण एक अधिकारी द्वारा प्रमाणित दस्तावेज़ का एक हिस्सा है और मुहर, जो उस दस्तावेज़ को इंगित करता है जिससे इसे निकाला गया था।

प्रस्तुति के प्रारूप में निम्नलिखित दस्तावेज़ शामिल हैं:

· व्यक्ति;

· स्टेंसिल;

· ठेठ;

· अनुमानित;

· एकीकृत.

व्यक्तिगत दस्तावेज़ वे दस्तावेज़ होते हैं जिन्हें किसी भी रूप में प्रस्तुत किया जाता है।

स्टैंसिल दस्तावेज़ वे दस्तावेज़ होते हैं जिनमें सामग्री की संरचना और भाग पहले से तैयार किया जाता है, और अन्य भाग तैयारी के दौरान भरे जाते हैं।

मानक दस्तावेज़ वे दस्तावेज़ होते हैं जो कुछ घटनाओं और प्रक्रियाओं का वर्णन करते हैं। इनमें मानक निर्देश शामिल हैं.

नमूना दस्तावेज़ वे दस्तावेज़ हैं जिनका उपयोग समान दस्तावेज़ों के आधार पर दस्तावेज़ तैयार करने में किया जाता है।

एकीकृत दस्तावेज़ वे दस्तावेज़ हैं जो किसी भी एकीकृत प्रणाली का हिस्सा होते हैं।

निष्पादन की समय सीमा निम्नलिखित हैं:

· कोई समय सीमा निर्दिष्ट किए बिना;

· अति आवश्यक।

निम्नलिखित दस्तावेज़ों को भंडारण अवधि के अनुसार वर्गीकृत किया गया है:

· अस्थायी भंडारण दस्तावेज़ (10 वर्ष तक);

· स्थायी भंडारण के दस्तावेज़;

· दीर्घकालिक भंडारण दस्तावेज़ (10 वर्ष से अधिक)।

दस्तावेज़ों के पूर्ण वर्गीकरण पर ऊपर चर्चा की गई है।

ऊपर चर्चा किए गए दस्तावेज़ और उनकी गति को दस्तावेज़ प्रवाह कहा जाता है।

दस्तावेज़ों के प्रसंस्करण और संचलन की तकनीकी श्रृंखला में, निम्नलिखित चरण प्रतिष्ठित हैं:

· संगठन द्वारा प्राप्त दस्तावेजों का स्वागत और प्रारंभिक प्रसंस्करण;

· दस्तावेजों की प्रारंभिक समीक्षा और वितरण;

· दस्तावेजों का पंजीकरण;

· निष्पादन का नियंत्रण;

· सूचना एवं संदर्भ कार्य;

· दस्तावेजों का निष्पादन, उनकी तैयारी, समन्वय, निष्पादन;

· किसी मामले को भेजना या रेफर करना।

अब प्रत्येक चरण पर अधिक विस्तार से विचार करने की सलाह दी जाती है।

संगठन द्वारा प्राप्त दस्तावेजों का स्वागत और प्रारंभिक प्रसंस्करण कार्यालय कर्मचारियों द्वारा किया जाता है। ईमेल आम तौर पर प्रत्येक कर्मचारी के पास जाते हैं, इसलिए प्रसंस्करण न केवल लिपिक कर्मचारियों द्वारा किया जाता है, बल्कि व्यक्तिगत कर्मचारियों द्वारा भी किया जाता है।

दस्तावेजों की प्रारंभिक समीक्षा और वितरण का चरण। इस चरण में व्यक्तिगत कर्मचारियों के बीच दस्तावेजों का वितरण शामिल है जो किसी विशेष मुद्दे के लिए जिम्मेदार हैं, या जिन्हें दस्तावेज़ संबोधित किया गया है।

दस्तावेजों का पंजीकरण एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि कोई दस्तावेज़ खो न जाए और इस दस्तावेज़ के निष्पादन की निगरानी के लिए यह चरण आवश्यक है।

निष्पादन नियंत्रण अगला चरण है. इसमें दस्तावेजों की समयबद्धता और उच्च गुणवत्ता वाले निष्पादन की निगरानी शामिल है।

सूचना और संदर्भ कार्य से तात्पर्य दस्तावेज़ के स्थान, किसके पास यह दस्तावेज़ है और किन दस्तावेज़ों में किसी मुद्दे पर जानकारी है।

दस्तावेज़ों का निष्पादन, उनकी तैयारी, समन्वय और निष्पादन दस्तावेज़ प्रसंस्करण का अंतिम चरण है।

किसी मामले का प्रेषण या रेफरल अंतिम चरण है। दस्तावेज़ निष्पादित होने के बाद, वे दस्तावेज़ की समाप्ति तिथि देखते हैं और इसे इस मुद्दे पर दायर दस्तावेज़ों के साथ फ़ाइल में भेजते हैं।

दस्तावेज़ों के वर्गीकरण पर ऊपर चर्चा की गई थी। इस संबंध में, निम्नलिखित प्रकार के दस्तावेज़ प्रवाह प्रतिष्ठित हैं:

· बाहरी;

· आंतरिक।

बाह्य दस्तावेज़ प्रवाह एक दस्तावेज़ प्रवाह है जिसमें दस्तावेज़ अन्य संस्थानों से आते हैं।

आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह एक दस्तावेज़ प्रवाह है जिसमें दस्तावेज़ों का संचलन किसी दिए गए संस्थान के भीतर ही होता है।

संगठन के प्रकार के आधार पर, निम्नलिखित दस्तावेज़ प्रवाह को प्रतिष्ठित किया जाता है:

· केंद्रीकृत - यह एक दस्तावेज़ प्रवाह है जिसमें दस्तावेज़ों के पंजीकरण और लेखांकन की एक एकीकृत प्रणाली है;

· विकेन्द्रीकृत एक दस्तावेज़ प्रवाह है जिसमें दस्तावेज़ों के पंजीकरण और लेखांकन की कोई एकीकृत प्रणाली नहीं है;

· मिश्रित एक दस्तावेज़ प्रवाह है जिसमें विकेन्द्रीकृत और केंद्रीकृत दोनों दस्तावेज़ प्रवाह होते हैं। इस प्रकार के दस्तावेज़ प्रवाह का उपयोग बड़े उद्यमों में किया जाता है जिसमें बड़ी मात्रा में दस्तावेज़ संसाधित होते हैं।

दस्तावेज़ प्रवाह वर्तमान में आदर्श नहीं है, हालाँकि इसके बारे में बहुत कुछ कहा गया है और साहित्य में बहुत कुछ लिखा गया है। कई संगठनों में, ऐसे अनसुलझे मुद्दे हैं जो संस्थागत प्रबंधन के सुधार में बाधा डालते हैं। इसलिए, किसी संस्थान में दस्तावेज़ों की आवाजाही के बारे में पर्याप्त प्रभावी ढंग से नहीं सोचा जाता है; कुछ दस्तावेज़ प्राप्तकर्ता तक लंबा सफर तय करते हैं, इस दस्तावेज़ के साथ संचालन को दोहराया जाता है। अक्सर दस्तावेज़ पर लगने वाला रास्ता उस पर काम करने में लगने वाले समय से कहीं अधिक लंबा होता है।

मानकों के अनुसार दस्तावेज़ तैयार करना अन्य संगठनों, संस्थानों और उद्यमों के साथ पत्राचार का एक मूलभूत हिस्सा है। बस कार्यालय कार्य का उद्देश्य विभिन्न स्वागत स्थानों पर विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों को सही ढंग से लिखना है। दस्तावेज़ तैयार करने के लिए निम्नलिखित राज्य मानक हैं:

· GOST R 7.0.8 - 2013. अभिलेख प्रबंधन और संग्रह। शब्द और परिभाषाएं;

· गोस्ट आर आईएसओ 15489-1-2007। सूचना, पुस्तकालयाध्यक्षता और प्रकाशन पर मानकों की प्रणाली। दस्तावेज़ प्रबंधन। सामान्य आवश्यकताएँ;

· गोस्ट आर 6.30-2003. संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता;

· गोस्ट 7.70-2003. सूचना, पुस्तकालयाध्यक्षता और प्रकाशन पर मानकों की प्रणाली। डेटाबेस और मशीन-पठनीय सूचना सरणियों का विवरण। विशेषताओं की संरचना और पदनाम।

मानक GOST R 7.0.8 - 2013. अभिलेख प्रबंधन और संग्रह। शब्द और परिभाषाएंसंग्रह और रिकॉर्ड रखने के क्षेत्र में नियम और परिभाषाएँ प्रदान करता है। इस राज्य मानक में लिखे गए नियम और परिभाषाएँ कार्यालय के काम और संग्रह पर सभी प्रकार के दस्तावेज़ीकरण और साहित्य में प्रतिबिंबित होनी चाहिए।

गोस्ट आर आईएसओ 15489-1-2007। सूचना, पुस्तकालयाध्यक्षता और प्रकाशन पर मानकों की प्रणाली। दस्तावेज़ प्रबंधन। सामान्य आवश्यकताएँ सभी संगठनों में दस्तावेज़ प्रबंधन पर लागू होती हैं। यह अपना प्रभाव सभी दस्तावेज़ प्रारूपों और मीडिया तक फैलाता है। मानक में उन प्रक्रियाओं पर प्रावधान शामिल हैं जो संस्थागत दस्तावेजों से जुड़ी हैं, जिम्मेदारियों, प्रक्रियाओं, नीतियों पर प्रावधान हैं, और इसमें दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के कार्यान्वयन और डिजाइन के लिए दिशानिर्देश शामिल हैं।

रूसी संघ का राज्य मानक GOST 6.30-2003 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली।संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेजों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ" (3 मार्च, 2003 एन 65-सेंट के रूसी संघ के राज्य मानक के डिक्री द्वारा अपनाया और लागू किया गया)। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली में आदेश, निर्देश, पत्र, अधिनियम शामिल हैं , प्रोटोकॉल, निर्णय। राज्य मानक प्रदान करता है: दस्तावेज़ रूपों के लिए आवश्यकताएं, दस्तावेज़ विवरण की संरचना और उनके निष्पादन के लिए आवश्यकताएं, विवरण का सही स्थान। इस राज्य मानक की आवश्यकताओं की सिफारिश की जाती है, लेकिन साथ ही अनिवार्य है, क्योंकि एक गलत तरीके से निष्पादित दस्तावेज़ किसी संगठन या सरकारी एजेंसी के काम में देरी का कारण बन सकता है, क्योंकि गलत तरीके से निष्पादित दस्तावेज़ को गलत समझा जा सकता है और उस संरचनात्मक इकाई को संशोधन के लिए भेजा जा सकता है जहां से यह आया है। दस्तावेजों का सही निष्पादन कार्य का एक महत्वपूर्ण घटक है एक संगठन, अन्य संरचनात्मक इकाइयों वाली संस्था, खासकर यदि यह उन सरकारी एजेंसियों से संबंधित है जिनके साथ आप काम करते हैं या काम करने का इरादा रखते हैं।

गोस्ट 7.70-2003. सूचना, पुस्तकालयाध्यक्षता और प्रकाशन पर मानकों की प्रणाली। डेटाबेस और मशीन-पठनीय सूचना सरणियों का विवरण। विशेषताओं की संरचना और पदनाम अंतरराज्यीय है। जिन देशों ने इस मानक को अपनाया है: अज़रबैजान, आर्मेनिया, बेलारूस, जॉर्जिया, कजाकिस्तान, किर्गिस्तान, मोल्दोवा, रूसी संघ, ताजिकिस्तान, तुर्कमेनिस्तान, उज्बेकिस्तान और यूक्रेन। यह मानक इलेक्ट्रॉनिक संसाधनों का विवरण, यानी उनकी सामग्री, प्रस्तुति, संरचना स्थापित करता है, जो एक डेटाबेस है।

किसी संगठन या संस्था में रिकॉर्ड रखना सूचना का एक प्रवाह है जिसे उचित रूप से प्रलेखित, रिकॉर्ड और विनियमित किया जाना चाहिए।

प्रत्येक गतिविधि के फायदे और नुकसान दोनों हैं।

कार्यालय के काम के फायदों में सबसे पहले, आवश्यक दस्तावेजों तक त्वरित पहुंच शामिल है। आवश्यक दस्तावेजों तक त्वरित पहुंच एक संगठन को एक सुव्यवस्थित, संरचित संगठन के रूप में परिभाषित करती है जिसके साथ सहयोग करना आसान है। ऑफिस के काम के निम्नलिखित फायदे हैं:

· दस्तावेज़ संचलन प्रबंधन की दक्षता;

· एक ही स्थान पर एक प्रकार की गतिविधि के लिए दस्तावेज़ों का भंडारण;

· दस्तावेज़ों के संग्रह का गठन.

कार्यालय प्रबंधन के फायदे और नुकसान दोनों हैं। अब कार्यालय कार्य के निम्नलिखित नुकसानों पर विचार करना उचित है:

· दस्तावेज़ीकरण समर्थन और रिकॉर्ड रखने की गतिविधियों को विनियमित करने वाले मानक दस्तावेजों का पुराना आधार;

· मानक प्रक्रियाओं के कार्यान्वयन के दृष्टिकोण में कमजोर व्यवस्थितकरण, जो दस्तावेजों के त्वरित निष्पादन या निर्माण की अनुमति नहीं देता है;

· आधुनिक कंप्यूटर उपकरणों के साथ संगठनात्मक और कार्मिक कार्य से जुड़े विभागों के अपर्याप्त उपकरण;

· किसी संगठन या संस्थान के विभिन्न विभागों के दस्तावेज़ भंडारों को एकजुट करने वाले एकीकृत संचार और परिवहन नेटवर्क की अपर्याप्तता या अनुपस्थिति;

· अपर्याप्त रूप से अनुपालन वाली इलेक्ट्रॉनिक प्रौद्योगिकियों का उपयोग, जिसके कारण विभिन्न दस्तावेज़ संचालन (निर्माण, प्रसंस्करण, भंडारण और निष्पादन नियंत्रण) में गलत समाधान का उपयोग होता है;

· दस्तावेज़ीकरण समर्थन के लिए बदलते नियामक ढांचे के प्रति नियंत्रण और त्वरित प्रतिक्रिया प्रणाली की कमजोर दक्षता।

दस्तावेज़ों का वर्गीकरण विविध है और मात्रा में बड़ा माना जाता है। दस्तावेज़ प्रवाह के बीच संबंध अद्वितीय है और कई स्रोत इसे अलग-अलग तरीकों से निर्दिष्ट करते हैं। दस्तावेज़ प्रवाह के साथ-साथ कार्यालय कार्य भी किसी संस्थान में स्वतंत्र भाग हैं। दस्तावेज़ प्रवाह किसी संस्थान में दस्तावेज़ों की आवाजाही है, और कार्यालय कार्य आवश्यकताओं या, दूसरे शब्दों में, मानकों के अनुसार दस्तावेज़ों का निर्माण या निष्पादन है। प्रत्येक गतिविधि के फायदे और नुकसान दोनों होते हैं। दस्तावेज़ प्रवाह के लिए, कोई आदर्श नहीं है, लेकिन प्राप्तकर्ता तक शीघ्रता से पहुंचने के लिए कुछ सुधार किए गए हैं। ऑफिस के काम के फायदे और नुकसान पर विचार किया जाता है।

हम आपको बताएंगे कि कंपनी के दस्तावेज़ों के साथ-साथ उनके लेखांकन और भंडारण के साथ काम को सक्षम रूप से कैसे व्यवस्थित किया जाए। हम कंपनी में कार्यालय कार्य को व्यवस्थित करने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश देंगे।

लेख से आप सीखेंगे:

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ऑफिस के काम पर ध्यान देना क्यों ज़रूरी है?

कार्यालय कार्य एक ऐसी गतिविधि है जो आधिकारिक दस्तावेजों के निर्माण को सुनिश्चित करती है और उनके साथ काम करने की प्रक्रिया निर्धारित करती है। निःसंदेह, यह प्रश्न कि क्या दस्तावेजों के साथ काम करने के क्रम पर विचार करना आवश्यक है, तब उठता है जब किसी विशिष्ट कागज को ढूंढना मुश्किल हो जाता है। एक ओर, हमें खुश होना चाहिए कि कंपनी विकसित हो रही है और बढ़ रही है, लेकिन दूसरी ओर, एक नया कार्य एजेंडे में है - दस्तावेज़ प्रवाह को ठीक से और आसानी से कैसे व्यवस्थित किया जाए।

आधिकारिक संस्थानों में कार्यालय का काम आसान है - वहां यह प्रक्रिया विशेष नियमों द्वारा नियंत्रित होती है:

• रूस के न्याय मंत्रालय का आदेश दिनांक 16 अप्रैल 2014 संख्या 78 "नोटरी कार्यालय कार्य के नियमों के अनुमोदन पर" (17 दिसंबर 2012 के एफएनपी बोर्ड के निर्णय द्वारा अनुमोदित नोटरी कार्यालय कार्य के नियमों के साथ, रूस के न्याय मंत्रालय के आदेश दिनांक 16 अप्रैल 2014 संख्या 78) ने नोटरी के लिए दस्तावेज़ प्रवाह के नियमों को मंजूरी दी;
• यूरेशियन आर्थिक आयोग के बोर्ड का निर्णय दिनांक 05.05.2015 संख्या 46 "यूरेशियन आर्थिक आयोग में आंतरिक दस्तावेज़ प्रबंधन के नियमों पर" ने ईईसी में दस्तावेजों के साथ काम करने के नियमों को निर्धारित किया;
• रूसी संघ के सर्वोच्च न्यायालय में न्यायिक विभाग के आदेश दिनांक 29 अप्रैल, 2003 संख्या 36 द्वारा, जिला अदालत में न्यायिक रिकॉर्ड प्रबंधन के निर्देशों को मंजूरी दी गई थी;
• रूस के केंद्रीय चुनाव आयोग के दिनांक 20 जनवरी 2016 के संकल्प संख्या 321/1831-6 ने रूसी संघ के केंद्रीय चुनाव आयोग में कार्यालय कार्य के लिए निर्देशों को अपनाया;
• 15 जून 2009 संख्या 477 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री ने संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय के काम के नियमों को मंजूरी दी।

ऐसे विशिष्ट नियम भी हैं जो बताते हैं कि कुछ उद्यमों में इसे कैसे लागू किया जाए। उदाहरण के लिए, 15 अप्रैल 1998 का ​​संघीय कानून संख्या 66-एफजेड "नागरिकों के बागवानी, बागवानी और डाचा गैर-लाभकारी संघों पर" ऐसे संगठनों में कार्यालय कार्य करने की प्रक्रिया निर्धारित करता है।

निजी कंपनियों में, कार्यालय के काम के आयोजन के सभी मुद्दे मालिकों द्वारा तय किए जाते हैं। अधिक सटीक रूप से, विशिष्ट कलाकारों को शुरू से ही कार्यालय का काम विकसित करने का काम सौंपा जाता है - कभी-कभी मानव संसाधन अधिकारी, कभी-कभी सचिव। चूंकि ऐसा आदेश परिपक्व हो गया है, इसका मतलब है कि वास्तव में ऐसे विनियमन की आवश्यकता है।

दस्तावेज़ों के साथ कैसे काम करें: कार्यालय कार्य के लिए नमूना निर्देशों पर अनुस्मारक

इसे और पत्रिका में 9 और अनुस्मारक डाउनलोड करें

कार्यालय कार्य कैसे व्यवस्थित करें: चरण-दर-चरण निर्देश

एलएलसी में शुरुआत से कार्यालय का काम, चरण-दर-चरण निर्देश आपको यह तय करने में मदद करेंगे कि कहां से शुरू करना है और आपको किस परिणाम के लिए प्रयास करना चाहिए। आदर्श रूप से, संगठन को एक आंतरिक दस्तावेज़ - कार्यालय कार्य के लिए निर्देश अपनाना चाहिए। यदि कंपनी बड़ी है, प्रभागों और शाखाओं के साथ, तो इन मुद्दों को विनियमित करने वाले कई स्थानीय कृत्यों को अपनाना उचित है।

स्टेप 1। तय करें कि कौन से दस्तावेज़ निर्देशों के अधीन होंगे। आइए याद रखें कि संगठन में कागजात के पूरे समूह को आंतरिक (स्थानीय), आउटगोइंग और इनकमिंग में विभाजित किया गया है। उनके साथ काम करने की प्रक्रिया अलग है, इसलिए इसे विभिन्न अनुभागों में वर्णित करना उचित है।

चरण दो। निर्देश लिखें. स्थानीय कृत्यों के लिए अलग से प्रावधान करें:

• उन्हें कैसे प्राप्त किया जाता है;
• कर्मचारियों को उनसे कैसे परिचित कराया जाता है;
• स्थानीय कृत्य कहाँ और किसके पास संग्रहीत हैं।

आने वाले दस्तावेज़ के आधार पर, यह वर्णन करना आवश्यक है कि आने वाले दस्तावेज़ को कौन और कहाँ पंजीकृत करता है, किस समय सीमा के भीतर, यह निष्पादन के लिए दस्तावेज़ के हस्तांतरण को कैसे रिकॉर्ड करता है, आने वाले दस्तावेज़ को जवाब देने के बाद कहाँ संग्रहीत करना है, और अन्य प्रक्रियात्मक मुद्दे . आउटगोइंग कॉल के लिए, पंजीकरण प्रक्रिया, भेजने के नियम, हस्ताक्षर करने के मुद्दे को इसी तरह हल करें।

कार्यालय कार्य के लिए निर्देश: आंतरिक दस्तावेजों के पंजीकरण की प्रक्रिया

नमूना निर्देशों के अनुसार दस्तावेज़ कैसे तैयार करें

चरण 3। निर्देशों में इंगित करें कि किन दस्तावेजों का अनुमोदित मानक रूप है और जिन्हें अनुमोदित GOST के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए।

कार्यालय कार्य के लिए निर्देशों के माध्यम से GOST को कैसे लागू करें

चरण 4। निर्देशों के प्रत्येक अनुभाग के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को निर्धारित करें। तय करें कि दस्तावेज़ किस क्रम में, कहाँ, किसकी जिम्मेदारी के तहत संग्रहीत किए जाएंगे।

कार्यालय प्रबंधन निर्देशों में अनुभाग "दस्तावेजों का शीघ्र भंडारण"।

नमूना निर्देश डाउनलोड करें

चरण 5. निर्धारित करें कि क्या निर्देशों के अतिरिक्त अनुभागों की आवश्यकता है। संगठन की गतिविधियों की बारीकियों के आधार पर, प्रतियां बनाने की प्रक्रिया, मुहरों और टिकटों के साथ काम करने की प्रक्रिया और विभागों के बीच दस्तावेजों के आदान-प्रदान की प्रक्रिया को इंगित करना आवश्यक हो सकता है।

कई दस्तावेज़ अन्य स्थानीय कृत्यों के अधीन हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत डेटा के साथ काम करने की अनुमोदित प्रक्रिया या संगठन के व्यापार रहस्यों को संरक्षित करने की प्रक्रिया के तहत। इन स्थानीय कृत्यों का संदर्भ देना उचित है। इसके अलावा, कई संगठनों में दस्तावेज़ों के साथ काम को विशेष कानून द्वारा भी विनियमित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, किसी क्रेडिट संस्थान में दस्तावेज़ प्रवाह संघीय कानून "बैंकों और बैंकिंग गतिविधियों पर" के अधीन है, जो बैंक गोपनीयता को संभालने की प्रक्रिया को नियंत्रित करता है। निर्देश बनाते समय इन बिंदुओं को भी ध्यान में रखा जाना चाहिए।

कंपनी में मुहरों और टिकटों का लेखांकन और भंडारण: निर्देश अनुभाग

मुहरों और टिकटों के साथ काम को कैसे व्यवस्थित करें

चरण 6. निर्देशों का अनुमोदन करना और उन्हें कर्मचारियों के ध्यान में लाना। इस चरण के बाद, स्थानीय अधिनियम लागू हो जाता है, और इसका कार्यान्वयन कंपनी के सभी कर्मचारियों के लिए अनिवार्य हो जाता है।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन को कैसे व्यवस्थित करें

कंपनी के लिए इस पर विचार करना भी उतना ही महत्वपूर्ण है कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन. कार्मिक दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करने के चरण, सिद्धांत रूप में, समग्र रूप से कार्यालय कार्य की स्थापना के चरणों से भिन्न नहीं हैं। वे दस्तावेज़ों की एक सूची भी निर्धारित करते हैं जिन्हें कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के निर्देशों के अनुसार संकलित, संशोधित, कॉपी और वितरित किया जाएगा। यहां यह ध्यान रखना आवश्यक है कि संगठन में कार्मिक दस्तावेजों के संबंध में "कल्पना" के लिए बहुत कम जगह है - कार्मिक रिकॉर्ड के लिए कंपनी में क्या मौजूद होना चाहिए, यह रूसी संघ के श्रम संहिता और अन्य नियमों में निर्दिष्ट है। और कार्मिक दस्तावेजों की अनुपस्थिति या गलत निष्पादन के लिए काफी जुर्माने का प्रावधान है। इसलिए, इस निर्देश की तैयारी को अत्यंत गंभीरता से लिया जाना चाहिए।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए निर्देशों के अनुभागों में कंपनी में विकसित मानक दस्तावेजों के बारे में जानकारी होनी चाहिए, उदाहरण के लिए, रोजगार अनुबंध का अनुमोदित रूप, आदेश, साथ ही कर्मचारियों को दस्तावेजों से परिचित कराने की प्रक्रिया। किसी विशेष संगठन की गतिविधियों के विशिष्ट पहलुओं को प्रतिबिंबित करना भी आवश्यक है: यदि वे कार्यक्रम बनाते हैं, तो किस समय सीमा में और किस क्रम में उन्हें अनुमोदन के लिए प्रस्तुत किया जाना चाहिए; यदि वे सुरक्षात्मक उपकरण जारी करते हैं, तो वे किस क्रम में हैं रिकॉर्ड रखेंगे.

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए निर्देश: नमूना

पूरा नमूना डाउनलोड करें

इस बात का भी ध्यान रखना चाहिए कि कार्यालय कार्य का संगठनकर्मियों सहित, इन प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए विशेष सॉफ्टवेयर विकसित किया गया है। बड़ी कंपनियाँ वर्तमान में उनका उपयोग करती हैं, लेकिन यह तथ्य निर्देशों को विकसित करने और उनका पालन करने की आवश्यकता को प्रतिस्थापित नहीं करता है।

कार्यालय कार्य के संगठनात्मक रूप

कार्यालय कार्य के आयोजन के तीन रूप हैं:

• केंद्रीकृत;
• विकेन्द्रीकृत;
• मिश्रित।

एक केंद्रीकृत रूप में, दस्तावेज़ प्रसंस्करण के लिए सभी तकनीकी संचालन एक संरचनात्मक इकाई में केंद्रित होते हैं। यह आमतौर पर कार्यालय प्रबंधन सेवा है. कार्यालय कार्य के इस रूप का लाभ यह है कि आप संगठन में प्राप्त या बनाए गए सभी दस्तावेज़ों के लिए एक एकल डेटाबेस बना सकते हैं। आपको जिन कागजातों की आवश्यकता है उन्हें तेजी से ढूंढें। कार्यालय कार्य का यह रूप रैखिक कार्यात्मक संरचना वाली कंपनियों के लिए उपयुक्त है।

कार्यालय कार्य के विकेन्द्रीकृत रूप के साथ, प्रत्येक संरचनात्मक इकाई में पूर्वस्कूली शिक्षा सेवाएँ बनाई जाती हैं। अगर कंपनी भौगोलिक रूप से वितरित है तो यह फॉर्म काम आएगा।

कार्यालय कार्य के संगठन के मिश्रित रूप के साथ, कुछ संचालन पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा में किए जाते हैं, अन्य - संरचनात्मक प्रभागों में। पहला आमतौर पर दस्तावेजों के स्वागत, पंजीकरण और नियंत्रण से संबंधित होता है, दूसरा - कागजात बनाना और तैयार करना, उन्हें व्यवस्थित करना और भंडारण के लिए व्यवस्थित करना। कार्यालय कार्य के इस रूप के साथ एक ही ऑपरेशन पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा और विभागों दोनों में किया जा सकता है - यह दस्तावेज़ पर निर्भर करता है।

दस्तावेज़ मार्गों से कंपनी में दस्तावेज़ प्रवाह को तेज़ करने में मदद मिलेगी

गतिविधि की शुरुआत के तुरंत बाद या बाद में, किसी भी उद्यम को दस्तावेजों के साथ काम को व्यवस्थित करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है, जो एक बुनियादी प्रबंधन उपकरण हैं, क्योंकि यह उनकी मदद से है कि दिशानिर्देश प्रसारित किए जाते हैं और प्रबंधन निर्णय एक विशिष्ट निष्पादक को सूचित किए जाते हैं। उद्यम में कार्यालय प्रबंधन प्रणाली को दस्तावेज़ीकरण के मानकीकरण और एकरूपता को सुनिश्चित करने, व्यावसायिक दस्तावेजों के साथ काम को सुविधाजनक बनाने के लिए इसकी रिकॉर्डिंग और भंडारण को व्यवस्थित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। कार्यालय प्रबंधन प्रणाली के कार्यों में शामिल हैं:

दस्तावेज़ प्रवाह का सक्षम संगठन, न्यूनतम समय खर्च के साथ सबसे छोटे मार्ग पर दस्तावेजों का शीघ्र हस्तांतरण सुनिश्चित करना, आपको किसी भी दस्तावेज़ के पारित होने और समय पर उसके निष्पादन को नियंत्रित करने की अनुमति देता है;
- सभी इनकमिंग, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेज़ीकरण के पंजीकरण और लेखांकन के लिए स्वचालित प्रणाली;
- दस्तावेजों का संग्रह, आपको औपचारिक मानदंडों के अनुसार उन्हें व्यवस्थित करने और उन्हें फाइलों में बनाने की अनुमति देता है;
- मामलों के नामकरण का निर्माण - मामलों के शीर्षकों की सूची के आधार पर कोड की एक प्रणाली, उनके व्यवस्थितकरण की सुविधा प्रदान करना और विधायी या उद्योग नियमों द्वारा स्थापित अभिलेखागार के लिए भंडारण अवधि निर्धारित करना।

यदि किसी उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह के साथ काम करने के इन सभी कार्यों को लागू किया जाता है, तो हम कह सकते हैं कि कार्यालय प्रबंधन प्रणाली डीबग हो गई है और आवश्यकतानुसार काम करती है।

संगठनात्मक और कानूनी पहलू

किसी उद्यम के विवरण वाले किसी भी दस्तावेज़ को व्यावसायिक पत्र माना जाता है और इसलिए, इसके लिए कानूनी परिणाम निर्धारित किए जाते हैं, अर्थात। उत्पन्न होने वाले संघर्षों और विरोधाभासों को हल करते समय यह दस्तावेज़ पहले से ही अदालत में प्रस्तुत किया जा सकता है। इसलिए, रिकॉर्ड रखने का काम नियामक दस्तावेजों के आधार पर किया जाना चाहिए - विशेष रूप से विकसित निर्देश, कानूनी सेवा द्वारा सत्यापित और उद्यम के प्रमुख द्वारा अनुमोदित। यह न केवल एक मार्गदर्शिका है, बल्कि एक बाध्यकारी दस्तावेज़ भी है, इसलिए सभी इच्छुक पार्टियों को इससे परिचित होना चाहिए और इस पर हस्ताक्षर करना चाहिए।

जिस दस्तावेज़ के अनुसार उद्यम संचालित होता है उसे मानकीकृत किया जाना चाहिए। प्रपत्रों पर दर्शाए जाने वाले विवरणों की संरचना GOST R 6.30-2003 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली" के अनुसार निर्धारित की जाती है। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता।" वही मानक व्यवसाय और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की तैयारी के लिए भी आवश्यकताएँ स्थापित करता है।

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