Kādu dokumentu uzturēšana organizācijā nav obligāta. Nepieciešami dokumenti personālam. Kā organizēt un kam uzticēt personāla uzskaiti
Ir trīs veidi, kā reģistrēt dokumentus:
- visvienkāršākais - žurnālos;
- progresīvāks - izmantojot kartotēku;
- progresīvākais, ērtākais un ātrākais – ar atbilstošu datorprogrammu palīdzību.
Personāla dokumentu reģistrāciju var veikt tikai, izmantojot žurnālus, jo darba strīda gadījumā tiesa vai valsts darba inspekcija var neatzīt datorreģistrāciju.
Visiem reģistrācijas žurnāliem (tāpat kā grāmatvedības grāmatām) jābūt aizsargātiem pret arestu un pielikumiem: lapām jābūt numurētām ar pildspalvu (nevis zīmuli), žurnālam jābūt sašūtam un aizzīmogotam, apliecinātam ar organizācijas vadītāja parakstu un par tā uzturēšanu atbildīgā persona. Tikai šajā gadījumā tas var kalpot kā pierādījums. HR uzskaite un grāmatvedība tiek glabāta, lai:
- reģistrē dokumentus un piešķir tiem kārtas numurus;
- organizēt personāla un to kustības uzskaiti (pieņemšana darbā, pārcelšana, atvaļinājums, atlaišana);
- izveidot uzskaiti par dokumentiem, kas darbiniekiem tiek izsniegti pret saņemšanu un netiek glabāti organizācijā (sertifikāti, sertifikāti);
- atvieglotu nepieciešamo dokumentu atrašanu nākotnē.
Personāla dokumentu reģistrācijas žurnāli, kas jāuztur organizācijā
- Darba līgumu reģistrācijas žurnāls.
- Personisko karšu reģistrācijas žurnāls.
- Darbinieku personas lietu reģistrācijas žurnāls (ja tās tiek uzturētas organizācijā).
- Pasūtījumu reģistrācijas žurnāli (instrukcijas).
Tā kā pasūtījumi (instrukcijas) personālam ir sadalīti pēc glabāšanas termiņiem divos masīvos - “75 gadi EPC” un “5 gadi”, personāla dienestiem šie dokumenti jāveido dažādās lietās un jāreģistrē atsevišķi. Reģistrējot pasūtījumus (instrukcijas) personālam ar glabāšanas laiku “EPC 75 gadi” (pieņemšana, nodošana, atlaišana utt.), tiem tiek piešķirti kārtas numuri, pievienojot burtu apzīmējumus “k” vai “l/s” , piemēram: “pasūtījums Nr.1-k” vai “Nr.5-l/s”.
Pasūtījumiem (instrukcijām) ar derīguma termiņu “5 gadi” (parastās un izglītības atvaļinājumi, sodi u.c.) ir reģistrācijas numuri ar citu burtu, piemēram, “o”: “pasūtījums Nr. 1-o”.
Katrā gadījumā pasūtījumi (instrukcijas) tiek sakārtoti pēc numuriem un publicēšanas datumiem. Ja lietā ir liels dokumentu apjoms (virs 250 loksnēm), lietas ar pasūtījumiem (instrukcijām) tiek sadalītas sējumos (1.sējums, 2.sējums) utt. uz katra sējuma vāka norādot tajā ietverto pasūtījumu (instrukciju) numurus un termiņus.
- Aktu reģistrācijas žurnāls (par atteikumiem iepazīties ar dokumentiem, darba kavējumiem, iekšējo darba noteikumu pārkāpumiem utt.).
Izvēles žurnāli
Pēc izvēles tiek glabāti darbinieku izziņu, ziņojumu un paskaidrojumu žurnāli, kas saistīti ar personāla darbu. Šādi žurnāli atvieglo strīdu un nesaskaņu risināšanas procesu.Grāmatvedības grāmatas ir nepieciešamas, lai ierakstītu:
- virsstundu darbs;
- ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma izmantotās un neizmantotās dienas;
- darbiniekiem nodrošinātais atvaļinājums utt.
Daudzos gadījumos Darba kodekss paredz, ka darbinieki par noteiktu notikumu iestāšanos ir jābrīdina ne vēlāk kā tajā noteiktajā termiņā. Tādēļ ir ieteicams saglabāt brīdinājuma failu (papīra vai elektronisku) šādiem notikumiem:
- par pārbaudes perioda beigām. Saskaņā ar Art. Saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa 71. pantu darbiniekus, kuri neiztur pārbaudi, var atlaist tikai tad, ja viņi par to ir rakstiski brīdināti, norādot iemeslus, vismaz trīs dienas iepriekš;
- par darba līguma termiņa beigām. Saskaņā ar Art. Saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa 79. pantu darba devējam vismaz trīs dienas pirms atlaišanas rakstiski jābrīdina darbinieks par darba līguma termiņa beigām;
- ikgadējā apmaksātā atvaļinājumā. Saskaņā ar Art. Saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa 123. pantu darbinieks ir jāpaziņo par atvaļinājuma sākuma laiku ne vēlāk kā divas nedēļas pirms tā sākuma. Lai to izdarītu, tiek izdots rīkojums par ikgadējā atvaļinājuma piešķiršanu, un darbinieka paraksts, kas apliecina iepazīšanos ar to, kalpos kā brīdinājums.
Organizācija pati izlemj, kādi žurnāli tai ir jāglabā, pamatojoties uz tās īpašībām un vajadzībām.
Reģistrācijas žurnāls
Pirms sākt veidot vāku, jāizlemj, kā tiks sakārtotas žurnāla lapas – vertikāli vai horizontāli. Vertikālais izkārtojums ir piemērots žurnāliem ar nelielu kolonnu skaitu, un horizontālais izkārtojums tiek izmantots, ja žurnāla lapā jāatspoguļo daudz dažādas informācijas.Tādējādi slimības lapu reģistram var būt vertikāls (portrets) lapu izkārtojums, jo tajā jāatspoguļo tikai informācija par darbinieku, slimības lapas numurs, ilgums un ārstniecības iestādes nosaukums. Un darbinieku pārcelšanas reģistrācijas žurnālu labāk izveidot albuma formā, jo tajā vienā lapā jāieraksta darbinieka iepriekšējās un jaunās darba vietas, viņa amata vecie un jaunie nosaukumi.
Vākam labāk izmantot biezu A4 formāta papīru. Uz tā, izmantojot datoru, rakstāmmašīnu vai manuāli, ierakstiet organizācijas nosaukumu, vārdu "žurnāls" vai "grāmata" un žurnāla (grāmatas) nosaukumu, zemāk ir divas rindas sākuma datumam un beigu datumam. žurnāla (grāmatas). Varat izveidot vienotu veidlapu un izmantot to visu žurnālu vāku izgatavošanai. Forma varētu būt, piemēram, šāda:
Tālāk jums ir jāsadala žurnāls kolonnās (labāk ir attēlot visas lapas vienlaikus). Lai aizsargātu dokumentu no izņemšanas un pievienošanas, visas žurnāla lapas ir numurētas, žurnāls ir šņorēts un aizzīmogots. Žurnālu apliecina ar personāldienesta vadītāja, ģenerāldirektora vietnieka personāla attiecību jautājumos vai ģenerāldirektora parakstu.
Uzmanību! Darba grāmatiņu un ieliktņu aprites uzskaites grāmatiņu apliecina tikai organizācijas vadītājs.
Žurnālā jānorāda par žurnāla uzturēšanu atbildīgā persona un jābūt tās parakstam. Parakstu var ievietot uz vāka (priekšpusē vai aizmugurē), vai žurnāla pēdējā lappusē, vai katrā lappusē.
Ja, aizpildot žurnālu, tika pieļauta kļūda, varat to labot vienā no šiem veidiem:
1. Nepareizais ieraksts ir glīti izsvītrots ar vienu rindiņu, un zemāk, tajā pašā ailē, tiek veikts pareizais ieraksts. Ailē “Piezīmes” (ja šī aile ir žurnālā) tiek izdarīts ieraksts: “Labots ailē tā un tā”, un zemāk ir paraksts ar atšifrējumu un datumu saskaņā ar šādu piemēru:
2. Ja žurnālā nav kolonnas “Piezīmes”, varat izmantot procedūru, kas tiek izmantota nepareizu ierakstu labošanai darba grāmatā. Tajā pašā ailē, kur tika pieļauta kļūda, nekas nav izsvītrots, zem nepareizā ieraksta ir rakstīts: “Ieraksts par numuru tā un tā nav nederīgs” un tiek izdarīts pareizs ieraksts.
Kamēr nav aizpildītas visas grāmatvedības žurnāla lapas, to glabā darbinieks, kurš to uztur. Kad visas žurnāla lapas ir aizpildītas, uz vāka tiek norādīts beigu datums un žurnāls tiek nodots organizācijas arhīvā.
Ir svarīgi, lai katram darbiniekam būtu dokumentāri pierādījumi par viņa darba aktivitāti uzņēmumā. Pirmkārt, tas var palīdzēt apstiprināt darba stāžu. Jo tas ir lielāks, jo lielāks ir slimības atvaļinājuma maksājums, un turpmāk - pensijas apmērs. Noslēdzot darba attiecības, sastādīto obligāto personāla dokumentu saraksts ir šāds:
- darba līgums. Informāciju par līguma sastādīšanu skatīt materiālā;
- Nodarbinātības vēsture. Par aizpildīšanas noteikumiem rakstījām rakstā;
- medicīniskā grāmata. Tas ir nepieciešams, ja darbinieka darbs saistīts ar kaitīgiem vai bīstamiem darba apstākļiem. Par to jūs uzzināsit, sekojot saitēm;.
- izglītības dokumentus, lai noteiktu, vai topošā darbinieka izglītība atbilst prasībām. Aicinām arī iepazīties ar materiālu, kā noguldīt;
- saskaņā ar formu T-1;
- darbinieka personas karte (veidlapa T-2). Šīs veidlapas veidlapu var atrast mūsu rakstā.
Neaizmirstiet, ka katrs jaunais darbinieks ir jāiepazīstina ar viņa parakstu un savlaicīgi jāapmāca!
Dokumenti darba procesā
Nodarbinātības laikā darbinieks var tikt pārcelts uz jaunu amatu. Šajā gadījumā tiek sastādīti šādi dokumenti:
- rīkojums, uz kura pamata darbinieks tiek pārcelts (veidlapa T-5). Jūs varat redzēt, kā izskatās šīs veidlapas aizpildīšanas paraugs;
- papildu vienošanās. Piemēram, kad vai .
Lai atbrīvotu darbinieku atvaļinājumā, darba devējs izdod rīkojumu par atvaļinājuma piešķiršanu, kas noformēts veidlapā T-6. Uzziniet, kā to aizpildīt rakstā. Aicinām arī iepazīties ar informāciju par pieteikšanos.
Dokumenti pēc atlaišanas
Lai dokumentētu darba līguma izbeigšanu, ir nepieciešami šādi dokumenti:
- atkāpšanās vēstule (ja darbinieks pēc savas iniciatīvas nolēma pamest uzņēmumu). , lasiet mūsu tekstā;
- atlaišanas līgums. Aicinām iepazīties ar, kā arī līguma laušanu;
- atlaišanas rīkojums, kas sastādīts veidlapā T-8 vai T-8a (ja tiek izbeigts līgums ar vairākiem darbiniekiem). Par aizpildīšanas noteikumiem varat uzzināt no materiāla.
Vietējie akti
Jebkurš uzņēmums var pieņemt savus vietējos noteikumus, kuriem nevajadzētu būt pretrunā ar Krievijas Federācijas likumiem. Šādu dokumentu mērķis ir uzlabot darba apstākļus un paaugstināt disciplīnas līmeni uzņēmumā. Vietējo aktu neesamība, kā arī to nepareiza izpilde var radīt nelabvēlīgas sekas darba devējam. Kādi obligātie personāla dokumenti ir jāsagatavo organizācijā:
- personāla tabula (veidlapa T-3). Sīkāk rakstā “;
- , uz kuras pamata tiek uzraudzīts nostrādāto stundu skaits un algu aprēķini (veidlapas T-12 un T-13) u.c.
Šie obligātie dokumenti noteikti ir jāpieņem lielo organizāciju vadībai, jo tie liek pamatu darba attiecībām.
Mikrouzņēmumi var atļauties vienkāršotu personāla uzskaiti. Viņiem ir atļauts izmantot standarta darba līgumu.
Atbildība par personāla dokumentācijas nepareizu uzturēšanu
Pareiza un savlaicīga personāla dokumentu sagatavošana ir tiešs darba devēja pienākums. Ja obligātie personāla dokumenti nav pareizi aizpildīti, viņu var saukt pie atbildības.
Var izdalīt šādas sodīšanas metodes, kas saistītas ar biroja darbu personāla sektorā:
- paredzētie disciplinārsodi Art. 193 Krievijas Federācijas Darba kodekss, kura maksimālais pasākums ir atlaišana;
- saskaņā ar Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodeksa noteikumiem - normas saukšanai pie administratīvās atbildības par dokumentu trūkumu ir atspoguļotas Art. 5.27., 5.27.1. Administratīvo pārkāpumu kodekss.
Turklāt:
- Art. 13.20 Administratīvo pārkāpumu kodekss soda 300-500 rubļu apmērā. amatpersonām par dokumentu glabāšanas noteikumu pārkāpšanu;
- Art. 5.39 uzliek naudas sodu 1000-3000 rubļu apmērā. pret atbildīgajām personām par pieprasītās personāla uzskaites informācijas nesniegšanu darbiniekam, piemēram, par atteikšanos izsniegt darba grāmatiņas kopiju.
Saskaņā ar Krievijas Federācijas Kriminālkodeksu:
- Art. Krievijas Federācijas Kriminālkodeksa 137. pants paredz sodu ar naudas sodu līdz 350 000 rubļu. vai koriģējošais darbs, lai izplatītu personas informāciju par darbinieku;
- Art. Krievijas Federācijas Kriminālkodeksa 183. pants piemēro pasākumus komercnoslēpumu izpaušanas gadījumā.
Izsakiet savu viedokli par rakstu vai uzdodiet ekspertiem jautājumu, lai saņemtu atbildi
Piešķirt dokumentiem juridisku spēku
* instrukcijas personāla lietvedības pārvaldīšanai
* personāla dienesta failu sagatavošana pārsūtīšanai uz organizācijas arhīvu, glabāšanas periodi
* darba devēja atbildība par personāla uzskaites kārtošanas prasību pārkāpšanu
Personāla dokumentācijas galvenais mērķis ir nodrošināt lielāku darba attiecību caurskatāmību. Visa personāla dokumentācijas sistēma nosaka noteiktus noteikumus, saskaņā ar kuriem darbiniekiem tiek garantēta stabilitāte, un administrācijai ir vieglāk vadīt personālu. Precīzākais tiesību un pienākumu loka regulējums, izmantojot personāla dokumentus, atbilst abu darba attiecību pušu interesēm.
Vietējo noteikumu sastāvā, kas ir obligāti katram darba devējam saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa normu interpretāciju, ietilpst:
· Personāla tabula (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 57. pants);
· Iekšējie darba noteikumi (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 56., 189., 190. pants);
· Dokumenti, kas nosaka darbinieku personas datu apstrādes kārtību, viņu tiesības un pienākumus šajā jomā (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 86., 87., 88. pants);
· Maiņu darba laikā katrai darbinieku grupai jāstrādā noteiktajā darba laikā saskaņā ar maiņu grafiku (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 103. pants);
· Atvaļinājumu grafiks (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 123. pants);
· Darba aizsardzības noteikumi un instrukcijas. Darba devējam ir pienākums nodrošināt drošus apstākļus un darba aizsardzību, darba aizsardzības noteikumi un instrukcijas ir jāizstrādā un jāpaziņo darbiniekiem pret parakstu (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 212. pants).
Šie personāla dokumenti ir vieni no tiem, kurus galvenokārt pārbauda federālie darba inspektori.
Maiņu grafiks Art. 103 Krievijas Federācijas Darba kodekss Obligāti, ja ir maiņu darbs
Personāla dokumentācija
Tas tiek veidots personāla nodaļai pildot savus pienākumus dokumentēt darbu ar personālu. Personāla dokumentācija vienmēr ir “piesieta” konkrētam darbiniekam un atspoguļo viņa amata (profesijas) specifiku, darba apstākļus, darba rezultātus utt.Šāda veida dokumentācijā ietilpst:
administratīvie dokumenti, dokumenti, kas apliecina darbinieka darba darbību;
informācijas un norēķinu dokumenti;
oficiāla iekšējā sarakste;
uzskaites un dokumentu reģistrācijas žurnāli (grāmatas).
Katrā no šīm grupām iekļautajiem dokumentiem ir savas īpašības. Tie ir paredzēti dažādiem mērķiem un tiek izstrādāti, apstiprināti un ieviesti dažādos veidos.
Administratīvie dokumenti
Darba aktivitāti apliecinoši dokumenti
Informācijas un norēķinu dokumenti
Iekšējā oficiālā sarakste
Grāmatvedības un reģistrācijas žurnāls (grāmatas).
Pasūtījumi personālam:
Par pieņemšanu darbā
- par atlaišanu
- par tulkošanu
- par virzienu uz
biznesa ceļojums
- par atvaļinājuma piešķiršanu
- par iedrošinājumu
-par disciplinārsoda uzlikšanu
Rīkojumi par galvenajām darbībām
Darba ieraksti
- darba līgumi un to grozījumi
- personāla rīkojumu kopijas
Darbinieku personīgās kartes
- darbinieku personīgās lietas
- laika uzskaite
Darbinieka paziņojums
- biroja piezīmes
- skaidrojošs
- pārstāvniecība
Darba līgumu reģistrācija
- rīkojumu par darbinieku uzņemšanu, pārcelšanu un atlaišanu reģistrācija
- atvaļinājuma rīkojumu reģistrācija
- pasūtījumu reģistrācija darbinieku komandējumiem
- ceļošanas apliecību reģistrācija
- dienesta uzdevumu reģistrācija
- vietējo noteikumu reģistrācija
- grāmata darba grāmatu un to ieliktņu kustības ierakstīšanai
- rīkojumu par stimulēšanu un disciplinārsodu uzlikšanu reģistrācija
- sertifikātu izsniegšana personālam
- slimības atvaļinājuma uzskaite
Administratīvie dokumenti
Šāda veida iekšējie dokumenti ietver vadītāja rīkojumus un norādījumus. Ar viņu palīdzību organizācijas vadītājs īsteno šīs organizācijas statūtos paredzētās pilnvaras vadīt organizāciju.Uzņēmuma pirmā virsnieka ordeņi ir sadalīti divās neatkarīgās grupās.
Pirmā grupa - rīkojumi par organizācijas pamatdarbību (par ražošanas jautājumiem, par organizācijas personāla tabulas apstiprināšanu, norādījumi par personāla uzskaites kārtošanu, sertifikācijas procedūrām).
Otrais ir rīkojumi personālam (par pieņemšanu darbā, par atlaišanu, pārcelšanu uz citu darbu, par atvaļinājumu piešķiršanu, par stimuliem un disciplinārsodiem).
Pirmajā grupā iekļautie dokumenti aptver organizācijas darbību kopumā, tie attiecas uz personāla dienesta darbu tikai netieši.
Otrajā grupā ietilpst dokumenti, kas tieši saistīti ar darbinieku darba aktivitātēm.
Daudzi no šiem dokumentiem tiek uzturēti saskaņā ar Krievijas Valsts statistikas komitejas apstiprinātu standarta veidlapu.
Dokumenti, kas apliecina darbinieka darba aktivitāti
Šādi dokumenti ietver:- Nodarbinātības vēsture,
- darba līgums,
- darba apliecība,
- rīkojumu par pieņemšanu darbā un atlaišanu kopijas.
Šo dokumentu mērķis ir pēc iespējas precīzāk atspoguļot darbinieka darba pieredzi. Fakts ir tāds, ka darba stāžs (vispārējais darbs vai apdrošināšana) ir svarīgs gan darbinieka turpmākajai pensijas nodrošināšanai, gan pagaidu invaliditātes pabalstu piešķiršanai viņam darba laikā.
Pamatojoties uz citu darba devēju rīkojumu kopijām, darbinieka darba grāmatiņā tiek ievadīti ieraksti par nepilnu darba laiku, kā arī tiek sastādīts darba grāmatiņas dublikāts.
Informācija un norēķinu dokumenti
Informāciju un norēķinu dokumentus personāla dienests uztur, lai reģistrētu darbinieku personas datus un nodrošinātu ar viņu darba aktivitātēm saistīto informāciju.Tie ietver:
- darbinieka personiskā karte,
- personāla grafiks,
- laika uzskaite,
- Personīgās lietas.
Arī lielākajai daļai šo dokumentu forma ir vienota.
Iekšējā oficiālā sarakste
Iekšējā sarakste organizācijā tiek izmantota, lai dokumentētu visus personāla lēmumus. Piemēram, lai sauktu darbinieku pie disciplināratbildības, ir jāsaņem darbinieka paskaidrojums.
Ja mēs runājam par darbinieka apbalvošanu, viņa tiešais priekšnieks nosūta organizācijas vadītājam priekšlikumu par darbinieku apbalvošanu.
Ar iekšējās oficiālās sarakstes palīdzību notiek arī oficiāla viedokļu apmaiņa starp organizācijas amatpersonām, starp amatpersonām un organizācijas vadību.
Uzskaites un kontroles žurnāli
Organizācijā tiek uzturēti reģistrācijas žurnāli (grāmatas), lai reģistrētu personāla dokumentāciju (personāla rīkojumus, darba grāmatiņas, personas lietas, personas apliecības). Pareiza dokumenta ierakstīšana (ar konkrētu piešķirtu numuru un atzīmi uz reģistrācijas datuma) piešķir tam juridisku spēku (pierādīšanas spēku), ar kura palīdzību darba devējs var droši uzvarēt darba strīdā ar darbinieku.
Personāla nodaļa reģistrē dokumentus par personālu un izmanto šādas reģistrācijas veidlapas vai arī tās uztur citas pilnvarotas personas:
- darba līgumu reģistrācijas žurnāls;
- darbinieku uzņemšanas, pārcelšanas un atlaišanas rīkojumu žurnāls;
- atvaļinājuma piešķiršanas rīkojumu žurnāls;
- darbinieku komandējumu pasūtījumu žurnāls;
- ceļojumu apliecību reģistrācijas žurnāls;
- darba uzdevumu žurnāls;
- vietējo noteikumu reģistrācijas žurnāls;
- grāmata darba grāmatu un to ieliktņu kustības fiksēšanai;
- čeku un izdevumu grāmatiņu darba grāmatiņu veidlapu ierakstīšanai un ieliktni tajā;
- rīkojumu par stimuliem un disciplinārsodu uzlikšanu reģistrācijas žurnāls;
- personāla sertifikātu izsniegšanas žurnāls;
- slimības atvaļinājuma žurnāls;
- žurnāls nelaimes gadījumu darbā uzskaitei.
Dažu žurnālu un grāmatu veidlapas apstiprina oficiālas institūcijas, savukārt citas veidlapas izstrādā pati organizācija.
Piemēram, ar Krievijas Darba ministrijas 2003. gada 10. oktobra rezolūciju apstiprināta grāmatas forma darba grāmatu un to ieliktņu kustības reģistrēšanai. Nr.69. Personīgo lietu žurnālam vai medicīnisko pārbaužu žurnālam nav ieteicamās formas, tāpēc to izstrādā pati organizācija pēc saviem ieskatiem.
Vai ir nepieciešami visi dokumenti?
Visi uzskaitītie organizācijas iekšējie dokumenti ir nosacīti sadalīti trīs blokos:
- obligāts,
- ieteicams,
- atkarībā no organizācijas specifikas.
Obligātie dokumenti jāvada visām organizācijām bez izņēmuma neatkarīgi no to organizatoriskās un juridiskās formas, darbības jomas un personāla skaita. Visi šie dokumenti ir tieši vai netieši nosaukti Darba kodeksā. Tādējādi nepieciešamība saglabāt iekšējos darba noteikumus izriet no Art. Krievijas Federācijas Darba kodeksa 189. un 190. pants, obligātā personāla komplektēšana - no Art. 57 Krievijas Federācijas Darba kodeksa, un dokumenti par personas datu aizsardzību tiek sagatavoti, pamatojoties uz Ch. 14 Krievijas Federācijas Darba kodekss.
Ieteicamie dokumenti kalpo, lai optimizētu darbu ar personālu. Viņi var būt vai nebūt organizācijā. Tas ir atkarīgs no izpilddirektora vai personāla vadītāja lēmuma.
Piemēram, ne katrā uzņēmumā ir speciālistu amatu apraksti vai departamentu noteikumi.
Dokumenti atkarībā no organizācijas specifikas, ir obligāti tikai noteiktiem uzņēmumiem. Tas lielākā mērā attiecas uz organizācijām ar bīstamiem darba apstākļiem. Ja organizācijā ir profesijas, kuras likumā ir klasificētas kā profesijas ar bīstamiem darba apstākļiem, tad šim uzņēmumam papildu instrukciju izstrāde kļūst obligāta. Piemēram, par apmācību, strādājot ar bīstamiem priekšmetiem, vai par periodiskām medicīniskām pārbaudēm.
Kas tieši jāiekļauj organizācijas personāla dokumentācijā? Uzņēmuma personāla dokumentācijas saraksts:
Nepieciešamo personāla dokumentu saraksts
| Dokuments | Saite uz tiesību aktiem | Kādos gadījumos tas tiek izsniegts? | ||
| Vispārīgi dokumenti | ||||
| Iekšējie darba noteikumi | Art. 189 Krievijas Federācijas Darba kodekss | Obligāti | ||
| Personāla galds | Obligāti | |||
| Darba burtnīcu kustības grāmata un ieliktņi tajās | Krievijas Darba ministrijas 2003.gada 10.oktobra rezolūcija Nr.69 | Obligāti | ||
| Amatu apraksti katram amatam saskaņā ar personāla tabulu | Vienotais tarifu un kvalifikāciju direktorijs | Obligāti, ja darba pienākumi nav reglamentēti darba līgumos | ||
| Noteikumi par darbinieku personas datiem | Art. 86 Krievijas Federācijas Darba kodekss | Obligāti | ||
| Noteikumi par darbinieku atalgojumu | Krievijas Federācijas Darba kodeksa VI sadaļa | |||
| Noteikumi par darbinieku prēmijām un materiālo stimulēšanu | Krievijas Federācijas Darba kodeksa VI sadaļa | Obligāti, ja darba līgumos nav reglamentēti algu jautājumi | ||
| Darba aizsardzības noteikumi | Krievijas Federācijas Darba kodeksa X sadaļa | Nav nepieciešams | ||
| Darba aizsardzības instrukcijas pēc profesijas | Krievijas Federācijas Darba kodeksa X sadaļa | Obligāti | ||
| Instruktāžas žurnāls (iepazīšanās ar instrukcijām) | Krievijas Federācijas Darba kodeksa X sadaļa | Obligāti | ||
| Darbinieku, kuriem tiek veikta obligātā medicīniskā pārbaude, žurnāls | Art. 69 Krievijas Federācijas Darba kodekss | Personas, kas jaunākas par astoņpadsmit gadiem, kā arī citas personas gadījumos, kas paredzēti Krievijas Federācijas Darba kodeksā un citos federālajos likumos | ||
| Atvaļinājumu grafiks | Art. Krievijas Federācijas Darba kodeksa 123. punkts, Krievijas Valsts statistikas komitejas 2004. gada 1. maija rezolūcija Nr. | Obligāti | ||
| Noteikumi par komercnoslēpumiem | 2004.gada 29.jūlija Federālais likums Nr.98-FZ “Par komercnoslēpumiem” | Obligāti, ja darba līgumā ir noteikts, ka darbiniekam jāuztur komercnoslēpums | ||
| Koplīgums | Krievijas Federācijas Darba kodeksa 7. nodaļa | Nav obligāti, noslēgts pēc pušu vienošanās | ||
| Individuālie dokumenti | ||||
| Darba līgums | Art. 16, 56, 67 Krievijas Federācijas Darba kodekss | Obligāti | ||
| Pieņemšanas darbā secība | Art. Krievijas Federācijas Darba kodeksa 68. pants, Krievijas Valsts statistikas komitejas 2004. gada 5. janvāra rezolūcija Nr. | Obligāti | ||
| Darbinieka personiskā karte | Krievijas Valsts statistikas komitejas 01.05.2004. rezolūcija Nr | Obligāti | ||
| Nodarbinātības vēsture | Art. Krievijas Federācijas Darba kodeksa 66. pants, Krievijas Federācijas valdības 2003. gada 16. aprīļa dekrēts Nr. 225 “Par darba grāmatām”, Krievijas Darba ministrijas 2003. gada 10. oktobra dekrēts Nr. 69 | Obligāti | ||
| Līgumi par pilnu atbildību | 2. un 4. pielikums Krievijas Darba ministrijas 2003. gada 31. decembra rezolūcijai Nr. 85 | Obligāti pilnas finansiālās atbildības konstatēšanas gadījumos | ||
| Rīkojums par atvaļinājuma piešķiršanu darbiniekam | Krievijas Valsts statistikas komitejas 01.05.2004. rezolūcija Nr | Obligāti | ||
| Darbinieka pieteikums bezalgas atvaļinājumam | Art. 128 Krievijas Federācijas Darba kodekss | Obligāti | ||
| Darba laika uzskaite un algas aprēķins | Krievijas Valsts statistikas komitejas 01.05.2004. rezolūcija Nr | Obligāti | ||
| Maiņu grafiks | Art. 103 Krievijas Federācijas Darba kodekss | Obligāti, ja strādā maiņu darbs | ||
Personāla dokumentācijas atjaunošana
Jauns personāla vadītājs jaunajā darbā var sagaidīt daudz pārsteigumu, un ne visi no tiem var būt patīkami. Pārbaudei var izrādīties, ka organizācijas rīcībā nav pat puse no iepriekšminētā saraksta dokumentiem, protams, visus šos dokumentus vienas dienas laikā izstrādāt, noformēt un ieviest ir gandrīz neiespējami. Nepieciešams izceltšajā sarakstā Svarīgākā un prioritārās pozīcijas un sākt tos apstrādāt.
Sāciet ar personāla tabulas un atvaļinājumu grafika sastādīšanu. Pat ja tas notiek, pārkāpjot Krievijas Federācijas Darba kodeksā noteiktos termiņus.
Pēc tam jums jāpārbauda darba līgumu esamība ar darbiniekiem, uzņemšanas un pārcelšanas rīkojumu esamība un pareiza izpilde, ieraksti darba grāmatiņās.
Saglabājiet darba līgumu žurnālus, pasūtījumu žurnālu par darbinieku pieņemšanu darbā, pārcelšanu un atlaišanu no darba jūsu organizācijā.
Sagatavojiet darba uzskaites grāmatiņu.
Tad jums ir jāsakārto savas personīgās kartes T-2 formā.
Dokuments ir datēts pēc tā izsniegšanas laika, bet dokumenta tekstā, piemēram, T-2 veidlapas kartīte, norāda reālo (konkrētajā gadījumā agrāku) saņemšanas datumu, t.i. tieši datums, kad darbinieks pieņemts darbā vai pārcelts uz citu amatu. Nosakot pieņemšanas un nodošanas datumus, varat izmantot grāmatvedības palīdzību un pieprasīt darbinieku personīgos kontus datumu saskaņošanai un precizēšanai.
Ir ļoti svarīgi neuzsākt savu pašreizējo darbu!
Aizpildiet dokumentus jaunizveidotajiem, pārceltajiem vai atlaistajiem darbiniekiem Krievijas Federācijas Darba kodeksā stingri noteiktajos termiņos un saskaņā ar visiem biroja darba noteikumiem.
Nākamajam solim vajadzētu būt vietējo noteikumu sagatavošanai, izpildei un ieviešanai.
Atcerieties, ka tas ir nopietns, ļoti atbildīgs un darbietilpīgs darbs, jo šajos dokumentos ir ietvertas darba tiesību normas (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 8. pants).
Kvalitatīvi izstrādāt un ieviest amata aprakstus pat ar nelielu personālu trīs dienās nav iespējams.
Sakārtot lietas organizācijas personāla dokumentācijā, esiet ļoti uzmanīgi, iznīcinot personāla dokumentus.
Īpaši tādiem personāla dokumentiem kā:
darba līgumi, rīkojumi par uzņemšanu, pārcelšanu, atlaišanu,
veidlapas 1-2 personīgās kartes, darbinieku personīgie konti,
personas lietu un reģistrācijas veidlapu glabāšanas laiks ir 75 gadi.
Nepieprasītās darba grāmatiņas un darba grāmatu un to ieliktņu uzskaites grāmatiņa tiek glabāta 50 gadus.
Personāla dokumentu glabāšanas termiņi ir noteikti ar 2000. gada 6. oktobrī Federālajā arhīvā apstiprināto organizāciju darbībā izveidoto standarta vadības dokumentu sarakstu, norādot glabāšanas termiņus (ar grozījumiem, kas izdarīti 2003. gada 27. oktobrī). Visi Sarakstā norādītie dokumenti jāiesniedz arhīvā.
Savas darbības laikā jebkura saimnieciskā vienība (individuālais uzņēmējs vai SIA) iegūst milzīgu skaitu dokumentu: reģistrāciju, grāmatvedību, atskaites, personālu, atļaujas, apliecinošus un apliecinošus dokumentus. Un, lai gan šis ir 21. gadsimts, un elektroniskā dokumentu pārvaldība jau sen ir integrēta biznesa praksē, dokumenti papīra formātā joprojām ir neaizvietojama vērtība. Dažu no tiem glabāšanas laiks ir 75 gadi, kā saka, rokraksti nedeg.
Mūs, protams, neuztrauc organizācijas dokumentu vēsturiskā vērtība, bet gan tas, ka nepieciešamo dokumentu trūkums, īpaši grāmatvedībai un personālam, var radīt grūtības pārbaužu izešanā un novest pie finansiālām sankcijām, citiem vārdiem sakot, , naudas sodi. Lai izvairītos no finansiāliem zaudējumiem, iesakām ik pa laikam pārbaudīt visu nepieciešamo dokumentu komplektu vai uzticēt šo pārbaudi speciālistiem:
Organizācijas dokumentu vākšanas un uzglabāšanas pienākumu nosaka 2004.gada 22.oktobra likums Nr.125-FZ “Par arhīvu lietām Krievijas Federācijā”. Saskaņā ar to organizācijām un individuālajiem uzņēmējiem ir pienākums nodrošināt arhīva dokumentu, tostarp personāla dokumentu, drošību. Arhīva dokumentu saraksts ir dots Krievijas Federācijas Kultūras ministrijas 2010. gada 25. augusta rīkojumā N 558, tas sastāv no 12 sadaļām un satur 1003 vienības.
Ne visi no tiem ir saistīti ar uzņēmējdarbību, tāpēc iesakām pārbaudīt savu dokumentālo bagāžu ar nepieciešamo minimumu, kas ir jābūt organizācijām un individuālajiem uzņēmējiem.
Organizāciju un individuālo uzņēmēju reģistrācijas dokumenti
Sāksim ar dokumentiem, ar kuriem faktiski sākas juridiskās personas dzīve vai individuālā uzņēmēja statusa iegūšana privātpersonai. Reģistrācijas dokumentu saraksts organizācijai ir ievērojami lielāks nekā individuālajam uzņēmējam:
- . Šodien šī ir vienīgā. Ja hartā ir veiktas izmaiņas, tās iepriekšējos izdevumus ieteicams glabāt ar piezīmi “nederīgs, jo pieņemts jauns hartas izdevums, kas datēts ar ___”.
- vai par LLC izveidi. Šeit viss ir skaidrs – šis dokuments ir dibinātāju gribas izpausme izveidot juridisku personu.
- . Sarakstā jābūt aktuālai informācijai par katru dalībnieku (fiziskas personas vai organizācijas pases dati), katra dalībnieka daļas lielums un vērtība, informācija par tās apmaksu. Ja ir pašam uzņēmumam piederošas akcijas, tad tiek norādīta arī informācija par tām.
- Juridiskas personas vai individuāla uzņēmēja valsts reģistrācijas apliecība.
- Reģistrācijas apliecība nodokļu iestādē (individuālajiem uzņēmējiem un SIA).
- Ierakstu lapa Vienotajā valsts juridisko personu reģistrā (SIA) vai Vienotajā valsts individuālo uzņēmēju reģistrā (individuālajiem uzņēmējiem). Kopš 2013. gada jūlija valsts reģistrācijas apstiprinājums ir ieraksta lapa Vienotajā valsts juridisko personu reģistrā (vai vienotajā valsts individuālo uzņēmēju reģistrā). Iepriekš šo dokumentu sauca par ieceļošanas apliecību. Kas attiecas uz izrakstiem no Vienotā valsts juridisko personu reģistra (USRIP), tie nav jāuzglabā. Parasti banka, notārs, darījuma partneri utt. Viņi pieprasa izrakstu, kas nav vecāks par mēnesi, tāpēc, ja nepieciešams, jums tas katru reizi jāsaņem vēlreiz.
- Vēstule ar informāciju par statistikas kodiem (individuālajiem uzņēmējiem un SIA). Šo informāciju varat iegūt, personīgi nesazinoties ar statistikas iestādēm, bet izmantojot veidlapu Rosstat oficiālajā vietnē. Jūs varat atrast savus statistikas kodus. Vienkārši izdrukājiet vietnes lapu ar saviem kodiem. Bankas arī pieņem šādu dokumentu, taču, ja vēlaties, varat saņemt arī oficiālu dokumentu ar reģionālo statistikas iestāžu zīmogu.
Organizācijas dokumenti, kas apliecina tās juridisko adresi
Atverot bankas kontu, banka no klientu organizācijas pieprasīs “informāciju par juridiskas personas un tās pastāvīgās vadības institūcijas klātbūtni vai neesamību tās atrašanās vietā”. Organizācijas apstiprinājums var būt šādi dokumenti (pēc izvēles):
- Telpu, kurās atrodas SIA, īpašumtiesību sertifikāts (ja īpašnieks ir dibinātājs);
- Nomas līgumu un telpu pieņemšanas un nodošanas aktu, kā arī iznomātāja apliecinātu telpu īpašumtiesību sertifikāta kopiju;
- Īpašnieka piekrišana reģistrēt SIA mājas adresē un telpu īpašumtiesību sertifikāta kopija.
Šādus dokumentus pieprasa arī nodokļu iestādes (sākotnējās LLC reģistrācijas un turpmāko izmaiņu laikā Vienotajā valsts juridisko personu reģistrā) un licencēšanas iestādes. Individuālajiem uzņēmējiem nav īpašu dokumentu, kas apstiprinātu viņa adresi. Pietiek ar reģistrācijas kopiju pasē.
Organizāciju un individuālo uzņēmēju atļauju izsniegšana noteikta veida darbībām
Tas attiecas uz tiem darbību veidiem, kam nepieciešami papildu dokumenti no valsts dienestiem:
- Licences ;
- (būvfirmām);
- Apliecinājums, ka esat iesniedzis paziņojumu par darbības uzsākšanu (2008. gada 26. decembra likuma Nr. 294-FZ 8. pantā noteiktajos gadījumos);
- VVD un Valsts ugunsdzēsības dienesta atļaujas (veikaliem, ēdināšanas iestādēm un viesnīcām);
- Jūsu produktiem vai pakalpojumiem izsniegtie sertifikāti utt.
Organizāciju un individuālo uzņēmēju grāmatvedības un pārskatu dokumenti
Grāmatvedība un atskaites var būt grāmatvedība un nodokļi. Jūs varat uzzināt, kā viens atšķiras no otra. Šeit mēs aprobežosimies ar to, ka grāmatvedība ir obligāta tikai organizācijām, un nodokļu uzskaiti veic visi nodokļu maksātāji (tostarp SIA un individuālie uzņēmēji). Pamatojoties uz to, organizācijas dokumentu saraksts finanšu pārskatu dēļ ir daudz nozīmīgāks nekā individuāla uzņēmēja.
Uz organizācijas grāmatvedības dokumentiem ietver:
- Grāmatvedības reģistri (virsgrāmata, pasūtījumu žurnāli, piemiņas orderi, kontu darījumu žurnāli, apgrozījuma un uzkrājumu atskaites, grāmatvedības grāmatas, inventarizācijas saraksti u.c.);
- Grāmatvedības pārskati (bilances, peļņas un zaudējumu aprēķini, paskaidrojumi);
- Darba kontu plāns;
- Grāmatvedības politika;
- Sarakste par grāmatvedības jautājumiem.
Ar nodokļu uzskaiti saistītie dokumenti(ko veic gan organizācijas, gan individuālie uzņēmēji) ietver:
- Nodokļu atmaksa;
- Ienākumu un izdevumu uzskaites grāmatiņas;
- Rēķini;
- Grāmatu un pārdošanas grāmatu iegāde;
- Dokumenti, kas apliecina nodokļu zaudējumus, kuru summa ir pārnesta uz nākamajiem periodiem;
- Saskaņošanas akti ar Federālo nodokļu dienestu un sertifikāti par norēķinu statusu ar budžetu.
DOKUMENTĀCIJA | UZGLABĀŠANAS Mūžs |
Reģistrācijas dokumenti | pastāvīgi |
Licences un atbilstības sertifikāti | pastāvīgi |
Gada finanšu pārskati | pastāvīgi |
Grāmatvedības ceturkšņa atskaites | |
Ikmēneša grāmatvedības pārskati | |
Grāmatvedības reģistri, darba kontu plāns, grāmatvedības politikas, sarakste par grāmatvedības jautājumiem | |
Primārie grāmatvedības dokumenti, grāmatas un žurnāli | |
Grāmatvedības un nodokļu uzskaites dati nodokļu aprēķināšanai un nomaksai, ienākumus un izdevumus apliecinoši dokumenti, kā arī nodokļu samaksa (ieturēšana) | |
Nodokļu atmaksa | |
KUDiR par vienkāršotu nodokļu sistēmu | pastāvīgi |
Ikgadējās algas lapas Sociālās apdrošināšanas fondam | pastāvīgi |
Ceturkšņa algas lapas Sociālās apdrošināšanas fondā | |
Deklarācijas un aprēķini apdrošināšanas iemaksām pensiju apdrošināšanai | |
Līgumi un ar tiem saistītie dokumenti (izņemot līzingu un ķīlu) | |
Ar CCP saistītie dokumenti | |
Darba aizsardzības dokumenti | |
Darba līgumi | |
Organizācijas vadītāju personas lietas | pastāvīgi |
Darbinieku personīgās lietas | |
Darbinieku personīgās kartes | |
Nepieņemto personu dokumenti (veidlapas, pieteikumi, CV) | |
Darbinieku personas dokumentu oriģināli (darba grāmatiņas, diplomi, sertifikāti) | pēc pieprasījuma un nepieprasītais - 75 gadi |
Grāmatas, žurnāli, personāla uzskaites kartes |
Kur glabāt organizācijas un individuālo uzņēmēju dokumentus?
Ja dokumentu ir maz, tad vienkāršākais veids ir izveidot savu arhīvu – glabājiet tos seifā (ugunsdrošā skapī) vai atvēliet arhīvam atsevišķu telpu. Likums neparedz konkrētas prasības arhīva noformējumam, galvenais, lai tas pildītu savu dokumentu vākšanas un uzglabāšanas funkciju.
Pēdējo trīs gadu dokumenti, kā arī tie, kas pastāvīgi nepieciešami darbā (visbiežāk reģistrācijā), veido tā saukto operatīvo arhīvu, tāpēc tie netiek glabāti ilgstošai glabāšanai. Ne ilgāk kā piecus gadus glabātie dokumenti, beidzoties glabāšanas termiņam, jāiznīcina, sadedzinot vai sagriežot smalcinātājā.
Pārējie dokumenti, kuru derīguma termiņš pārsniedz piecus gadus, ir jānodod glabāšanā. Lai to izdarītu, tie tiek iesniegti sējumos, kuros vienā sējumā ir ne vairāk kā 250 lapas. Katra sējuma lapa ir numurēta, tiek sastādīts iekšējais inventārs un vāks. Dokumentus var arī nodot glabāšanā specializētām arhīvu organizācijām, taču tas ir loģiski, ja to ir liels skaits.
Atbildība par organizācijas un individuālo uzņēmēju dokumentu drošību
Iepriekš minētie dokumenti ir jāuzglabā, pirmkārt, paša uzņēmēja interesēs, jo to neesamība ļoti apgrūtina (vai pat neiespējamu) uzņēmējdarbību. Taču arī sodi naudas sodu veidā ir paredzēti likumā.
Tādējādi par primāro dokumentu neesamību par vienu taksācijas periodu amatpersonām tiek uzlikts naudas sods 10 tūkstošu rubļu apmērā, un, ja tas izraisa nodokļu bāzes nenovērtēšanu, naudas sods būs vismaz 40 tūkstoši rubļu.
Ko darīt, ja dokumenti ir pazaudēti? Nozaudētos reģistrācijas dokumentus (valsts reģistrācijas un nodokļu reģistrācijas apliecības) vai hartu var atjaunot, sazinoties ar nodokļu inspekciju ar iesniegumu par sertifikāta dublikāta vai hartas kopijas izsniegšanu.
Ja organizācijas vai individuālā uzņēmēja grāmatvedības vai personāla dokumenti tiek nozaudēti, ir jāizveido komisija iemeslu izmeklēšanai. Dokumentu zādzības fakts jāapliecina ar policijas izziņu; dabas katastrofas - Ārkārtas situāciju ministrijas izziņa; plūdi - izziņa no Mājokļu pārvaldes u.c.
Tālāk būs jāatjauno dokumenti, kuru glabāšanas termiņš nav beidzies. Par dokumentiem, kas saistīti ar nodokļu aprēķināšanu un nomaksu, jums jāsazinās ar nodokļu inspekciju un attiecīgi iemaksu veikšanai fondos. Bankā varat saņemt konta izrakstu kopijas un maksājumu dokumentu kopijas. Varat sazināties ar saviem darījumu partneriem ar pieprasījumu nosūtīt līgumu, aktu, pavadzīmju un rēķinu kopijas.
Personāla uzskaite ir nepieciešama jebkurā uzņēmumā neatkarīgi no īpašuma formas, darbības veida un darbinieku skaita. Lai to veiktu kompetenti un profesionāli, jums ir labi jāpārzina darba tiesības, jāuzrauga izmaiņas likumdošanā un jābūt prasmēm personāla lietvedības jomā.
Kas ir personāla uzskaite un kāpēc tā ir nepieciešama?
Katra uzņēmuma darbības neatņemama sastāvdaļa ir personāla uzskaite. Tas atspoguļo darbu, ko regulē likums par organizācijas darbinieku reģistrāciju, uzskaiti un uzraudzību.
Personāla darbības ietver reģistrāciju:
- darbinieku pieņemšana;
- atlaišanas;
- horizontālās (pārcelšana starp nodaļām) un vertikālās (piemēram, karjeras izaugsmes) kustības;
- komandējumi;
- slimības atvaļinājums;
- laika lapa;
- lapas (jebkura veida - ikgadējas, bez samaksas, par grūtniecību utt.);
- personīgās kartes katram darbiniekam utt.
HR grāmatvedībā ietilpst arī:
- militārās uzskaites uzturēšana;
- darba attiecību regulēšana;
- dažādu rīkojumu un instrukciju veidošana un reģistrēšana (piemēram, par darbinieka pieņemšanu darbā, prēmēšanu utt.);
- darba organizācija un citi jautājumi.
Visa dokumentācija tiek sagatavota tikai saskaņā ar nepieciešamajām normām un noteikumiem. Dažas veidlapas ir vienotas, citas tiek uzstādītas pašā uzņēmumā.
Kompetenta personāla uzskaites organizācija atrisina daudzas uzņēmuma problēmas un uzdevumus. Protams, ir tūkstošiem nianšu, taču ir pamata punkti, kas attiecas uz katru uzņēmumu.
Kā organizēt un kam uzticēt personāla uzskaiti?
Ir vairāki veidi, kā organizēt grāmatvedību. Viss ir atkarīgs tikai no uzņēmuma īpašībām un no vadītāja izvēles. Visizplatītākās iespējas:
Izveidojiet visu personāla nodaļu, ja uzņēmumā strādā daudz cilvēku
Un, kad personāls ir mazs, jūs varat nolīgt vienu speciālistu. Šīs metodes priekšrocības ir tādas, ka darbu vadītājs organizē tā, kā viņam patīk un tiek regulēts un kontrolēts pēc saviem principiem.
Ir arī mīnusi: ir grūti pārbaudīt pieņemtā speciālista profesionalitāti, tāpēc pastāv risks, ka darbā tiks pieņemts ne visai kompetents personāla darbinieks.
Jums būs jātērē laiks un nauda apmācībai vai jāmeklē cits darbinieks.
Šīs grāmatvedības organizēšanas iespējas priekšrocības ir tādas, ka, ja cilvēks tiek ieteikts, tad (varbūt) viņš patiešām dara darbu, tas ir, ir pārbaudīts lietā. Protams, ar šādu personāla virsnieku ir jāpārrunā darba apstākļi, lai tie atbilstu abām pusēm.
Uzticiet personāla jautājumus grāmatvedim vai labai sekretārei
Plusi: Tas ietaupa laiku un naudu. Tas nozīmē, ka nav nepieciešams izvēlēties personāla virsnieku, un nav jāmaksā par ierakstu uzturēšanu.
Trūkumi: galvenā problēma, izvēloties šo metodi, ir tāda, ka darbinieki veic papildu darbu pēc galvenā, kā rezultātā rodas kļūdas, kļūdas, nepilnības un vienkārši trūkst nepieciešamo dokumentu. Un, protams, šeit svarīgas ir profesionālās zināšanas par personāla uzskaites tēmu. Un, ja tās ir vienai un tai pašai sekretārei, tad komplikāciju risks šajā gadījumā tiek samazināts līdz minimumam. Un otrādi.
Uzticiet HR ierakstus ārpakalpojumu organizācijai
Labi: visas personāla darbības gulstas uz ārpakalpojumu uzņēmuma pleciem, kas uzņemas šādu atbildību uz līguma pamata. Papildus tam, ka tiek sniegta pastāvīga, nepārtraukta palīdzība personāla jautājumos, šīs metodes izvēle ievērojami samazina izmaksas.
Trūkumi: jāizvēlas labi izveidots, nopietns uzņēmums, kā arī jāveido mijiedarbība, jāizveido koncepcija darbam ar speciālistiem, kuri strādās ārpus biroja.
Vadītājam tikai jāizvēlas viņam ērtākais un piemērotākais personāla uzskaites veids, izsverot katras metodes plusus un mīnusus.
Personāla darbinieka darba funkcijas
HR darbiniekam saskaņā ar instrukcijām un darba līgumu tiek uzticēti šādi pienākumi:
Šis ir nepilnīgs personāla darbinieka pienākumu saraksts, prasības ir aptuvenas. Var būt vairāk par iepriekšminēto (vai mazāk), bet kopumā tās ir prasmes un iemaņas, kurām jābūt personāla speciālistam.
Personāla uzskaite: kādi dokumenti ir nepieciešami?
Parasti katram uzņēmumam ir jābūt šāda veida dokumentiem, kas attiecas uz personālu:
- administratīvie (personīgie un ražošanas pasūtījumi);
- darba aktivitātes apstiprināšana;
- informācija un aprēķini;
- iekšējā sarakste;
- kontroles un reģistrācijas žurnāli.
Uzņēmumā ir jābūt dažiem personāla dokumentiem. Tie ietver:
PVTR (iekšējie darba noteikumi);
Visi dokumenti tiek glabāti noteiktu gadu skaitu. Regulēts:
- Darba kodeksa pants vai sadaļa;
- Valsts statistikas komitejas lēmums;
- Federālais likums un citi noteikumi.
Ja kaut kas (instrukcijas, rīkojumi utt.) nav pieejams, tad šis fakts būs jālabo. Kopumā viens no personāla vadītāja darba principiem ir savlaicīgums. Tas ievērojami atvieglo ikdienas darbu un dažām darbībām pat piešķir juridisku spēku. Patiesībā ir ļoti svarīgi neatstāt novārtā aktuālās lietas. Pretējā gadījumā tie mēdz augt kā sniega bumba.
Personāla uzskaites organizēšana: kā to glabāt, ar ko sākt?
Iekārtojoties jaunā personāla darbinieka amatā, vispirms ir jāveic obligātās dokumentācijas audits. Ja izrādās (un tas notiek), ka daži svarīgi papīri no saraksta trūkst, tad tie ir jāatjauno. Protams, vienā dienā šādus darbus veikt nebūs iespējams.
Tāpēc jums vajadzētu izcelt vissvarīgākās pozīcijas un sākt ar tām. Pārbaudiet dizaina esamību un pareizību (un, ja jums ir jālabo vai jāsastāda jauns dokuments): personāla grafiks, atvaļinājumu grafiks, darba līgumi, rīkojumi, ieraksti darba uzskaitē.
Saglabājiet darba līgumu un personāla rīkojumu žurnālus. Izveidojiet darba ierakstu grāmatu. Saprast personīgās kartes (T-2). Strādājiet saskaņā ar vietējiem noteikumiem.
Galvenais ir laikus noformēt visus aktuālos dokumentus. Darbs pēc Darba kodeksa un biroja darba noteikumiem. Un neiznīciniet personāla ierakstus. To glabāšanas laiku ir apstiprinājis Federālais arhīvs (“Saraksts…” datēts ar 10.06.2000.).
Darba attiecību caurskatāmībai nepieciešami visi grāmatvedības dokumenti. Personāla sistēma nosaka normas un principus, kas nodrošina stabilitāti organizācijas darbiniekiem, un administrācijas rada ērtus apstākļus personāla vadībai.
Grāmatvedības automatizācija - 1C: priekšrocības darbam ar programmu
Personāla uzskaites kārtošana, īpaši lielā uzņēmumā, ir neticami atbildīgs un milzīgs darbs. Bet kļūdas šeit nav pieļaujamas! Bet šodien ir iespēja automatizēt personāla virsnieku darbību, kas var būtiski atvieglot un vienkāršot nodaļas darbu, efektivizēt darbības, būtiski samazinot kļūdu risku.
Izmantojot programmu 1C, varat veikt uzskaiti saskaņā ar juridiskajām prasībām. Datubāze nodrošina uzticamu nepieciešamās informācijas par darbiniekiem uzglabāšanu. Tām uzkrājoties, kļūst iespējams veidot dažādas atskaites, kas var palīdzēt analizēt darbu un izstrādāt jaunus virzienus. Piemēram, pārskati varētu būt šādi:
- personāla mainības līmenis;
- personāla statistika;
- strādnieku kustība utt.
Programma palīdz atrisināt gandrīz visas personāla uzskaites problēmas un uzdevumus. Pateicoties 1C, uzņēmuma vadītājam ir iespēja iegūt informāciju par situāciju attiecīgajā nodaļā, veikt analīzi un pieņemt pareizos vadības lēmumus. Automatizācija ļauj sinhronizēt arī vairāku uzņēmuma servisu (grāmatvedības, cilvēkresursu, algu nodaļas) darbību, kas uzlabo darba efektivitāti un arī rada visus nosacījumus savlaicīgai algu izmaksai.
Lai veiktu nodokļu auditu, izlasiet rakstu: visi nodokļu audita speciālista izvēles noslēpumi.
Secinājums
Tātad, apkopojot, mēs varam atzīmēt sekojošo:
- Personāla uzskaite ir vissvarīgākā jebkura uzņēmuma sastāvdaļa.
- Ir vairāki veidi, kā organizēt grāmatvedību. Izvēle ir vadītāja ziņā.
- Personāla darbinieka darba pienākumus nosaka instrukcija un darba līgums.
- Ir izveidots ar personāla darbu saistīto dokumentu saraksts, kam jābūt katrā uzņēmumā. Un jums vajadzētu sākt savu karjeru personāla nodaļā, pārbaudot šos dokumentus.
- Uzskaites veikšana ir daudz vienkāršāka, ja tā ir automatizēta.
Personāla uzskaite ir jebkura uzņēmuma normālas un efektīvas darbības pamatā. Tāpēc tās vadībai ir jāpieiet ar pilnu atbildību.
Saskarsmē ar
Raksti par tēmu
