どのドキュメントを維持するかは組織内でオプションです。人事部の書類が必要です。人事記録の管理をどのように組織し、誰に委託するか

文書を登録するには次の 3 つの方法があります。

最も単純な - 雑誌で。
より高度な - カードインデックスを使用します。
適切なコンピュータプログラムの助けを借りて、最も先進的で便利かつ高速です。

組織には、文書を登録するための最も適切な方法を選択する機会があります。

人事文書の登録は仕訳帳を使用してのみ実行できます。労働紛争が発生した場合、裁判所または州労働監督局はコンピューターの登録を認めない場合があります。

すべての登録ジャーナル (および会計帳簿) は、差し押さえや添付ファイルから保護されなければなりません。ページにはペン (鉛筆ではなく) で番号が付けられ、ジャーナルは綴じられて封印され、組織の長の署名によって証明されなければなりません。その保守を担当する人。この場合にのみ証拠として機能します。人事記録と帳簿は次の目的で保管されます。

文書を登録し、シリアル番号を割り当てます。
従業員とその移動（雇用、異動、休暇、解雇）の記録を整理する。
受領に対して従業員に発行され、組織内に保管されていない文書（証明書、証明書）の記録を確立する。
将来的に必要な書類を見つけやすくなります。

組織内で維持する必要がある人事文書の登録ログ

雇用契約の登録ジャーナル。

さらに、人事担当者は、雇用された従業員と解雇された従業員の別々の登録簿を保持し、毎年新しい番号を付け始める場合があります。これにより、その年に雇用された従業員の数、解雇された従業員の数、およびその年に雇用された従業員のうちの何名に関する情報をすぐに入手できます。今年も残りました。

個人カードの登録ジャーナル。
従業員の個人ファイルの登録ジャーナル (組織内で維持されている場合)。
オーダー（指示）の登録ログ。

その数は、人事文書フローの規模に応じて決定されます。すべての人事オーダーは 1 つまたは複数の仕訳帳に登録できます (オーダーの種類ごとに個別の仕訳帳に登録するまで)。

人材への注文（指示）は保管期間に応じて「EPC 75 年」と「5 年」の 2 つの配列に分割されるため、人事サービスではこれらの文書を別のファイルに作成し、個別に登録する必要があります。有効期限が「EPC 75 年」（受領、異動、解雇など）の担当者向けの注文（指示）を登録する場合、文字指定「k」または「l/s」が追加されたシリアル番号が割り当てられます。例: 「注文番号 1-k」または「番号 5-l/s」。

有効期限が「5 年」の注文 (指示書) (定期休暇、教育休暇、罰則など) には、「o」:「注文番号 1-o」のように、別の文字の登録番号が付けられます。

各ケース内では、注文 (指示) が番号と発行日順に並べられています。ファイル内の文書の量が多い場合（250 枚以上）、注文（指示）が記載されたファイルは分冊（第 1 巻、第 2 巻）などに分割されます。各巻の表紙には、その巻に含まれる注文（指示）の番号と期限が記載されています。

行為の登録ジャーナル（文書の精読拒否、欠勤、社内労働規定違反など）。

オプションのログブック

オプションで、人事業務に関連する従業員の発言、報告書、説明メモのログが保管されます。このようなジャーナルは、紛争や意見の相違を解決するプロセスを促進します。

会計帳簿は次のことを記録するために必要です。

残業;
年次有給休暇の使用日数と未使用日数。
従業員に与えられる休暇など

これらの記録簿や書籍のいずれにおいても、年間を通じて増加する文書のシリアル番号を文字索引で補足することが推奨されます。

多くの場合、労働法では、特定の出来事の発生について、労働法に指定された期間までに従業員に警告することが求められています。したがって、次のイベントに対する警告ファイル (紙または電子) を維持することをお勧めします。

テスト期間が終わる頃。アートによると。ロシア連邦労働法第 71 条では、試験に不合格となった従業員の解雇は、少なくとも 3 日前に理由を示した書面で警告された場合にのみ可能です。
雇用契約満了について。芸術に従って。ロシア連邦労働法第 79 条により、雇用主は解雇の少なくとも 3 日前までに書面で雇用契約の満了について従業員に警告しなければなりません。
年次有給休暇取得中。アートによると。ロシア連邦労働法第 123 条により、従業員は休暇が始まる 2 週間前までに休暇の開始時刻を通知されなければなりません。これを行うには、年次休暇を付与する命令が発行され、年次休暇を取得していることを確認する従業員の署名が警告として機能します。

さらに、人事担当者は、その他のイベント (従業員の誕生日、記念日など) について自分自身に「リマインダー」を作成することができます。

組織自体が、その特性とニーズに基づいて、どのジャーナルを保持する必要があるかを決定します。

登録ジャーナル

表紙の作成を始める前に、雑誌のページを縦方向または横方向にどのように配置するかを決める必要があります。縦型レイアウトは段数が少ない雑誌に適しており、横型レイアウトは誌面にさまざまな情報を反映する必要がある場合に使用されます。

したがって、病気休暇登録簿には、従業員、病気休暇番号、その期間、および医療機関の名前に関する情報のみを反映する必要があるため、ページの縦方向 (縦方向) レイアウトを持つことができます。また、従業員の異動登録ジャーナルをアルバムの形式で作成することをお勧めします。これは、従業員の以前の勤務地と新しい勤務地、役職の新旧の名前を1ページに記録する必要があるためです。

表紙にはA4の厚めの紙を使うとよいでしょう。その上に、コンピュータ、タイプライター、または手書きで、組織名、「雑誌」または「書籍」という単語、および雑誌（書籍）の名前を書き、その下に開始日と終了日を 2 行で記入します。雑誌（本）の。統一したフォームを作成して、すべての雑誌の表紙に使用できます。フォームはたとえば次のようになります。

次に、雑誌を複数の列に分割する必要があります (すべてのページを一度にグラフ化することをお勧めします)。文書の引き出しや添付ファイルを保護するために、雑誌のすべてのページに番号が付けられ、雑誌は紐で結ばれて封がされています。ジャーナルは、人事部長、人事担当次長または部長の署名によって証明されます。

注意！作業簿の移動に関する会計帳簿とその挿入物は、組織の長によってのみ認証されます。

ログには、ログの管理責任者を示し、署名が必要です。署名は、雑誌の表紙 (表または裏)、最後のページ、またはすべてのページに配置できます。

ログの入力時にエラーが発生した場合は、次のいずれかの方法で修正できます。

1. 間違った入力は 1 行できれいに消され、その下の同じ欄に正しい入力が行われます。「メモ」列 (この列がジャーナルにある場合) には、「これこれの列を修正しました」というエントリが作成され、その下に、次の例に従って写しと日付が記載された署名が置かれます。

2. 仕訳帳に「メモ」列がない場合は、ブック内の誤った入力を修正するために使用される手順を使用できます。エラーが発生した同じ欄には何も取り消し線が引かれず、間違った入力の下に「○○番の入力は無効です」と書かれ、正しい入力が行われます。

会計仕訳帳のすべてのページが記入されるまで、それを管理する従業員によって保管されます。雑誌のすべてのページが完成すると、表紙に終了日が記載され、雑誌は組織のアーカイブに引き渡されます。

各従業員が企業内での勤務活動の証拠書類を持っていることが重要です。まず第一に、勤続年数を確認するのに役立ちます。それが高ければ高いほど、病気休暇の支払額も高くなり、将来の年金の額も高くなります。雇用関係を締結する際に作成される必須の人事文書のリストは次のとおりです。

雇用契約。契約書の作成については資料をご覧ください。
職歴。充填ルールについては記事で書きました。
医学書。従業員の仕事に有害または危険な労働条件が伴う場合に必要です。それについては、リンクをたどって学習してください。
将来の従業員の教育が要件を満たしているかどうかを判断するための教育文書。入金方法に関する資料もぜひお読みください。
フォーム T-1 による。
従業員個人カード (フォーム T-2)。このフォームのフォームは記事にあります。

各新入社員は自分の署名を熟知し、タイムリーなトレーニングを受ける必要があることを忘れないでください。

作業工程中の書類

従業員は、勤務中に新しい役職に異動することがあります。この場合、次の書類が作成されます。

従業員の異動に基づく命令 (フォーム T-5)。このフォームに記入するサンプルがどのようなものかを確認できます。
追加合意。たとえば、やの場合です。

従業員を休暇で解放するには、雇用主はフォーム T-6 で作成された休暇付与命令を発行します。記入方法は記事内でご確認ください。応募方法についても併せてご覧ください。

解雇時の書類

雇用契約の終了を文書化するには、次の書類が必要です。

退職届（従業員が自らの意思で会社を辞めることを決めた場合）。、本文をお読みください。
退職合意書。契約の終了だけでなく、契約の解除についてもよく理解しておくことをお勧めします。
T-8 または T-8a 形式で作成された解雇命令 (複数の従業員との契約が終了する場合)。充填ルールについては資料から学ぶことができます。

地元の行為

どの企業も独自の現地規制を採用することができますが、その規制はロシア連邦の法律と矛盾してはなりません。このような文書の目的は、労働条件を改善し、企業の規律のレベルを高めることです。現地法が存在しないこと、またはその不正確な施行は、雇用主に悪影響をもたらす可能性があります。組織内で準備すべき必須の人事文書は次のとおりです。

人員配置表 (フォーム T-3)。詳細については、記事「;」を参照してください。
、それに基づいて労働時間数と給与計算が監視されます（フォーム T-12 および T-13）など。

これらの必須文書は労働関係の基礎を築くものであるため、大規模組織の経営者は必ず受け入れなければなりません。

零細企業は、簡素化された人事記録を利用できます。彼らは標準的な雇用契約を使用することが許可されています。

人事文書の不適切な保守に対する責任

人事文書を正確かつタイムリーに作成することは、雇用主の直接の責任です。必須の人事書類が適切に記入されていない場合、責任を問われる可能性があります。

人事部門の事務に関連する以下の懲罰方法を区別できます。

～に対して提供される懲戒処分美術。 193 ロシア連邦労働法、その最大の措置は解雇です。
ロシア連邦行政犯罪法の規定に従い、文書不足に対する行政責任を問う規範は第2条に反映されている。 5.27、5.27.1 行政犯罪の規定。

その上：

美術。 13.20 行政犯罪法により 300 ～ 500 ルーブルが処罰される。文書保管規則に違反した職員。
美術。 5.39では1000～3000ルーブルの罰金が課される。要求された人事記録情報を従業員に提供しなかった責任者（たとえば、勤務記録簿のコピーの発行を拒否したこと）に対する責任。

ロシア連邦の刑法に従って：

美術。ロシア連邦刑法第 137 条では、最高 350,000 ルーブルの罰金という形での処罰が規定されています。従業員に関する個人情報を広めるための矯正労働。
美術。ロシア連邦刑法第 183 条は、営業秘密が漏洩した場合の措置を適用します。

記事についての意見を述べたり、専門家に質問して答えを得ることができます

文書に法的効力を与える
* 人事記録管理に関する指示
* 組織のアーカイブに転送するための人事サービスファイルの準備、保存期間
* 人事記録の維持要件の違反に対する雇用主の責任

人事文書の主な目的は、労働関係の透明性を高めることです。人事文書システム全体によって一定のルールが確立され、そのルールに従って従業員の安定性が保証され、行政による人事管理が容易になります。人事文書を使用して権利と義務の範囲を最も正確に規制することは、労働関係の両当事者の利益に適合します。
ロシア連邦の労働法規範の解釈に従って、各雇用主に義務付けられる現地の規制の構成には次のものが含まれます。
· 人員配置表（ロシア連邦労働法第 57 条）。
· 内部労働規制（ロシア連邦労働法第 56 条、第 189 条、第 190 条）。
· 従業員の個人データの処理手順、この分野における従業員の権利と義務を規定する文書（ロシア連邦労働法第 86 条、第 87 条、第 88 条）。
· 交替制勤務中、労働者の各グループは、交替制スケジュールに従って定められた労働時間内に働かなければなりません（ロシア連邦労働法第 103 条）。
・休暇スケジュール（ロシア連邦労働法第123条）。
· 労働保護に関する規則と指示。雇用主は安全な条件と労働保護を提供する義務があり、労働保護に関する規則と指示を作成し、署名に応じて従業員に注意を喚起しなければなりません（ロシア連邦労働法第212条）。
これらの人事文書は、連邦労働監督官によって主にチェックされる文書の 1 つです。
シフトスケジュール Art. ロシア連邦労働法 103 シフト制勤務の場合は必須

人事文書

これは、人事部門が人事担当者との作業を文書化する責任を果たす過程で作成されます。人事文書は常に特定の従業員に「関連付けられ」、その従業員の役職（専門職）、雇用条件、勤務結果などの詳細が反映されます。
このタイプのドキュメントには次のものが含まれます。
行政文書、従業員の労働活動を確認する文書。
情報および決済文書。
公式の内部通信。
会計と文書の登録に関するジャーナル（書籍）。
これらの各グループに含まれるドキュメントには、それぞれ独自の特徴があります。これらはさまざまな目的を意図しており、さまざまな方法で開発、承認、実装されています。

行政文書

就労活動を確認する書類

情報および決済書類

社内公式通信

会計および登記のジャーナル（書籍）

職員への命令:

採用について
- 解雇について
- 翻訳について
- 方向性について
出張
～休暇の付与について～
―激励について
―懲戒処分の発動について

主な業務の受注

作業記録
- 雇用契約とその修正
- 職員向けの注文書のコピー

従業員の個人カード
- 従業員の個人ファイル
- タイムシート

従業員の声明
- オフィスメモ
- 説明
- 表現

雇用契約の登録
- 従業員の入社、異動、解雇の命令の登録
- 休暇命令の登録
- 従業員の出張の注文の登録
- 旅行証明書の登録
- サービスタスクの登録
- 地域規制の登録
- ワークブックの動きを記録するためのブックとそのインサート
- インセンティブに関する命令の登録および懲戒処分の賦課
- 職員に対する証明書の発行
- 病気休暇の会計処理

行政文書

この種類の内部文書には、管理者の命令や指示が含まれます。彼らの助けを借りて、組織の長は、この組織の憲章に規定されている組織を管理する権限を行使します。
会社の副操縦士の命令は 2 つの独立したグループに分けられます。
最初のグループ - 組織の主な活動に関する命令（生産上の問題、組織の人員配置表の承認、人事記録管理に関する指示、認証手順）。
2つ目は、人員に対する命令（雇用、解雇、異動、休暇の付与、奨励金および懲戒処分）です。
最初のグループに含まれる文書は組織全体の活動をカバーしており、人事サービスの業務とは間接的にのみ関係しています。
2 番目のグループには、従業員の業務活動に直接関連する文書が含まれます。
これらの文書の多くは、ロシア国家統計委員会によって承認された標準形式に従って保管されています。

従業員の勤務活動を確認する書類

このような文書には次のものが含まれます。
- 職歴、
- 雇用契約書、
- 雇用証明書、
- 雇用および解雇に関する命令のコピー。
これらの文書の目的は、従業員の職務経験を可能な限り正確に反映することです。実際のところ、勤続年数（一般労働または保険）は、従業員の将来の年金支給と、勤務期間中の一時障害給付金の割り当ての両方にとって重要です。
他の雇用主からの命令書のコピーに基づいて、従業員の勤務簿にパートタイム勤務に関する記入が行われ、勤務簿の副本も作成されます。

情報および決済書類

情報および決済文書は、従業員の個人データを記録し、従業員の業務活動に関連する情報を保護するために、人事サービスによって維持されます。
これらには次のものが含まれます。
- 従業員の個人カード、
- 人員配置スケジュール、
- タイムシート、
- 個人のもの。
これらの文書のほとんどの形式も統一されています。

社内公式通信

組織内の内部通信は、すべての人事決定を文書化するために使用されます。例えば、従業員を懲戒処分にするには、従業員から説明を得る必要があります。
従業員への報酬について話している場合、直属の上司はその従業員に報酬を与えるための提案書を組織の責任者に送ります。
内部の公式通信の助けを借りて、組織の役員間、役員と組織の管理者の間で公式の意見交換も行われます。

アカウンティングおよび制御ログ

登録ジャーナル (帳簿) は、人事文書 (人事命令、業務簿、個人ファイル、身分証明書) を記録するために組織内で維持されます。文書（特定の番号が割り当てられ、登録日のマークが付けられているもの）を正しく記録すると、文書に法的効力（証拠力）が与えられ、これを利用して雇用主は従業員との労働争議に自信を持って勝つことができます。
人事部門は人事に関する文書を登録し、次の登録フォームを使用するか、他の権限のある人によって管理されます。
- 雇用契約の登録ジャーナル;
- 従業員の入社、異動、解雇の命令の記録。
- 休暇付与命令の記録;
- 従業員の出張の注文記録。
- 旅行証明書の登録ジャーナル;
- 仕事の割り当てのログ。
- 地方規制の登録ジャーナル;
- ワークブックの動きを記録するための本とそのインサート。
- 作業簿のフォームとその中の挿入物を記録するための領収書と支出簿。
- インセンティブおよび懲戒処分の賦課に関する命令の登録のジャーナル。
- 職員に証明書を発行するためのジャーナル。
- 病気休暇記録;
- 職場での事故を記録するための日誌。

一部の雑誌や書籍の形式は公的機関によって承認されていますが、他の形式は組織自体によって開発されています。
たとえば、作業本の移動を記録するための本の形式とその挿入物は、2003 年 10 月 10 日付けのロシア労働省の決議によって承認されました。 No. 69. 人事記録や健康診断記録には推奨される様式がないため、組織が独自の判断で作成する。

すべての書類が必要ですか?

リストされている組織の内部文書はすべて、条件付きで 3 つのブロックに分割されています。
- 必須、
- 推奨、
- 組織の詳細に応じて。
必須書類組織形態や法的形態、活動範囲、職員数に関係なく、例外なくすべての組織が実施する必要があります。これらすべての文書は、直接的または間接的に労働法に名前が付けられています。したがって、社内労働規制を維持する必要性は、第 2 条に従うものとなります。ロシア連邦労働法第 189 条および第 190 条、義務的な人員配置 - 第 1 条から。ロシア連邦労働法第 57 条に準拠し、個人データの保護に関する文書は第 57 章の要件に基づいて作成されます。 14 ロシア連邦の労働法。
推奨ドキュメント担当者との作業を最適化するのに役立ちます。彼らは組織にいるかもしれないし、いないかもしれない。これは CEO または人事責任者の決定によって異なります。
たとえば、すべての企業にスペシャリストの職務内容や部門に関する規定があるわけではありません。
組織の特性に応じた書類, 特定の企業にのみ義務付けられています。これは、危険な労働条件を持つ組織に広範囲に当てはまります。法律で危険な労働条件を伴う職業として分類されている職業が組織にある場合、この会社では追加の指示の作成が義務付けられます。例えば、危険物を取り扱う場合の訓練の受講や、定期的な健康診断の受診などです。
組織の人事文書には正確に何を含める必要がありますか? 企業の人事文書のリスト:

必要な人事文書のリスト

書類	法律へのリンク	どのような場合に発行されるのでしょうか？
一般文書
社内労働規定	美術。 189 ロシア連邦労働法	必然的に
人員配置表		必然的に
作品集とその中のインサートの動きの本	2003 年 10 月 10 日ロシア労働省決議第 69 号	必然的に
人員配置表に基づく各ポジションの職務内容	統一料金および資格ディレクトリ	職務上の責任が雇用契約で規定されていない場合は必須
従業員の個人データに関する規定	美術。 86 ロシア連邦労働法	必然的に
労働者の報酬に関する規定	ロシア連邦労働法第 VI 条
従業員に対するボーナスおよび重大なインセンティブに関する規定	ロシア連邦労働法第 VI 条	賃金問題が雇用契約で規制されていない場合は必須
労働保護に関する規制	ロシア連邦労働法第 X 条	必要はありません
職業別の労働安全に関する指示	ロシア連邦労働法第 X 条	必然的に
ブリーフィングログ (指示の理解)	ロシア連邦労働法第 X 条	必然的に
従業員の健康診断受診記録	美術。 69 ロシア連邦労働法	18歳未満の者、およびロシア連邦の労働法およびその他の連邦法で規定されている場合のその他の者
休暇スケジュール	美術。ロシア連邦労働法第 123 号、2004 年 1 月 5 日のロシア国家統計委員会決議第 1 号。	必然的に
営業秘密に関する規制	2004 年 7 月 29 日連邦法第 98-FZ「営業秘密について」	雇用契約に従業員が企業秘密を保持する必要があると記載されている場合は必須
労働協約	ロシア連邦労働法第 7 章	強制ではありません、当事者の合意によって締結されます
個別書類
雇用契約書	美術。 16、56、67 ロシア連邦労働法	必然的に
出勤の受付順	美術。ロシア連邦労働法第 68 号、2004 年 1 月 5 日のロシア国家統計委員会決議第 1 号。	必然的に
従業員個人カード	2004 年 1 月 5 日のロシア国家統計委員会決議第 1 号	必然的に
職歴	美術。ロシア連邦労働法第 66 号、2003 年 4 月 16 日付ロシア連邦政府令第 225 号「労働簿について」、2003 年 10 月 10 日付ロシア労働省令第 69 号	必然的に
全責任に関する合意	2003 年 12 月 31 日付ロシア労働省決議第 85 号の付録 No. 2 および No. 4	全額の財務責任を確立する場合に必須
従業員への休暇付与に関する命令	2004 年 1 月 5 日のロシア国家統計委員会決議第 1 号	必然的に
従業員の無給休暇申請	美術。 128 ロシア連邦労働法	必然的に
タイムシートと賃金計算	2004 年 1 月 5 日のロシア国家統計委員会決議第 1 号	必然的に
シフトスケジュール	美術。 103 ロシア連邦労働法	シフト勤務の場合は必須

人事文書の復元

新しい人事マネージャーは、新しい仕事で多くの驚きを期待することができますが、そのすべてが楽しいものであるとは限りません。検証のために、組織が上記のリストの文書の半分も持っていないことが判明する場合がありますが、もちろん、これらすべての文書を 1 日で作成、実行、導入することはほぼ不可能です。 ハイライトする必要があるこのリストに載っている 最も重要なと優先順位を決定し、それらの処理を開始します。
まずは人員配置表と休暇スケジュールを作成することから始めます。たとえこれがロシア連邦の労働法に定められた期限に違反して起こったとしても。
次に、従業員との雇用契約の存在、入学および異動の命令の存在と正確な実行、および勤務簿への記入を確認する必要があります。
雇用契約の記録、組織内の従業員の雇用、異動、解雇の命令の記録を保管します。
勤務記録簿を準備します。
次に、個人カードを T-2 フォームに順番に入れなければなりません。
文書には発行時の日付が記載されていますが、文書のテキスト、たとえば T-2 フォームカードには、実際の（問題のケースではそれ以前の）受領日が示されています。従業員が雇用されたか、別の役職に異動した正確な日付。受付と転送の日付を設定するときは、会計の助けを借りて、日付を調整して明確にするために従業員の個人アカウントを要求できます。
現在の仕事を始めないことが非常に重要です。
ロシア連邦の労働法で厳密に定められた期限内に、すべての事務規則に従って、新規雇用、転勤、または解雇された従業員の書類を完成させます。
次のステップは、地域の規制の準備、施行、実施です。
これらの文書には労働法規範（ロシア連邦労働法第8条）が含まれているため、これは真剣で非常に責任があり、労働集約的な作業であることを忘れないでください。
たとえ少人数のスタッフであっても、3 日で職務内容を定性的に開発して実行することは不可能です。
組織の人事文書を整理し、 人事文書を破棄する場合は細心の注意を払う.
特に次のような人事文書に適用されます。
雇用契約、入社命令、異動命令、解雇命令、
フォーム 1 ～ 2 の個人カード、従業員の個人アカウント、
個人ファイルと登録フォームの有効期限は 75 年です。
請求されていない作品集、作品集の記録本とその挿入物は 50 年間保管されます。
人事文書の保存期間は、2000 年 10 月 6 日に連邦公文書館によって承認された、組織の活動において生成される保存期間を示す標準管理文書リストによって定められています (2003 年 10 月 27 日に修正)。リストで指定されたすべての文書はアーカイブに提出する必要があります。

事業体（個人起業家またはLLC）は、その業務中に、登録、会計、報告、人事、許可、文書のサポートおよび確認など、膨大な数の文書を取得します。 21 世紀になり、電子文書管理がビジネスの実践に組み込まれて久しいとはいえ、紙の文書は依然としてかけがえのない価値を持っています。写本は燃えないと言われているように、保存期間は75年のものもあります。

もちろん、私たちは組織の文書の歴史的価値については心配していませんが、特に会計や人事に関して必要な書類が不足していると、検査を通過する際に困難が生じ、金融制裁につながる可能性があるという事実について懸念しています。、罰金。経済的損失を避けるために、必要なすべての書類の完全なセットを時々確認するか、この確認を専門家に委託することをお勧めします。

組織の文書を収集および保管する義務は、2004 年 10 月 22 日法律第 125-FZ 号「ロシア連邦におけるアーカイブ業務について」によって定められています。それによると、組織や個人の起業家は、人事文書を含むアーカイブ文書の安全性を確保する義務があります。アーカイブ文書のリストは、2010 年 8 月 25 日付けのロシア連邦文化省命令 N 558 に記載されており、12 セクションで構成され、1003 項目が含まれています。

それらのすべてが起業家活動に関連しているわけではないため、組織や個人の起業家が持つ必要がある必要最小限の書類を手荷物にチェックすることをお勧めします。

組織および個人起業家の登録書類

実際に法人の生活が始まる、または個人による個人起業家の地位の取得に必要な書類から始めましょう。組織の登録書類のリストは、個人の起業家のものよりも明らかに多くなります。

。今日はこれだけです。憲章に変更が加えられた場合は、「___日付の憲章の新版が採用されたため無効です」という注記を付けて以前の版を保管することをお勧めします。
またはLLCの設立について。ここですべてが明らかです - この文書は法人を設立するという創設者の意志の表現です。
。リストには、各参加者に関する最新情報 (個人または組織のパスポートデータ)、各参加者のシェアの規模と価値、支払いに関する情報が含まれている必要があります。会社自体が所有する株式がある場合は、その情報も表示されます。
法人または個人起業家の州登録証明書。
税務当局への登録証明書（個人起業家およびLLCの場合）。
法人の統一州登録簿 (LLC の場合) または個人起業家の統一州登録簿 (個人起業家の場合) のエントリーシート。 2013 年 7 月以降、州登録の確認は、法人の統一州登録簿 (または個人起業家の統一州登録簿) のエントリーシートとなります。以前は、この文書は「入国証明書」と呼ばれていました。法人国家統一登録簿 (USRIP) からの抜粋に関しては、保存する必要はありません。通常は銀行、公証人、取引相手などです。 1 か月以内の抽出物を要求するため、必要に応じて毎回抽出物を入手する必要があります。
統計コードに関する情報が記載されたレター (個人起業家および LLC 向け)。この情報は、統計当局に個人的に連絡することなく、ロススタットの公式ウェブサイトのフォームを通じて入手できます。統計コードを見つけることができます。コードが記載されたページをサイトから印刷するだけです。銀行でもこのような書類を受け付けていますが、ご希望の場合は、地域の統計当局の印が押された公的書類を受け取ることもできます。

法的住所を確認する組織の文書

銀行口座を開設する際、銀行は顧客組織に「法人の所在地およびその恒久的な管理機関の所在に関する情報」を要求します。組織の確認には、次の文書を使用できます (オプション)。

LLC が所在する建物の所有権証明書 (所有者が創設者の場合);
賃貸人が認証した賃貸契約書および建物の引受・譲渡証明書、および建物の所有権証明書のコピー。
自宅の住所で LLC を登録することに対する所有者の同意と、建物の所有権証明書のコピー。

このような書類は、税務当局 (LLC の最初の登録時およびその後の法人国家統一登録簿への変更時) およびライセンス当局からも要求されます。個人起業家の場合、住所を確認する特別な書類はありません。パスポートの登録のコピーで十分です。

特定の種類の活動について、組織および個人起業家の文書の許可

これは、政府サービスからの追加書類を必要とする次のような種類の活動を指します。

のライセンス;
（建設会社向け）。
活動開始届を提出したことの確認（2008年12月26日法律第294-FZ第8条に規定する場合）。
SES および州消防局からの許可 (店舗、ケータリング施設、ホテル向け)。
貴社の製品やサービスなどに対して発行される証明書。

組織および個人起業家の会計および報告文書

会計と報告は会計と税務の場合があります。一方が他方とどのように異なるかを知ることができます。ここでは、会計は組織にのみ義務付けられており、税務会計はすべての納税者（LLCおよび個人起業家を含む）によって実行されるという事実に限定します。これに基づいて、組織の文書リストは、財務諸表のため、個人起業家の文書リストよりもはるかに重要です。

組織の会計書類へ含む：

会計記録簿（総勘定元帳、注文仕訳帳、記念注文書、取引仕訳帳、売上高および累計計算書、会計帳簿、在庫リストなど）。
会計諸表（貸借対照表、損益計算書、注記）
作業勘定科目表。
会計方針。
会計問題に関する対応。

税務会計に関する書類（組織と個人起業家の両方によって実施されます）には次のものが含まれます。

税金還付;
収入と支出の会計帳簿;
請求書;
本や販売本の購入。
将来の期間に繰り越された税金損失を確認する文書。
連邦税務局との和解文書および予算との和解状況の証明書。

ドキュメンテーション	保存期間
登録書類	常に
ライセンスと適合証明書	常に
年次財務諸表	常に
会計四半期報告書
月次会計報告書
会計台帳、勘定科目表、会計方針、会計上の問題に関する対応
一次会計書類、書籍、雑誌
税金の計算や納税のための会計・税務会計データ、収入や支出の確認書類、税金の支払い（源泉徴収）など
税金還付
簡易課税制度のKUDiR	常に
社会保険基金への年次給与明細	常に
社会保険基金の四半期給与明細
年金保険の保険料の申告と計算
契約書及びそれに関連する書類（リース及び担保を除く）
中国共産党関連文書
労働安全文書
雇用契約
組織のリーダーの個人ファイル	常に
従業員の個人ファイル
従業員の個人カード
採用されなかった人の書類（フォーム、申請書、履歴書）
従業員の個人文書の原本（勤務簿、卒業証書、証明書）	要求に応じて、請求されていない - 75 年
書籍、雑誌、人事記録カード

組織や個人の起業家の文書をどこに保管するか?

文書が少ない場合、最も簡単な方法は独自のアーカイブを作成することです。金庫 (耐火キャビネット) に保管するか、アーカイブ用に別の部屋を割り当てます。法律はアーカイブの設計に関する特定の要件を規定していませんが、重要なことは文書を収集し保管するという機能を果たすことです。

過去 3 年間の文書、および業務上常に必要とされる文書 (ほとんどの場合、登録) は、いわゆる運用アーカイブを構成するため、長期保存のために保管されません。 5 年以内に保管された文書は、保管期間が終了したら、焼却するかシュレッダーで切断して破棄しなければなりません。

有効期限が 5 年を超えるその他の書類は寄託する必要があります。これを行うために、これらは 1 冊あたり 250 枚以下の冊数でファイルされます。巻の各シートには番号が付けられ、社内目録と表紙が作成されます。文書を保管するために専門のアーカイブ組織に転送することもできますが、文書の数が多い場合にはこれは当然のことです。

組織および個人起業家の文書の安全性に対する責任

上記の書類が存在しないと起業活動が非常に困難になる（または不可能になる）ため、まず第一にビジネスマン自身の利益のために上記の書類を保管する必要があります。しかし、罰金の形での罰則も法律で規定されています。

したがって、ある課税期間中に主要な書類が存在しなかった場合、役人には1万ルーブルの罰金が課せられ、これが課税標準の過小評価につながる場合、罰金は少なくとも4万ルーブルとなります。

書類を紛失した場合はどうすればよいですか? 紛失した登録書類（州登録証明書および税務登録証明書）または憲章は、税務署に申請書を提出して複製証明書または憲章のコピーを発行することで復元できます。

組織や個人の起業家の会計書類や人事書類が紛失した場合、その理由を調査するために委員会を設立する必要があります。文書盗難の事実は警察の証明書によって確認されなければなりません。自然災害 - 非常事態省からの証明書。浸水 - 住宅局の証明書など

次に、保管期限が切れていない文書を復元する必要があります。税金の計算と支払いに関する書類については税務署に、基金への寄付金の支払いについてはそれぞれ税務署に問い合わせる必要があります。銀行から口座明細のコピーと支払書類のコピーを入手できます。取引相手に連絡して、契約書、法律書、納品書、請求書のコピーの送信を依頼できます。

人事記録は、所有形態、活動内容、従業員数に関係なく、どの企業でも必要です。これを有能かつ専門的に実施するには、労働法に精通し、法律の変更を監視し、人事記録管理の分野のスキルを持っている必要があります。

人事会計とは何ですか?なぜ必要ですか?

すべての企業の活動に不可欠な部分は人事記録です。これは、組織の従業員の登録、会計、移動の監視に関して法律で規制されている作業を表します。

人事活動には以下の登録が含まれます。

従業員の接待。
解雇;
水平方向（部門間の異動）と垂直方向（キャリア成長など）の動き。
出張;
病気休暇。
タイムシート;
休暇（年次休暇、無給休暇、妊娠休暇など、あらゆる種類の休暇）
従業員ごとの個人カードなど

人事会計には次のものも含まれます。

軍事記録の維持。
労働関係の規制。
さまざまな命令や指示の作成と登録（たとえば、従業員の雇用、報酬など）。
労働組織やその他の問題。

すべての文書は、必要な規範と規則に従ってのみ作成されます。統一されたフォームもあれば、企業自体にインストールされるフォームもあります。

人事記録を適切に整理することで、会社の多くの問題や課題が解決されます。もちろん、微妙な違いは何千もありますが、すべての企業に当てはまる基本的なポイントがあります。

人事記録の管理をどのように組織し、誰に委託するか?

会計を整理するにはいくつかの方法があります。すべては企業の特性とマネージャーがどのような選択をするかによって決まります。最も一般的なオプション:

会社が多数の人を雇用している場合は、人事部門全体を作成する

スタッフが少ない場合は、専門家を 1 名雇うことができます。この方法の利点は、マネージャーが自分の好きなように仕事を組織し、彼自身の原則に従って規制および管理されることです。

また、採用される専門家の専門性を確認することが難しいため、完全に有能ではない人事担当者が採用されるリスクがあるというデメリットもあります。

研修に時間とお金を費やすか、別の従業員を探す必要があります。

会計を整理するためのこのオプションの利点は、ある人が推薦された場合、(おそらく) その人は本当にその仕事をしている、つまりその事件でテストされているということです。もちろん、労働条件については人事担当者と話し合って、双方にとって都合のよいものにする必要があります。

人事業務は会計士や優秀な秘書に任せる

長所: 時間とお金を節約できます。つまり、人事担当者を選ぶ必要がなく、記録を維持するためのコストもかかりません。

短所: この方法を選択した場合の主な問題は、従業員が主要な作業の後に追加の作業を実行することであり、それがエラー、ミス、ギャップ、必要な書類の単純な不足につながることです。そしてもちろん、ここでは人事記録に関する専門的な知識が重要です。そして、同じ秘書がそれらを持っている場合、この場合の合併症のリスクは最小限に抑えられます。およびその逆。

人事記録をアウトソーシング組織に委託する

良い点: すべての人事活動はアウトソーシング会社の肩にあり、アウトソーシング会社は契約に基づいてそのような責任を負います。人員問題に関して継続的かつ継続的な支援が提供されることに加え、この方法を選択するとコストが大幅に削減されます。

デメリット: 確立された真剣な会社を選ぶ必要があり、また、交流を確立し、オフィスの外で働く専門家と協力するというコンセプトを作成する必要があります。
マネージャーは、各方法の長所と短所を比較検討して、人事記録を維持するために最も便利で適切な方法を選択するだけです。

人事担当者の職務内容

人事担当者には、指示および雇用契約に従って次の責任が割り当てられます。

これは人事担当者の責任の不完全なリストであり、要件はおおよそのものです。上記以外にも（またはそれ以下）あるかもしれませんが、合計すると、これらが人事スペシャリストに必要なスキルと能力です。

人事記録: どのような書類が必要ですか?

通常、すべての企業は人事に関する次の種類の文書を持っている必要があります。

管理（個人注文および製造注文）;
作業活動の確認。
情報と計算。
内部通信。
制御および登録ログ。

一部の人事文書は企業に存在する必要があります。これらには次のものが含まれます。
PVTR (社内労働規定);

すべての文書は一定の年数保管されます。規制対象:

労働法の条文またはセクション。
国家統計委員会の決議。
連邦法およびその他の規制。

何か (指示、命令など) が利用できない場合、この事実を修正する必要があります。一般に、人事マネージャーの仕事の原則の 1 つは適時性です。日常業務が大幅に楽になり、一部の行為には法的強制力も与えられます。実際、時事問題を無視しないことが非常に重要です。そうしないと、雪だるまのように成長する傾向があります。

人事記録の整理: どのように保管し、どこから始めればよいでしょうか?

人事担当者として新しい立場に落ち着いたら、まず必須書類の監査を実施する必要があります。リストからいくつかの重要な文書が欠落していることが判明した場合 (そしてこれが発生した場合)、それらを復元する必要があります。もちろん、このような作業は一日にして成せるものではありません。

したがって、最も重要なポジションを強調表示して、そこから始める必要があります。設計の存在と正確さを確認します (また、新しい文書を修正または作成する必要があるかどうか): 人員配置スケジュール、休暇スケジュール、雇用契約、注文、労働記録の記録。

雇用契約と人事命令の記録を保管します。作業記録簿を作成します。個人カードを理解する (T-2)。地域の規制に従ってください。
重要なことは、現在のすべての書類を期限内に完了することです。労働法やオフィスワークルールに基づいて業務を行います。また、人事記録を破棄しないでください。それらの保存期間は連邦公文書館によって承認されています (「リスト…」日付 2000 年 10 月 6 日)。

労働関係の透明性のためには、すべての会計書類が必要です。人事制度は組織の従業員に安定をもたらす規範と原則を確立し、行政は人事管理に便利な条件を作ります。

会計自動化 - 1C: プログラムを使用する利点

特に大企業において、人事記録を保管することは非常に責任があり、大変な仕事です。しかし、ここでは間違いは許されません！しかし今日では、人事担当者の活動を自動化する方法があり、これにより部門の作業が大幅に促進および簡素化され、活動が合理化され、エラーのリスクが大幅に軽減されます。

1C プログラムを使用すると、法的要件に従って記録を保存できます。データベースは、従業員に関する必要な情報を確実に保管します。それが蓄積されると、作業の分析や新しい方向性の開発に役立つさまざまなレポートを作成できるようになります。たとえば、レポートは次のようになります。

スタッフの離職率。
人事統計。
労働者の移動など。

このプログラムは、人事会計のほぼすべての問題とタスクの解決に役立ちます。 1C のおかげで、企業のトップは特定の部門の現状に関する情報を入手し、分析を行い、適切な経営上の決定を下す機会を得ることができます。また、自動化により、いくつかの企業サービス (会計、人事、給与部門) の活動を同期することもできるため、作業効率が向上し、給与をタイムリーに支払うためのすべての条件が整います。

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結論

要約すると、次のことがわかります。

人事記録はあらゆる企業にとって最も重要な部分です。
会計を整理するにはいくつかの方法があります。選択はリーダー次第です。
人事担当者の職務責任は、指示書と雇用契約によって決まります。
すべての会社に存在しなければならない人事業務に関連する文書のリストがあります。そして、これらの書類を確認することから、人事部門でのキャリアを始める必要があります。
記録を自動化すると、記録の保持がはるかに簡単になります。

人事記録は、企業の正常かつ効率的な運営の中核です。したがって、その管理は全責任を持って行われなければなりません。

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