आंतरिक संचलन के लिए नमूना चालान. लेखांकन में इन्वेंट्री आइटम के लिए लेखांकन: पोस्टिंग और दस्तावेज़। लेखांकन में इन्वेंट्री वस्तुओं की प्राप्ति का प्रतिबिंब
आंतरिक संचलन के लिए एक चालान एक व्यापार संगठन के भीतर इन्वेंट्री आइटम के संचलन का दस्तावेजीकरण करने के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज है।
इसे प्राथमिक दस्तावेज़ों पर लागू कई आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए जारी किया जाता है। संगठन को चालान के रूप को बदलकर या इसके निष्पादन के लिए अतिरिक्त आवश्यकताएं स्थापित करके उनका विस्तार करने का अधिकार है।
इसका उपयोग किस लिए किया जाता है और किन मामलों में इसे जारी करने की आवश्यकता है?
चालान का उपयोग एक संगठन के संरचनात्मक प्रभागों, गोदामों या भौतिक रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों के बीच विपणन योग्य उत्पादों और पैकेजिंग के हस्तांतरण को दस्तावेज करने के लिए किया जाता है। यह माल को गोदाम से गोदाम तक या गोदाम से दुकान तक ले जाना हो सकता है। आंतरिक संचलन के लिए चालान प्रबंधक के मौखिक या लिखित आदेश के आधार पर जारी किया जाता है।
इसमें कौन सा डेटा शामिल है?
आंतरिक संचलन को ध्यान में रखते हुए, किसी संगठन को अपना स्वयं का दस्तावेज़ प्रपत्र विकसित करने या एकीकृत TORG-13 प्रपत्र का उपयोग करने का अधिकार है। यदि कोई संगठन अपना स्वयं का दस्तावेज़ प्रपत्र विकसित करता है, तो उसे उद्यम के आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए और इसमें निम्नलिखित डेटा शामिल होना चाहिए:
- संगठन का नाम;
- दस्तावेज़ का शीर्षक;
- माल और सामग्री के प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी;
- हस्तांतरित माल के बारे में जानकारी (भौतिक और मूल्य के संदर्भ में इसका नाम और मात्रा)।
संकलन की विशेषताएं
संगठन के भीतर इन्वेंट्री वस्तुओं की आवाजाही के लिए दस्तावेज़ भौतिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा तैयार किया जाता है जिसके गोदाम से इन्वेंट्री आइटम जारी किए जाते हैं। दस्तावेज़ के बिना अवकाश की अनुमति नहीं है.
TORG-13 दो प्रतियों में तैयार किया गया है, और एक उस व्यक्ति के पास रहता है जिसने माल जारी किया, और दूसरा - उस व्यक्ति के पास जिसने उन्हें स्वीकार किया। निष्पादित दस्तावेज़ इन्वेंट्री आइटम को जारी करने वाले भौतिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति से बट्टे खाते में डालने के आधार के रूप में कार्य करते हैं, और इन्वेंट्री आइटम प्राप्त करने वाला विभाग उन्हें चालान के आधार पर लेखांकन के लिए स्वीकार करता है।
प्रत्येक विशिष्ट उद्यम में स्थापित नियमों के अनुसार नंबरिंग की जाती है। एक नियम के रूप में, प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ की अपनी निरंतर संख्या होती है; रिकॉर्डिंग में आसानी के लिए, दस्तावेज़ संख्या में एक अक्षर उपसर्ग जोड़ा जा सकता है।
दस्तावेज़ भरते समय, उन कॉलमों पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए जहाँ प्रेषक और प्राप्तकर्ता के नाम दर्शाए जाने चाहिए। संरचनात्मक इकाइयों को जारी करने और प्राप्त करने के नाम में त्रुटियां लेखांकन में डेटा की विकृति और लेखांकन में इन्वेंट्री और सामग्री और डेटा की वास्तविक उपलब्धता के बीच विसंगतियों का कारण बनती हैं।
इन्वेंट्री आइटम के नाम में त्रुटियों की अनुमति नहीं है।, बेहतर पहचान के लिए, रिकॉर्ड को न केवल नाम से, बल्कि एक कोड का उपयोग करके भी रखने की अनुशंसा की जाती है। यदि एक ही नाम के सामान ग्रेड में भिन्न हैं, तो बेची जा रही वस्तुओं और सामग्रियों के ग्रेड को इंगित करना आवश्यक है।
कुछ प्रकार की इन्वेंट्री वस्तुओं को माप की विभिन्न इकाइयों (उदाहरण के लिए, किलोग्राम और रैखिक मीटर में) में दर्ज किया जा सकता है। ऐसे सामान जारी करते समय, माप की उस इकाई को इंगित करना आवश्यक है जिसमें उन्हें लेखांकन के लिए स्वीकार किया गया था। जिम्मेदार व्यक्ति सभी बेची गई वस्तुओं और सामग्रियों को एक ही रूप में लाते हुए, माप की एक इकाई से दूसरी इकाई में माल स्थानांतरित नहीं कर सकता है।
बेची गई वस्तुओं की मात्रा दर्शाने वाले कॉलम आवश्यक हैं।. इन्वेंट्री आइटम को पैकेजों में स्थानांतरित करते समय, आपको एक पैकेज में टुकड़े उत्पादों की संख्या और ऐसे पैकेजों की संख्या का संकेत देना होगा। यदि वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति के पास ऐसी जानकारी है, तो माल का वजन न केवल शुद्ध, बल्कि सकल भी दर्शाया जाता है।
लेखांकन कीमतों पर इन्वेंट्री आइटम की कीमत और लागत पर डेटा भी दर्शाया गया है। मात्रा और राशि दर्शाने वाले कॉलमों को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाता है और कुल योग को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाता है। माप की विभिन्न इकाइयों में वाणिज्यिक उत्पादों की मात्रा को आपूर्ति किए गए उत्पादों की मात्रा की जांच के नियंत्रण के उद्देश्य से संक्षेपित किया गया है।
माल और कंटेनरों के सटीक नाम और मात्रा पर डेटा निर्दिष्ट किए बिना, आंतरिक आंदोलन के लिए चालान अमान्य है।
TORG-13 पर वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं जिन्होंने सामान और सामग्री जारी की और स्वीकार की। उनके पदों के नाम और हस्ताक्षर की प्रतिलिपि अवश्य बताएं।
वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर के बिना दस्तावेज़ अमान्य है. किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा चालान का समर्थन करने की अनुमति नहीं है जिसके पास ऐसा करने का अधिकार नहीं है। हस्ताक्षर करने का अधिकार संगठन के आदेश द्वारा सौंपा गया है।
एकीकृत फॉर्म में मुहर लगाने का प्रावधान नहीं है, हालांकि, यदि भौतिक रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों के पास संरचनात्मक इकाइयों में मुहरें हैं, तो अधिक नियंत्रण प्रदान करने और हस्ताक्षरों की जालसाजी को रोकने के लिए, उन्हें अतिरिक्त रूप से लगाने की सिफारिश की जाती है। मुहर का अभाव कोई उल्लंघन नहीं है जब तक कि यह संगठन के स्थानीय अधिनियम द्वारा स्थापित न किया गया हो।
क्या दस्तावेज़ को लेखांकन जर्नल में दर्ज करना आवश्यक है?
उद्यम के भीतर इन्वेंट्री आइटम की आवाजाही को दर्शाने वाले दस्तावेज़ लेखांकन जर्नल में दर्ज किए जाते हैं. आंतरिक संचलन के लिए चालान का रिकॉर्ड जारी करने वाले और प्राप्त करने वाले दोनों पक्षों के लिए प्रतिबिंबित होता है।
जर्नल का रूप मनमाना हो सकता है, लेकिन इसमें वह डेटा होना चाहिए जो आपको इसमें निर्दिष्ट दस्तावेज़ों की पहचान करने की अनुमति दे:
- दस्तावेज़ संख्या और जारी करने की तारीख;
- इकाई का नाम - इन्वेंट्री वस्तुओं की आवाजाही के लिए व्यापार लेनदेन का दूसरा पक्ष;
- चालान में दर्शाई गई इन्वेंट्री वस्तुओं की कुल मात्रा और राशि।
भौतिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति गोदाम लेखा कार्डों में इन्वेंट्री वस्तुओं की आवाजाही पर डेटा को प्रतिबिंबित करता है, और वे स्वयं रजिस्टर के अनुसार चालान उद्यम के लेखा विभाग को हस्तांतरित किए जाते हैं.
इसे कितने समय तक संग्रहित किया जाना चाहिए?
सभी प्राथमिक दस्तावेज़ों को रिपोर्टिंग वर्ष के बाद पाँच वर्षों तक संगठन में संग्रहीत किया जाना चाहिए, अर्थात जिस वर्ष वे जारी किए गए थे, फिर उन्हें नष्ट किया जा सकता है।
यदि गोदाम सूची के दौरान विसंगतियों की पहचान की जाती है या टैक्स ऑडिट के दौरान प्रतिबिंबित डेटा की शुद्धता की पुष्टि की जाती है तो उनकी आवश्यकता हो सकती है।
इस प्रकार, माल और कंटेनरों की आंतरिक आवाजाही को एक चालान के साथ प्रलेखित किया जाता है। संगठन को अपना स्वयं का दस्तावेज़ प्रपत्र विकसित करने या एकीकृत TORG-13 प्रपत्र का उपयोग करने का अधिकार है। इसे कंपनी के लेखा विभाग में पांच साल तक संग्रहीत किया जाता है, जिसके बाद इसका निपटान किया जा सकता है।
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व्यावसायिक लेनदेन जो प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों में दर्ज नहीं हैं, उन्हें लेखांकन के लिए स्वीकार नहीं किया जाता है और लेखांकन रजिस्टरों में प्रतिबिंब के अधीन नहीं हैं।
प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों को लेखांकन के लिए स्वीकार किया जाता है यदि उन्हें प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों के एल्बम में निहित प्रपत्र के अनुसार संकलित किया जाता है।
8 जुलाई 1997 नंबर 835 के रूसी संघ की सरकार के निर्णय "प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों पर" के अनुसार प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के विकसित और अनुमोदित एकीकृत रूपों का उपयोग सभी संगठनों द्वारा किया जाना चाहिए, चाहे उनका संगठनात्मक और कानूनी रूप कुछ भी हो।
24 मार्च 1999 संख्या 20 के रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के संकल्प के अनुसार, रिकॉर्डिंग के लिए प्रपत्रों को छोड़कर, प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों में "प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों का उपयोग करने की प्रक्रिया के अनुमोदन पर" रूसी संघ की सांख्यिकी पर राज्य समिति द्वारा अनुमोदित नकद लेनदेन, यदि आवश्यक हो तो संगठन अतिरिक्त विवरण प्रदान कर सकता है। इसी समय, प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ीकरण के स्वीकृत एकीकृत रूपों के सभी विवरण अपरिवर्तित रहते हैं, जिसमें कोड, फॉर्म संख्या, दस्तावेज़ का नाम शामिल है। एकीकृत प्रपत्रों से व्यक्तिगत विवरण हटाने की अनुमति नहीं है।
किए गए परिवर्तनों को संगठन के प्रासंगिक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ में दर्ज़ किया जाना चाहिए।
प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों के एल्बमों में दर्शाए गए प्रपत्रों के प्रारूपों की अनुशंसा की जाती है और आवश्यक जानकारी के प्लेसमेंट और प्रसंस्करण में आसानी के लिए अतिरिक्त लाइनों और ढीली शीट सहित कॉलम और लाइनों को विस्तारित और संकीर्ण करने के संदर्भ में बदला जा सकता है।
इन्वेंटरी के रूप में लेखांकन के लिए, लेखांकन विनियम "इन्वेंटरी के लिए लेखांकन" पीबीयू 5/01 के पैराग्राफ 2 के अनुसार, रूसी संघ के वित्त मंत्रालय के आदेश दिनांक 9 जून, 2000 संख्या 44n द्वारा अनुमोदित "लेखांकन के अनुमोदन पर" विनियम "लेखा" सूची" पीबीयू 5/01", निम्नलिखित स्वीकार किए जाते हैं:
· बिक्री के लिए इच्छित उत्पादों के उत्पादन में उपयोग किए जाने वाले कच्चे माल, सामग्री और अन्य संपत्तियां (कार्य का प्रदर्शन, सेवाओं का प्रावधान);
· बिक्री के लिए अभिप्रेत संपत्ति (और माल);
· संगठन की प्रबंधन आवश्यकताओं के लिए उपयोग की जाने वाली संपत्ति।
रूसी विश्वकोश शब्दकोश के अनुसार, कच्चे माल कच्चे माल और सामग्री हैं जो पहले श्रम के संपर्क में आ चुके हैं और आगे की प्रक्रिया के अधीन हैं (उदाहरण के लिए, खनन अयस्क)।
प्राथमिक और द्वितीयक कच्चे माल हैं। प्राथमिक कच्चे माल में पहले से उल्लिखित खनन अयस्क, कच्चा कपास, प्राकृतिक गैस आदि शामिल हैं; माध्यमिक कच्चे माल तैयार उत्पाद हैं जो अनुपयोगी हो गए हैं - स्क्रैप धातु, बेकार कागज, और अन्य।
सामग्री वे उत्पाद हैं जिनका उपयोग उत्पादों के निर्माण में आकार, संरचना और स्थिति में परिवर्तन के साथ किया जाता है, जिसमें बिक्री के लिए वस्तुओं के संयोजन या उत्पादन में शामिल सामग्री भी शामिल है। सामग्री की लागत उत्पादन की लागत में शामिल है।
रूसी संघ के वित्त मंत्रालय के दिनांक 28 दिसंबर, 2001 नंबर 119n के आदेश द्वारा अनुमोदित, इन्वेंट्री के लेखांकन के लिए दिशानिर्देशों के पैराग्राफ 42 के अनुसार, "इन्वेंट्री के लेखांकन के लिए दिशानिर्देशों के अनुमोदन पर" (इसके बाद दिशानिर्देश संख्या 119n), सामग्री एक प्रकार का स्टॉक है। सामग्रियों में कच्चा माल, बुनियादी और सहायक सामग्री, खरीदे गए अर्ध-तैयार उत्पाद और घटक, ईंधन, कंटेनर, स्पेयर पार्ट्स, निर्माण और अन्य सामग्री शामिल हैं।
स्वयं के उत्पादन के अर्ध-तैयार उत्पाद वे उत्पाद हैं जिनका उत्पादन एक या अधिक कार्यशालाओं में पूरा होता है, लेकिन अन्य कार्यशालाओं या अन्य उद्यमों में आगे की प्रक्रिया के अधीन होते हैं।
इन्वेंट्री के लिए वेयरहाउस लेखांकन डेटा और संगठन के प्रभागों में आंदोलन के परिचालन लेखांकन को इन्वेंट्री के लिए लेखांकन डेटा के अनुरूप होना चाहिए। उपरोक्त प्रावधान इन्वेंट्री के लेखांकन के लिए मुख्य आवश्यकताओं में से एक है।
आपूर्तिकर्ता के गोदामों से या परिवहन संगठन से सामग्री संगठन के अधिकृत व्यक्ति द्वारा प्राप्त की जाती है।
आपूर्तिकर्ताओं से भौतिक संपत्ति प्राप्त करते समय किसी संगठन के ट्रस्टी के रूप में कार्य करने के व्यक्ति के अधिकार को जारी करके औपचारिक रूप दिया जाता है पावर ऑफ अटॉर्नी (फॉर्म नंबर एम-2 और नंबर एम-2ए). सामग्रियों के लेखांकन के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के एकीकृत रूपों को रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के दिनांक 30 अक्टूबर, 1997 नंबर 71 ए के संकल्प द्वारा अनुमोदित किया गया था "श्रम और उसके भुगतान के लेखांकन के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के अनुमोदन पर, अचल संपत्ति और अमूर्त संपत्ति, सामग्री, कम मूल्य और पहनने योग्य वस्तुएं, पूंजी निर्माण में काम" (इसके बाद संकल्प संख्या 71ए)।
पावर ऑफ अटॉर्नी लेखा विभाग में एक प्रति में तैयार की जाती है और प्राप्तकर्ता को हस्ताक्षर के विरुद्ध जारी की जाती है।
ऐसे संगठन जिनमें पावर ऑफ अटॉर्नी द्वारा भौतिक संपत्ति की प्राप्ति बड़े पैमाने पर होती है, फॉर्म नंबर एम-2ए का उपयोग करते हैं और इन पावर ऑफ अटॉर्नी को जारी करने को जारी पावर ऑफ अटॉर्नी की लॉगबुक में दर्ज किया जाता है, जो पूर्व-संख्यांकित है और फीता.
पावर ऑफ अटॉर्नी केवल इस संगठन में काम करने वाले व्यक्तियों को जारी की जाती है; अन्य व्यक्तियों को पावर ऑफ अटॉर्नी जारी करने की अनुमति नहीं है। जारी की गई पावर ऑफ अटॉर्नी पूरी तरह से भरी होनी चाहिए और इसमें उस व्यक्ति के हस्ताक्षर का नमूना होना चाहिए जिसके नाम पर इसे जारी किया गया है। रूसी संघ के नागरिक संहिता (बाद में रूसी संघ के नागरिक संहिता के रूप में संदर्भित) के अनुच्छेद 185 के अनुच्छेद 5 के अनुसार, एक कानूनी इकाई की ओर से पावर ऑफ अटॉर्नी उसके प्रमुख या अधिकृत किसी अन्य व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित जारी की जाती है। इस संगठन की मुहर संलग्न करते हुए, घटक दस्तावेजों के अनुसार ऐसा करें। यदि राज्य या नगरपालिका संपत्ति पर आधारित है, तो ऐसी कानूनी इकाई की ओर से जारी किए गए धन और अन्य संपत्ति परिसंपत्तियों को प्राप्त करने या जारी करने के लिए अटॉर्नी की शक्ति को भी इस संगठन के मुख्य (वरिष्ठ) लेखाकार द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए।
लेन-देन के लिए नोटरीकृत फॉर्म की आवश्यकता वाले अटॉर्नी की शक्ति को नोटरी द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए, सिवाय इसके कि कानून द्वारा अन्यथा प्रदान किया गया हो।
एक नियम के रूप में, पावर ऑफ अटॉर्नी 10 - 15 दिनों के लिए जारी की जाती है, लेकिन निर्धारित भुगतान के रूप में इन्वेंट्री आइटम की प्राप्ति के मामले में, पावर ऑफ अटॉर्नी लंबी अवधि के लिए जारी की जा सकती है। रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 186 के अनुसार पावर ऑफ अटॉर्नी की वैधता अवधि तीन वर्ष से अधिक नहीं हो सकती। यदि पावर ऑफ अटॉर्नी में अवधि निर्दिष्ट नहीं है, तो यह इसके निष्पादन की तारीख से एक वर्ष तक वैध रहती है। एक पावर ऑफ अटॉर्नी जो इसके निष्पादन की तारीख का संकेत नहीं देती है वह अमान्य है।
संगठन में प्रवेश करने वाली सभी भौतिक संपत्तियों को संबंधित गोदामों द्वारा तुरंत पंजीकृत किया जाना चाहिए।
कुछ मामलों में, उत्पादन के हित में, गोदामों को दरकिनार करते हुए भौतिक संपत्तियों को सीधे संगठन के संबंधित प्रभागों को भेजने की सलाह दी जाती है। हालाँकि, ऐसी भौतिक संपत्ति गोदाम में प्राप्त होने और कार्यशाला या साइट पर स्थानांतरित होने के कारण लेखांकन में परिलक्षित होती है। प्राथमिक रसीद दस्तावेजों में, एक नोट बनाया गया है कि भौतिक संपत्ति विभागों को पारगमन में जारी की गई थी, यानी गोदाम या स्टोररूम में डिलीवरी के बिना। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि संगठन के प्रभागों और क्षेत्रों में पारगमन में भेजी जा सकने वाली सामग्रियों की सूची को आदेश द्वारा निर्धारित और औपचारिक किया जाना चाहिए।
संगठन के गोदाम में आने वाली भौतिक संपत्तियों की आपूर्तिकर्ता के दस्तावेजों में निर्दिष्ट सीमा, मात्रा और गुणवत्ता के अनुपालन के संबंध में सावधानीपूर्वक जांच की जानी चाहिए।
हम पाठकों का ध्यान इस तथ्य की ओर आकर्षित करते हैं कि सामग्रियों को वजन, आयतन, गिनती आदि माप की उचित इकाइयों में ध्यान में रखा जाना चाहिए। माप की समान इकाइयों का उपयोग करके लेखांकन मूल्य भी स्थापित किया जाता है।
व्यवहार में, अक्सर ऐसे मामले होते हैं जब सामग्री माप की एक इकाई में प्राप्त होती है, उदाहरण के लिए, टन में, और गोदाम से माप की दूसरी इकाई में जारी की जाती है, उदाहरण के लिए, लीटर में। ऐसी स्थिति में, लेखांकन और सामग्री जारी करने की स्वीकृति माप की दो इकाइयों में एक साथ प्राथमिक दस्तावेजों, गोदाम कार्ड और लेखांकन रजिस्टरों में परिलक्षित होनी चाहिए। इस मामले में, पहले मात्रा को माप की इकाई में दर्ज किया जाता है जो आपूर्तिकर्ता के दस्तावेजों में इंगित किया गया है, और फिर कोष्ठक में - माप की इकाई में मात्रा जिसमें सामग्री गोदाम से जारी की जाएगी।
यदि आपूर्तिकर्ता के दस्तावेज़ संगठन में स्वीकृत माप की इकाई से बड़ी या छोटी इकाई का संकेत देते हैं, तो ऐसी सामग्रियों को संगठन में स्वीकृत माप की इकाई में लेखांकन के लिए स्वीकार किया जाता है।
पद्धति संबंधी निर्देश संख्या 119एन के पैराग्राफ 50 में कहा गया है कि यदि माप की दो इकाइयों में सामग्री की गति को प्रतिबिंबित करना मुश्किल है, तो आप स्थानांतरण अधिनियम बनाकर सामग्री को माप की दूसरी इकाई में स्थानांतरित कर सकते हैं। माप की किसी अन्य इकाई में स्थानांतरण के कार्य में, आपको आपूर्तिकर्ता के दस्तावेजों में निर्दिष्ट माप की इकाइयों और माप की इकाई में सामग्री की मात्रा का संकेत देना होगा जिसमें सामग्री गोदाम से जारी की जाएगी। उसी समय, सामग्री का लेखांकन मूल्य माप की एक नई इकाई में निर्धारित किया जाता है। गोदाम लेखांकन कार्ड में, लेखांकन के लिए सामग्रियों की स्वीकृति पर प्रविष्टियाँ आपूर्तिकर्ता की माप की इकाई के साथ-साथ अधिनियम के संदर्भ में माप की नई इकाई में की जाती हैं।
पद्धति संबंधी निर्देश संख्या 119एन का पैराग्राफ 49 स्थापित करता है कि आने वाली सामग्रियों की स्वीकृति और लेखांकन, बशर्ते कि आपूर्तिकर्ता के डेटा और वास्तविक डेटा के बीच कोई विसंगतियां न हों, को संबंधित गोदामों द्वारा तैयार किया जाता है। रसीद आदेश (फॉर्म संख्या एम-4)।रसीद आदेश जारी करने के बजाय, आपूर्तिकर्ता के दस्तावेज़ पर एक मोहर लगाने की अनुमति है, जिसकी छाप में रसीद आदेश के समान विवरण होते हैं। ऐसे में स्टाम्प का विवरण भरें और रसीद आदेश का अगला अंक डालें, ऐसा स्टाम्प रसीद आदेश के बराबर होता है।
आने वाली क़ीमती वस्तुओं की वास्तविक मात्रा के लिए रसीद आदेश जारी किए जाते हैं। थोक सजातीय कार्गो, जैसे अयस्क, चूना पत्थर, रेत, कुचल पत्थर, कोयला और अन्य के लिए, जो एक ही आपूर्तिकर्ता से एक दिन के दौरान कई बार आते हैं, इसे पूरे दिन के लिए रसीद आदेश तैयार करने की अनुमति है। प्रत्येक स्वीकृति रसीद आदेश के पीछे दर्ज की जाती है। दिन के अंत में, टर्नओवर की गणना की जाती है और कुल प्राप्ति आदेश में दर्ज किया जाता है।
यदि, भौतिक संपत्ति प्राप्त करते समय, यह स्थापित हो जाता है कि प्राप्त सामग्री आपूर्तिकर्ता के दस्तावेजों में निर्दिष्ट उनके वर्गीकरण, मात्रा और गुणवत्ता के अनुरूप नहीं है, तो रसीद आदेश प्रपत्र संख्या एम-4 तैयार नहीं किया जाता है। ऐसी स्थिति में इसे तैयार किया जाता है सामग्री की स्वीकृति का प्रमाण पत्र (फॉर्म संख्या एम-7)।यह अधिनियम बिना दस्तावेजों के प्राप्त सामग्रियों की स्वीकृति को औपचारिक बनाने के लिए भी तैयार किया गया है।
यह अधिनियम आपूर्तिकर्ता या प्रेषक के पास दावा दायर करने का कानूनी आधार है।
अधिनियम एक आयोग द्वारा तैयार किया गया है, जिसमें एक वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति, प्रेषक (आपूर्तिकर्ता) का एक प्रतिनिधि या एक उदासीन संगठन का प्रतिनिधि शामिल होना चाहिए।
अधिनियम दो प्रतियों में तैयार किया गया है, जिनमें से एक संलग्न दस्तावेजों के साथ लेखा विभाग को हस्तांतरित किया जाता है, और दूसरा आपूर्तिकर्ता को दावा पत्र भेजने के लिए खरीद या लेखा विभाग को हस्तांतरित किया जाता है। यदि संगठन के पास कानूनी विभाग है, तो दावा पत्र तैयार करने का काम इस विभाग को सौंपा जा सकता है।
सामग्री की प्राप्ति के आदेश और स्वीकृति के कार्य उनकी प्राप्ति के दिन ही तैयार किए जाने चाहिए। कुछ मामलों में, जब सामग्रियों के अलग-अलग बैच तकनीकी स्वीकृति या प्रयोगशाला परीक्षण की प्रक्रिया में होते हैं, तो सामग्रियों को सुरक्षित रखने के लिए स्वीकार कर लिया जाता है। इस मामले में, गोदाम प्रबंधक या स्टोरकीपर ऐसी सामग्रियों के बारे में एक विशेष पुस्तक में प्रविष्टियाँ करता है। इस पुस्तक में अभिलेखों को सामग्रियों के विभाजन के साथ रखा गया है: "स्वीकृति की प्रतीक्षा में सामग्री" और "सुरक्षित रखने के लिए स्वीकृत सामग्री।" गोदामों और भंडारगृहों में, ऐसी सामग्रियों को अलग से संग्रहित किया जाना चाहिए और स्वीकृति के परिणाम स्पष्ट होने तक उनके उपभोग की अनुमति नहीं है।
कृपया ध्यान दें कि जवाबदेह व्यक्तियों द्वारा खरीदी गई सामग्री भी गोदाम में डिलीवरी के अधीन है। लेखांकन के लिए ऐसी सामग्रियों की स्वीकृति खुदरा व्यापार संगठनों के चालान और चेक के आधार पर आम तौर पर स्थापित तरीके से की जाती है, अन्य संगठनों में नकदी के लिए सामग्री खरीदते समय रसीद आदेश की रसीदें, आबादी से सामग्री खरीदते समय खरीद अधिनियम, यानी खरीद की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों के आधार पर। ये दस्तावेज़ जवाबदेह व्यक्ति की अग्रिम रिपोर्ट के साथ संलग्न होने चाहिए।
प्रत्येक ग्रेड, प्रकार और आकार के लिए गोदाम में सामग्रियों की आवाजाही का लेखांकन किया जाता है सामग्री लेखा कार्ड (फॉर्म संख्या एम-17),सामग्री के प्रत्येक आइटम नंबर के लिए भरा गया। कार्ड में प्रविष्टियाँ लेन-देन के दिन प्राथमिक प्राप्तियों और व्यय दस्तावेजों के आधार पर वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा रखी जाती हैं।
माल की प्राप्ति के लिए लेनदेन की रिकॉर्डिंग का आधार व्यापार संचालन की रिकॉर्डिंग के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज के एकीकृत रूप हैं, जो 25 दिसंबर 1998 संख्या 132 के रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के संकल्प द्वारा अनुमोदित हैं (बाद में इसे संकल्प संख्या के रूप में जाना जाता है) .132).
व्यापार संगठनों में माल की प्राप्ति, भंडारण और रिहाई के लिए संचालन के लेखांकन और पंजीकरण के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशों के खंड 2.1.1 के अनुसार, रोस्कोमटॉर्ग के पत्र दिनांक 10 जुलाई 1996 संख्या 1-794/32-5 द्वारा अनुमोदित, मात्रा, गुणवत्ता और पूर्णता के संदर्भ में माल की प्राप्ति की प्रक्रिया और समय और उसके दस्तावेज़ीकरण को वर्तमान तकनीकी स्थितियों, वितरण शर्तों, खरीद और बिक्री समझौतों और मात्रा, गुणवत्ता के संदर्भ में उपभोक्ता वस्तुओं को स्वीकार करने की प्रक्रिया पर निर्देशों द्वारा नियंत्रित किया जाता है। और पूर्णता.
खरीदार को माल का हस्तांतरण माल की डिलीवरी और परिवहन की शर्तों द्वारा प्रदान किए गए शिपिंग दस्तावेजों द्वारा औपचारिक रूप से किया जाता है। ये वेस्बिल, वेस्बिल्स, रेलवे वेस्बिल्स, बिल, चालान हो सकते हैं।
किसी व्यापार संगठन द्वारा पुनर्विक्रय के लिए खरीदा गया सामान सीधे उसके गोदाम में पहुंचाया जा सकता है, या व्यापार संगठन द्वारा अपने गोदाम के बाहर स्वीकार किया जा सकता है।
यदि स्वीकृति खरीदार के गोदाम के बाहर (आपूर्तिकर्ता के गोदाम पर, रेलवे स्टेशन, घाट पर, हवाई अड्डे पर) की जाती है, तो माल की प्राप्ति व्यापार संगठन के वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा प्रॉक्सी द्वारा की जाती है, जो पुष्टि करता है वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति का सामान प्राप्त करने का अधिकार। पावर ऑफ अटॉर्नी पंजीकृत करने की प्रक्रिया पर ऊपर चर्चा की गई थी।
व्यापार संगठनों में माल की प्राप्ति, भंडारण और रिहाई के लिए संचालन के लेखांकन और पंजीकरण के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशों का खंड 2.1.5, रोस्कोमटॉर्ग के पत्र दिनांक 10 जुलाई 1996 संख्या 1-794/32-5 द्वारा अनुमोदित, यह निर्धारित करता है कि माल स्वीकार करने और स्वीकृति के दस्तावेजीकरण की प्रक्रिया विशेष रूप से इस पर निर्भर करती है:
ü स्वीकृति के स्थान से;
ü स्वीकृति की प्रकृति (मात्रा, गुणवत्ता, पूर्णता) पर;
ü संलग्न दस्तावेजों (उपस्थिति या अनुपस्थिति) के साथ आपूर्ति समझौते के अनुपालन की डिग्री पर।
मात्रा और गुणवत्ता के आधार पर माल की स्वीकृति में परिवहन, साथ और (या) भुगतान दस्तावेजों में निहित डेटा के साथ माल की वास्तविक उपलब्धता के अनुपालन की जांच करना शामिल है, और गुणवत्ता और पूर्णता के आधार पर स्वीकार करते समय - माल की गुणवत्ता के लिए आवश्यकताओं को निर्धारित किया जाता है। अनुबंध।
माल की प्राप्ति की प्रक्रिया अलग-अलग तरीकों से की जाती है - यह गोदाम के स्थान से कार्यालय की निकटता पर निर्भर करता है। यदि आपूर्तिकर्ता का गोदाम और कार्यालय एक ही स्थान पर स्थित हैं, तो कागजी कार्रवाई और माल की डिलीवरी एक साथ होती है। इस मामले में माल की रिहाई का दस्तावेज़ चालान है।
यदि आपूर्तिकर्ता कंपनी का गोदाम कार्यालय से दूर है, तो व्यापार संगठन के प्रतिनिधि (भौतिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति) को माल प्राप्त करने के लिए एक दस्तावेज जारी किया जाता है, जिसके अनुसार उसे गोदाम में भौतिक संपत्ति जारी की जाएगी। यदि गोदाम में आवश्यक मात्रा में कोई सामान नहीं है, तो प्राप्तकर्ता को एक नया दस्तावेज़ जारी किया जाता है - एक चालान, जो आपूर्ति किए गए सामान की वास्तविक मात्रा को इंगित करता है। में चालान दर्शाया गया है :
ü डिस्चार्ज की संख्या और तारीख;
ü आपूर्तिकर्ता और खरीदार का नाम;
ü उत्पाद का नाम और संक्षिप्त विवरण;
ü माल की मात्रा;
ü माल की कीमत और कुल लागत (वैट सहित), मूल्य वर्धित कर को एक अलग लाइन पर दर्शाया जाना चाहिए।
चालान 4 प्रतियों में जारी किया जाना चाहिए, पहले दो आपूर्तिकर्ता (गोदाम में और लेखा विभाग में) के पास रहते हैं, शेष दो खरीदार को हस्तांतरित किए जाते हैं (लेखा विभाग और वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति में)। चालान को आपूर्तिकर्ता और प्राप्तकर्ता की मुहरों और वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए (एक ने माल जारी किया, दूसरे ने स्वीकार किया)।
यदि सामान क्षतिग्रस्त कंटेनरों में है, तो स्वीकृति टुकड़ों की संख्या, सकल वजन या व्यापार इकाइयों की संख्या और कंटेनर पर चिह्नों के आधार पर की जा सकती है। यदि कंटेनर में माल की वास्तविक उपस्थिति की जाँच नहीं की गई है, तो संलग्न दस्तावेज़ में इस बारे में नोट करना आवश्यक है।
यदि माल की मात्रा और गुणवत्ता शिपिंग दस्तावेजों में निर्दिष्ट डेटा के अनुरूप है, तो संबंधित दस्तावेजों (चालान, वेबिल और प्राप्त माल की मात्रा या गुणवत्ता को प्रमाणित करने वाले अन्य दस्तावेज) पर क्रय संगठन द्वारा मुहर लगाई जाती है, जो अनुपालन की पुष्टि करता है। संलग्न दस्तावेजों में निर्दिष्ट डेटा के साथ स्वीकृत सामान। वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति जो सामान स्वीकार करता है वह शिपिंग दस्तावेजों पर अपना हस्ताक्षर करता है और इसे व्यापार संगठन की गोल मुहर के साथ प्रमाणित करता है।
माल की स्वीकृति के नियमों और अनुबंध की शर्तों के अनुसार गुणवत्ता, मात्रा, वजन और पूर्णता के संदर्भ में माल की स्वीकृति को औपचारिक बनाने के लिए इसका उपयोग किया जाता है। माल की स्वीकृति का प्रमाण पत्र (फॉर्म नंबर टीओआरजी-1), साथसंगठन के प्रमुख द्वारा अधिकृत चयन समिति के सदस्यों द्वारा निर्धारित। वास्तविक उपलब्धता के आधार पर सामान स्वीकार किया जाता है।
तैयार किए जाने वाले अधिनियम की प्रतियों की संख्या और संलग्न दस्तावेजों की पूर्णता प्रत्येक विशिष्ट मामले में निर्धारित की जाती है।
आपूर्तिकर्ता के संलग्न दस्तावेजों में डेटा के साथ मात्रात्मक और गुणात्मक विसंगतियों वाली इन्वेंट्री वस्तुओं की स्वीकृति को औपचारिक रूप देने के लिए, निम्नलिखित दस्तावेजों का उपयोग किया जाता है:
चार प्रतियों में घरेलू सामानों के लिए तैयार की गई इन्वेंट्री आइटम (फॉर्म नंबर टीओआरजी-2) स्वीकार करते समय मात्रा और गुणवत्ता में स्थापित विसंगति पर कार्रवाई करें;
- आयातित माल स्वीकार करते समय मात्रा और गुणवत्ता में स्थापित विसंगति पर कार्रवाई करें (फॉर्म संख्या टीओआरजी-3), आयातित वस्तुओं के लिए पाँच प्रतियों में संकलित।
टिप्पणी!
यदि, माल की स्वीकृति के समय, सकल वजन और संलग्न दस्तावेजों में दर्शाए गए वजन के बीच विसंगति सामने आती है, तो खरीदार को कंटेनर और पैकेजिंग नहीं खोलनी चाहिए। यदि, जबकि सकल वजन सही है, शुद्ध वजन या अलग-अलग स्थानों में कमोडिटी इकाइयों की संख्या की जांच के दौरान माल की कमी स्थापित की जाती है, तो खरीदार को शेष कार्गो की स्वीकृति को निलंबित करने का अधिकार है। कंटेनर, खुली हुई वस्तुओं की पैकेजिंग और उनमें मौजूद सामान को संरक्षित किया जाना चाहिए और फिर प्रेषक के संगठन के प्रतिनिधि को सौंप दिया जाना चाहिए।
· अचल संपत्तियों (इमारतों, संरचनाओं को छोड़कर) की स्वीकृति और हस्तांतरण का प्रमाण पत्र (फॉर्म नंबर ओएस -1);
· अचल संपत्तियों (इमारतों, संरचनाओं को छोड़कर) के समूहों की स्वीकृति और हस्तांतरण का प्रमाण पत्र (फॉर्म नंबर ओएस-1बी)।
अधिनियमों को प्राप्तकर्ता संगठन और दान देने वाले संगठन के प्रमुखों द्वारा अनुमोदित किया जाता है और कम से कम दो प्रतियों में तैयार किया जाता है। अधिनियम के साथ इस अचल संपत्ति मद से संबंधित तकनीकी दस्तावेज होना चाहिए।
अचल संपत्तियों में किसी वस्तु की स्वीकृति पर डेटा अचल संपत्तियों के लेखांकन के लिए निम्नलिखित प्राथमिक दस्तावेजों को भरने का आधार है:
· अचल संपत्तियों के लेखांकन के लिए इन्वेंटरी कार्ड (फॉर्म नंबर ओएस-6);
· अचल संपत्तियों के समूह लेखांकन के लिए इन्वेंटरी कार्ड (फॉर्म संख्या ओएस-6ए);
· अचल संपत्तियों के लेखांकन के लिए इन्वेंटरी बुक (फॉर्म नंबर ओएस-6बी)।
आर्थिक गतिविधि की प्रक्रिया में, भौतिक संपत्ति न केवल आपूर्तिकर्ताओं से गोदामों और भंडारगृहों में पहुंचती है। उनका आंतरिक संचलन संगठन के विभागों से भंडारगृहों और गोदामों तक भी होता है। पद्धति संबंधी निर्देश संख्या 119एन का पैराग्राफ 57 इसे स्थापित करता है विभागों द्वारा गोदामों में सामग्री की डिलीवरी को ऐसे मामलों में सामग्री की आंतरिक आवाजाही के लिए चालान के साथ प्रलेखित किया जाना चाहिए:
· संगठन के प्रभागों द्वारा निर्मित उत्पादों का उपयोग संगठन में आंतरिक उपभोग या आगे की प्रक्रिया के लिए किया जाता है;
· सामग्री को संगठन के विभागों द्वारा गोदाम या कार्यशाला भंडार कक्ष में वापस कर दिया जाता है;
· उत्पादों के उत्पादन (कार्य के प्रदर्शन) से निकलने वाले अपशिष्ट, साथ ही दोष भी सौंप दिए जाते हैं;
· अचल संपत्तियों के परिसमापन (विघटन) से प्राप्त सामग्रियों की डिलीवरी की जाती है;
· अन्य समान मामले.
संगठन के एक प्रभाग से दूसरे प्रभाग में सामग्रियों के स्थानांतरण के संचालन को सामग्रियों के आंतरिक संचलन के चालान के साथ भी प्रलेखित किया जाता है।
इन उद्देश्यों के लिए संकल्प संख्या 71ए विकसित किया गया फॉर्म नंबर एम-11 "डिमांड-चालान" , ऐसे मामलों में उपयोग किया जाता है जहां भौतिक संपत्ति किसी संगठन के संरचनात्मक प्रभागों के बीच या वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों के बीच स्थानांतरित की जाती है।
चालान उस संरचनात्मक इकाई के वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा तैयार किया जाता है जो भौतिक संपत्ति वितरित करता है। चालान की दो संकलित प्रतियों में से एक कीमती सामान को बट्टे खाते में डालने के लिए वितरण करने वाले गोदाम के आधार के रूप में कार्य करती है; दूसरी प्रति के आधार पर, प्राप्तकर्ता गोदाम लेखांकन के लिए इन मूल्यों को स्वीकार करता है। चालान पर वितरण और प्राप्त करने वाले दोनों विभागों के वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं और सामग्री की आवाजाही को रिकॉर्ड करने के लिए लेखा विभाग को प्रस्तुत किया जाता है।
यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि समान चालान का उपयोग गोदाम में ऑन-डिमांड और अप्रयुक्त सामग्रियों की डिलीवरी के साथ-साथ कचरे और दोषों की डिलीवरी का दस्तावेजीकरण करने के लिए किया जाता है।
पद्धति संबंधी निर्देश संख्या 119एन का पैराग्राफ 90 यह निर्धारित करता है कि सामग्रियों की आंतरिक आवाजाही को संगठनात्मक इकाइयों के गोदामों (स्टोररूम) और निर्माण स्थलों तक उनकी रिहाई के रूप में भी माना जाता है।
ऐसे मामले में जब सामग्री के उपयोग के उद्देश्य को इंगित किए बिना विभागों को सामग्री जारी की जाती है, तो ऐसी रिहाई को एक आंतरिक आंदोलन के रूप में भी ध्यान में रखा जाता है, और सामग्री को उस विभाग को जारी किया जाता है जिसने उन्हें प्राप्त किया है। जिस विभाग को सामग्री प्राप्त हुई वह वास्तव में उपभोग की गई सामग्री की मात्रा के लिए एक उपभोग रिपोर्ट तैयार करता है। व्यय रिपोर्ट तैयार करने की विशिष्ट प्रक्रिया, साथ ही इसे लागू करने वाले विभागों की सूची, संगठन द्वारा स्थापित की जाती है। इस अधिनियम को प्रतिबिंबित करना चाहिए:
ü प्राप्त सामग्री का नाम;
ü प्रत्येक वस्तु के लिए मात्रा, लेखांकन मूल्य और राशि;
ü संख्या और (या) ऑर्डर, उत्पाद, उत्पाद का नाम जिसके उत्पादन के लिए सामग्री का उपयोग किया गया था;
ü निर्मित उत्पादों की मात्रा या प्रदर्शन किए गए कार्य की मात्रा।
तैयार किया गया अधिनियम उस इकाई की रिपोर्टिंग इकाई से सामग्री को बट्टे खाते में डालने का आधार है जिसने उन्हें प्राप्त किया था।
संकल्प संख्या 132 के अनुसार, संगठन के संरचनात्मक प्रभागों या भौतिक रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों के बीच इन्वेंट्री वस्तुओं की आवाजाही के मामले में, आंतरिक आवाजाही, माल, कंटेनरों के स्थानांतरण के लिए चालान (फॉर्म संख्या टीओआरजी-13) , गोदाम या इन्वेंट्री सौंपने वाले विभाग के वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा दो प्रतियों में तैयार किया गया। चालान की पहली प्रति वितरण विभाग में रहती है और इन्वेंट्री आइटम को बट्टे खाते में डालने का काम करती है, दूसरी को मूल्य प्राप्त करने वाले विभाग में स्थानांतरित कर दिया जाता है और उन्हें लेखांकन के लिए स्वीकार करने का काम किया जाता है।
चालान पर डिलीवरीकर्ता और प्राप्तकर्ता के वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं और इन्वेंट्री आइटम की आवाजाही को रिकॉर्ड करने के लिए संगठन के लेखा विभाग को प्रस्तुत किया जाता है।
एक संगठन के भीतर, न केवल सामग्री और सामान, बल्कि अचल संपत्ति भी एक संरचनात्मक इकाई से दूसरे में स्थानांतरित की जाती है। ऐसे आंदोलनों को दर्ज करने और रिकॉर्ड करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है अचल संपत्तियों की आंतरिक आवाजाही के लिए चालान, फॉर्म नंबर ओएस-2,राज्य सांख्यिकी समिति संख्या 7 के संकल्प द्वारा अनुमोदित।
चालान स्थानांतरण इकाई द्वारा तीन प्रतियों में जारी किया जाता है और प्राप्तकर्ता और वितरणकर्ता की संरचनात्मक इकाइयों के जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है। पहली प्रति लेखा विभाग को हस्तांतरित कर दी जाती है, दूसरी अचल संपत्ति हस्तांतरित करने वाली इकाई के वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति के पास रहती है, और तीसरी प्रति अचल संपत्ति प्राप्त करने वाली इकाई को हस्तांतरित कर दी जाती है।
अचल संपत्तियों की आवाजाही पर डेटा इन्वेंट्री कार्ड या अचल संपत्तियों के लेखांकन की पुस्तक (फॉर्म नंबर ओएस -6, नंबर ओएस -6 ए, नंबर ओएस -6 बी) में दर्ज किया जाता है।
भौतिक संपत्तियों को गोदाम से उत्पादन के साथ-साथ अन्य कारणों से उनकी बिक्री और निपटान की स्थिति में भी जारी किया जा सकता है।
उत्पादन में सामग्री जारी करना उत्पादों के निर्माण, कार्य के प्रदर्शन और सेवाओं के प्रावधान के साथ-साथ संगठन की प्रबंधन आवश्यकताओं के लिए सीधे गोदाम या स्टोररूम से सामग्री जारी करना है।
गोदाम संरचना कैसे व्यवस्थित की जाती है, इसके आधार पर, सामग्री को स्थापित मानकों के अनुसार और माप की उचित इकाइयों में निम्नानुसार जारी किया जाता है:
ü या तो संगठन के प्रभागों के गोदामों तक और वहां से सीधे उत्पादन तक - साइटों तक, टीमों तक और कार्यस्थलों तक;
ü या सीधे विभागों को यदि उनके पास गोदाम नहीं हैं।
कृपया ध्यान दें कि स्टोरकीपर गोदाम से सामग्री को कड़ाई से परिभाषित कर्मचारियों को जारी करते हैं। गोदामों से सामग्री प्राप्त करने का अधिकार रखने वाले व्यक्तियों की सूची, साथ ही उनके हस्ताक्षरों के नमूनों पर संगठन के मुख्य लेखाकार के साथ सहमति होनी चाहिए और सामग्री जारी करने वाले वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों के ध्यान में लाया जाना चाहिए।
विभाग के गोदामों से सीधे साइटों, टीमों और कार्यस्थलों तक उत्पादन में सामग्री जारी करने की प्रक्रिया विभाग के प्रमुख द्वारा स्थापित तरीके से की जाती है।
आइए विचार करें कि गोदाम से सामग्री की रिहाई का दस्तावेजीकरण करने के लिए कौन से प्राथमिक दस्तावेजों का उपयोग किया जाता है।
हमने ऊपर उल्लेख किया है कि सामग्रियों का जारी होना स्थापित मानकों के अनुसार किया जाता है, अर्थात, उत्पादन में सामग्रियों की रिहाई पूर्व-स्थापित सीमाओं के आधार पर की जानी चाहिए। ऐसी सीमाएँ संगठन में विकसित सामग्री उपभोग मानकों और उत्पादन कार्यक्रमों के आधार पर स्थापित की जाती हैं।
अनुमोदित सीमा के अनुसार सामग्रियों की रिहाई को पंजीकृत करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है सीमा-बाड़ कार्ड (फॉर्म संख्या एम-8).इस दस्तावेज़ का उपयोग सामग्रियों की आपूर्ति के लिए स्थापित सीमाओं के अनुपालन की निरंतर निगरानी के लिए भी किया जाता है, और यह गोदाम से भौतिक संपत्तियों को बट्टे खाते में डालने के लिए एक सहायक दस्तावेज़ भी है। लिमिट-फ़ेंस कार्ड जारी करना संगठन के उन प्रभागों द्वारा किया जाता है जिन्हें आपूर्ति या योजना के कार्य सौंपे जाते हैं।
सामग्री के प्रत्येक नाम के लिए, दस्तावेज़ की दो प्रतियां जारी की जाती हैं, जिनमें से एक को महीने की शुरुआत से पहले संरचनात्मक इकाई में स्थानांतरित कर दिया जाता है, और दूसरी को गोदाम में स्थानांतरित कर दिया जाता है। एक नियम के रूप में, एक सीमा कार्ड एक महीने के लिए जारी किया जाता है, लेकिन यदि किसी संगठन में सामग्री की आवाजाही छोटी है, तो यह दस्तावेज़ एक तिमाही के लिए जारी किया जा सकता है। प्रत्येक गोदाम के लिए एक अलग सीमा और सेवन कार्ड जारी किया जाता है।
सामग्री जारी करते समय, स्टोरकीपर दस्तावेज़ की दोनों प्रतियों में जारी की गई सामग्री की तारीख और मात्रा नोट करता है और सामग्री की आइटम संख्या के अनुसार सीमा के शेष भाग को प्रदर्शित करता है। वेयरहाउसमैन प्राप्तकर्ता की सीमा और सेवन कार्ड पर हस्ताक्षर करता है, और प्राप्तकर्ता गोदाम की सीमा और सेवन कार्ड पर हस्ताक्षर करता है।
सीमा का उपयोग करने के बाद, गोदाम प्रबंधक या स्टोरकीपर सीमा-बाड़ कार्ड को लेखा विभाग को सौंप देता है। भले ही सीमा का उपयोग किया गया हो या नहीं, महीने की शुरुआत में पिछले महीने के सभी सीमा कार्ड चालू किए जाने चाहिए। यदि कार्ड किसी तिमाही के लिए जारी किया गया था, तो उसे अगली तिमाही की शुरुआत में वापस करना होगा। सीमा-बाड़ कार्डों की गोदाम प्रतियों की डिलीवरी भौतिक संपत्तियों के प्राप्तकर्ताओं द्वारा रखे गए कार्डों की प्रतियों के डेटा के साथ उनमें मौजूद डेटा के मिलान से पहले होती है। पूर्ण समाधान की पुष्टि गोदाम प्रबंधक (स्टोरकीपर) और सामग्री प्राप्त करने वाले विभाग के जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षरों से होती है।
प्राथमिक दस्तावेज़ों की संख्या कम करने के लिए, सामग्री जारी करने की अनुशंसा की जाती है सामग्री लेखा कार्ड (प्रपत्र संख्या एम-17). इस मामले में, सीमा सेवन कार्ड एक प्रति में जारी किया जाता है और इसके आधार पर सामग्री जारी करने का कार्य किया जाता है। स्टोरकीपर सीमा-बाड़ कार्ड पर हस्ताक्षर करता है, और सामग्री का प्राप्तकर्ता सामग्री लेखांकन कार्ड पर हस्ताक्षर करता है।
उपभोज्य दस्तावेजों को पंजीकृत किए बिना सामग्री के मुद्दे को पंजीकृत करते समय, गोदाम कार्ड प्रत्येक माह के अंत में रजिस्टर के अनुसार लेखा विभाग को प्रस्तुत किए जाते हैं। कार्डों के आधार पर, लेखांकन कर्मचारी उपयुक्त लेखांकन रजिस्टर संकलित करते हैं, जिसके बाद गोदाम लेखांकन कार्ड गोदाम में वापस कर दिए जाते हैं।
उत्पादन में उपयोग नहीं की गई सामग्रियों की वापसी का लेखा-जोखा उसी रूप में रखा जाता है, और कोई अतिरिक्त दस्तावेज़ तैयार नहीं किया जाता है।
यदि आवश्यक हो, तो संगठन के प्रमुख, मुख्य अभियंता या अन्य अधिकृत व्यक्तियों की अनुमति से, सामग्री की अतिरिक्त आपूर्ति की अनुमति है, साथ ही कुछ प्रकार की सामग्रियों को दूसरों के साथ बदलने की भी अनुमति है। यदि सामग्री सीमा से अधिक जारी की जाती है, तो प्राथमिक दस्तावेजों में "सीमा से ऊपर" लिखा होता है।
एक नियम के रूप में, बड़े संगठन संगठन के गोदामों से डिवीजनों के गोदामों तक और सीधे डिवीजनों की साइटों और कार्यस्थलों तक सामग्री की केंद्रीकृत डिलीवरी करते हैं। इस मामले में, छुट्टी के लिए एक विशेष परिचालन दस्तावेज तैयार किया जाता है - एक "योजना-मानचित्र"। यह विभागों को सामग्री जमा करने के लिए स्थापित सीमाओं और कैलेंडर तिथियों को दर्शाता है। योजना-मानचित्र प्रपत्र प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के एल्बम में प्रदान नहीं किया गया है और इसे संगठन द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित किया जाना चाहिए। इस दस्तावेज़ के आधार पर, गोदाम कर्मचारी स्थापित सीमा के भीतर सामग्रियों की रिहाई के लिए एक चालान जारी करता है। इस मामले में, आवश्यकता लागू की जा सकती है - चालान (फॉर्म संख्या एम-11), चालान (फॉर्म संख्या एम-15)।
गोदामों और भंडारगृहों से संगठनात्मक इकाइयों तक सामग्री जारी करने के लिए सभी प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों में यह अवश्य दर्शाया जाना चाहिए:
ü सामग्री का नाम;
ü सामग्री की मात्रा, उसकी कीमत और कुल राशि;
ü सामग्री का उद्देश्य (ऑर्डर का नाम, उत्पाद, उत्पाद जिसके निर्माण के लिए सामग्री की आपूर्ति की जाती है, या लागत का नाम)।
बिक्री की स्थिति में संगठन के गोदाम से सामग्रियों की रिहाई गोदाम श्रमिकों द्वारा आधार पर की जाती है पक्ष को सामग्री जारी करने के लिए चालान (फॉर्म संख्या एम-15). इस फॉर्म का उपयोग भौतिक संपत्तियों की रिहाई को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है:
ü अनुबंधों और अन्य दस्तावेजों के आधार पर तीसरे पक्ष को;
ü आपके संगठन के फार्म उसके क्षेत्र के बाहर स्थित हैं।
चालान की पहली प्रति सामग्री जारी करने के लिए गोदाम में स्थानांतरित की जाती है, और दूसरी प्रति सामग्री प्राप्तकर्ता को हस्तांतरित की जाती है।
किसी व्यापार संगठन द्वारा किसी तीसरे पक्ष के संगठन को इन्वेंट्री आइटम की बिक्री (रिलीज़) को औपचारिक बनाने के लिए उपयोग किया जाने वाला मुख्य दस्तावेज़ है कंसाइनमेंट नोट (फॉर्म नंबर टीओआरजी-12), संकल्प संख्या 132 द्वारा अनुमोदित और दो प्रतियों में तैयार किया गया। पहला संगठन में इन्वेंट्री सौंपने में रहता है, और इसके आधार पर उन्हें बट्टे खाते में डाल दिया जाता है। दूसरी प्रति तीसरे पक्ष को हस्तांतरित कर दी जाती है और यह लेखांकन के लिए इन्वेंट्री आइटम स्वीकार करने का आधार है।
सड़क मार्ग से माल परिवहन करते समय, एक कंसाइनमेंट नोट (फॉर्म नंबर 1-टी) जारी किया जाता है, जिसे रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के 28 नवंबर, 1997 नंबर 78 के संकल्प द्वारा अनुमोदित किया जाता है "प्राथमिक लेखा दस्तावेज के एकीकृत रूपों के अनुमोदन पर" निर्माण मशीनरी और तंत्र के काम को रिकॉर्ड करने के लिए, सड़क परिवहन में काम करने के लिए।
कंसाइनमेंट नोट जारी करने की प्रक्रिया यूएसएसआर नंबर 156 के वित्त मंत्रालय, यूएसएसआर नंबर 30 के स्टेट बैंक, यूएसएसआर नंबर 354/7 के केंद्रीय सांख्यिकी कार्यालय और मंत्रालय के संयुक्त निर्देश द्वारा स्थापित की गई थी। 30 नवंबर, 1983 के आरएसएफएसआर नंबर 10/998 के ऑटोमोटिव ट्रांसपोर्ट का "सड़क मार्ग से माल के परिवहन के लिए भुगतान की प्रक्रिया पर।"
इस निर्देश के पैराग्राफ 5 के अनुसार, शिपर को स्थानांतरित करने का अधिकार नहीं है, और मोटर परिवहन संगठन को परिवहन के लिए ऐसे कार्गो को स्वीकार करने का अधिकार नहीं है जो वेस्बिल के साथ प्रलेखित नहीं है। यह मालवाहक वाहनों द्वारा किए गए सभी परिवहन पर लागू होता है, चाहे उसके काम के लिए भुगतान की शर्तें कुछ भी हों।
यह याद रखना चाहिए कि कंसाइनमेंट नोट, निर्देशों के पैराग्राफ 6 के अनुसार, एकमात्र दस्तावेज है जिसका उपयोग शिपर्स से इन्वेंट्री को लिखने और कंसाइनियों से लेखांकन के लिए स्वीकार करने के साथ-साथ गोदाम, परिचालन और लेखांकन के लिए किया जाता है।
कंसाइनमेंट नोट (बाद में सीटीएन के रूप में संदर्भित) चार प्रतियों में तैयार किया जाता है, लेकिन मोटर परिवहन संगठन और शिपर के समझौते से इसे पांच प्रतियों में तैयार किया जा सकता है। टीटीएन की प्रत्येक प्रति को शिपर के हस्ताक्षर, मुहर या मोहर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए।
ü कार्गो के प्राप्तकर्ता का नाम;
ü कार्गो का नाम;
ü मात्रा, परिवहन किए गए माल का वजन, वजन निर्धारित करने की विधि;
ü पैकेजिंग का प्रकार;
ü लोडिंग और अनलोडिंग की विधि;
ü लोडिंग के लिए वाहन की डिलीवरी का समय और लोडिंग के पूरा होने का समय।
ऐसे मामलों में जहां टीटीएन "कार्गो सूचना" में जारी इन्वेंट्री आइटम के सभी नाम और विशेषताओं को सूचीबद्ध करना संभव नहीं है, फॉर्म नंबर टीओआरजी -12 में एक चालान इसके साथ संलग्न किया जाना चाहिए।
इन मामलों में, कंसाइनमेंट नोट इंगित करता है कि उत्पाद अनुभाग के रूप में एक विशेष फॉर्म संलग्न है, जिसके बिना इस कंसाइनमेंट नोट को अमान्य माना जाता है और इसका उपयोग शिपर्स और कंसाइनी के साथ निपटान के लिए नहीं किया जाना चाहिए, साथ ही पूर्ण परिवहन मात्रा के लेखांकन और गणना के लिए भी नहीं किया जाना चाहिए। ड्राइवर को वेतन.
यदि एक वाहन कई प्राप्तकर्ताओं को कार्गो पहुंचाता है, तो प्रत्येक प्राप्तकर्ता को कार्गो के प्रत्येक शिपमेंट के लिए टीटीएन अलग से जारी किया जाता है।
एक नियम के रूप में, कंसाइनमेंट नोट शिपर द्वारा तैयार किया जाता है, लेकिन समझौते में माल का परिवहन करने वाले मोटर परिवहन संगठन द्वारा कंसाइनमेंट नोट के पंजीकरण का प्रावधान हो सकता है।
यदि कंसाइनमेंट नोट कंसाइनर द्वारा जारी किया जाता है, तो मोटर ट्रांसपोर्ट उद्यमों को कंसाइनमेंट नोट में निर्दिष्ट जानकारी की जांच करने का अधिकार है, और कंसाइनर और कंसाइनी कंसाइनमेंट नोट में जानकारी के गलत, गलत और अपूर्ण प्रतिबिंब के परिणामों के लिए जिम्मेदार हैं। .
परिवहन के लिए कार्गो की स्वीकृति की पुष्टि कंसाइनमेंट नोट की सभी प्रतियों में ड्राइवर-अग्रेषण एजेंट के हस्ताक्षर द्वारा की जाती है, जबकि शिपर को यह मांग करने का कोई अधिकार नहीं है कि ड्राइवर कंसाइनमेंट नोट के अलावा किसी अन्य दस्तावेज़ का उपयोग करके कार्गो स्वीकार करे।
पहली प्रति शिपर के पास रहती है और इसका उद्देश्य इन्वेंट्री आइटम को बट्टे खाते में डालना है।
टीटीएन की दूसरी, तीसरी और चौथी प्रतियां ड्राइवर को दी जाती हैं, जिनमें से:
दूसरी प्रति कंसाइनी को सौंप दी जाती है और इन्वेंट्री आइटम के लेखांकन के लिए स्वीकृति के लिए अभिप्रेत है;
तीसरी प्रति परिवहन के लिए चालान से जुड़ी हुई है और शिपर (कंसाइनी) के साथ मोटर परिवहन उद्यम के निपटान के आधार के रूप में कार्य करती है;
चौथी प्रति वेसबिल से जुड़ी हुई है और परिवहन कार्य को रिकॉर्ड करने के आधार के रूप में कार्य करती है।
कार्गो सौंपते समय, चालक टीटीएन की तीन प्रतियां कंसाइनी को प्रस्तुत करता है, जो कंसाइनमेंट नोट में अपने हस्ताक्षर और मुहर (स्टांप) के साथ कार्गो की प्राप्ति को प्रमाणित करता है, साथ ही सभी प्रतियों में आगमन और प्रस्थान के समय का संकेत देता है। वाहन।
कंसाइनमेंट नोट में कमोडिटी और परिवहन अनुभाग शामिल हैं। कमोडिटी अनुभाग का उपयोग शिपर के गोदाम से इन्वेंट्री आइटम को लिखने और उन्हें कंसाइनी द्वारा लेखांकन के लिए स्वीकार करने के लिए किया जाता है, परिवहन अनुभाग का उपयोग परिवहन कार्य को रिकॉर्ड करने और माल के परिवहन के लिए प्रदान की गई सेवाओं के लिए भुगतान करने के लिए किया जाता है।
संबंधित प्रश्नों के साथ अधिक विवरणगोदाम लेखांकन का संगठन, आप इसे जेएससी "बीकेआर-इंटरकॉम-ऑडिट" की पुस्तक में पा सकते हैं।गोदाम लेखांकन का संगठन».
यदि कंपनी के एक डिवीजन से दूसरे डिवीजन में माल या कंटेनरों को स्थानांतरित करने की आवश्यकता है, उदाहरण के लिए, गोदाम से बिक्री मंजिल या उत्पादन कार्यशाला तक, तो आंतरिक आंदोलन फॉर्म टीओआरजी -13 के लिए एक चालान दो प्रतियों में तैयार किया जाता है। इस फॉर्म का उपयोग न केवल संरचनात्मक प्रभागों के बीच, बल्कि वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों के बीच मूल्यों के हस्तांतरण की पुष्टि करने के लिए भी किया जाता है। लेख में हम आपको बताएंगे कि आंतरिक आवाजाही, माल, कंटेनरों के हस्तांतरण के लिए टीओआरजी-13 चालान कैसे भरा जाता है, इस पर किसके द्वारा और कैसे हस्ताक्षर किए जाते हैं।
TORG-13 कंसाइनमेंट नोट का उपयोग कहाँ किया जाता है?
विचाराधीन चालान का उपयोग संगठनों द्वारा तब किया जाता है जब एक संरचनात्मक इकाई के वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति से उसी संगठन की दूसरी संरचनात्मक इकाई के वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति को माल या कंटेनरों को स्थानांतरित करना आवश्यक होता है।
TORG-13 फॉर्म का मुख्य उद्देश्य एक उद्यम के भीतर गतिविधियों की पुष्टि करना है।
TORG-13 फॉर्म के आधार पर, आप किसी भी भौतिक सामान - माल, अर्ध-तैयार उत्पाद, कंटेनर, कच्चे माल को स्थानांतरित कर सकते हैं। यह फॉर्म अचल संपत्तियों की आवाजाही पर लागू नहीं होता है, जिसके लिए इसका अपना ओएस-2 फॉर्म है।
आपको TORG-13 फॉर्म की आवश्यकता क्यों है?
यह चालान उद्यम के लिए महत्वपूर्ण है, खासकर उस स्थिति में जब एक संरचनात्मक इकाई से दूसरे तक कार्गो परिवहन करने वाले तीसरे पक्ष के बलों की मदद से आंदोलन प्रक्रिया को अंजाम दिया जाता है।
TORG-13 कंसाइनमेंट नोट का मुख्य उद्देश्य माल या कंटेनरों के एक स्थान से प्रस्थान और दूसरे स्थान पर उनके आगमन के तथ्य की पुष्टि करना है। एक सही ढंग से तैयार किया गया और प्रमाणित फॉर्म आपको लेखांकन में राइट-ऑफ़ और पूंजीकरण प्रक्रिया को पूरा करने की अनुमति देता है।
इसके अलावा, चालान एक अतिरिक्त कार्य करता है - यह आपको संघीय कर सेवा को इन्वेंट्री या कंटेनरों को एक विभाग से दूसरे विभाग में ले जाने की लागत को उचित ठहराने की अनुमति देता है, जब इसके लिए अतिरिक्त बल शामिल होते हैं - परिवहन कंपनियां।
लागत लोडिंग, अनलोडिंग और परिवहन की प्रक्रिया के कारण हो सकती है। आयकर की गणना करते समय इन खर्चों को ध्यान में रखने के लिए, आपको एक दस्तावेजी औचित्य की आवश्यकता है, जो आंतरिक आंदोलन TORG-13 के लिए चालान होगा।
TORG-13 दस्तावेज़ कौन भरता है
चालान उस विभाग के भौतिक रूप से जिम्मेदार प्रतिनिधि द्वारा भरा जाता है जहां से माल या कंटेनरों का निपटान किया जा रहा है। फॉर्म टीओआरजी-13 दो प्रतियों में तैयार किया जाता है। इसके बाद, दोनों प्रतियों पर उस व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं जिसने उन्हें जारी किया और उस विभाग के वित्तीय रूप से जिम्मेदार प्रतिनिधि को स्थानांतरित कर दिया जहां सामान आता है।
यह व्यक्ति चालान की प्रत्येक प्रति पर स्वीकृति पर अपना हस्ताक्षर करता है, जिसके बाद एक फॉर्म डिलीवरीकर्ता को वापस कर दिया जाता है, दूसरा प्राप्तकर्ता द्वारा रख लिया जाता है। बाद में, दोनों प्रतियों को राइट-ऑफ़ और पूंजीकरण पर पोस्टिंग और भंडारण के लिए आगे दाखिल करने के लिए लेखा विभाग में स्थानांतरित कर दिया जाता है।
टीओआरजी-13 चालान पर हस्ताक्षर कौन करता है
चालान की पूर्ण प्रतियों पर निम्नलिखित व्यक्तियों के हस्ताक्षर होने चाहिए:
- एमओएल, उस संरचनात्मक इकाई के हितों का प्रतिनिधित्व करता है जहां से संपत्तियों का निपटान किया जा रहा है;
- एमओएल, प्राप्तकर्ता इकाई के हितों का प्रतिनिधित्व करता है।
प्राप्तकर्ता, हस्ताक्षर करके पुष्टि करता है कि दस्तावेज़ में इंगित माल या कंटेनरों की मात्रा वास्तव में संरचनात्मक इकाई में पहुंची है।
माल की आंतरिक आवाजाही के लिए मानक चालान फॉर्म को 25 दिसंबर, 1998 के राज्य सांख्यिकी समिति संख्या 132 के संकल्प द्वारा लागू किया गया था। 2013 की शुरुआत से संगठन मानक प्राथमिक प्रपत्रों का कड़ाई से उपयोग करने के लिए बाध्य नहीं हैं; कंपनियों को स्वयं एक सुविधाजनक प्रकार का लेखांकन दस्तावेज़ चुनने का अधिकार है।
यदि उद्यम एकीकृत स्वरूप से संतुष्ट नहीं है तो अपना स्वयं का स्वरूप विकसित किया जा सकता है। विकास के लिए, आप एक मानक फॉर्म का उपयोग कर सकते हैं, इसे आवश्यक जानकारी के साथ पूरक कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, एकीकृत TORG-13 फॉर्म में संरचनात्मक इकाइयों के पते को इंगित करने के लिए कोई फ़ील्ड नहीं हैं, और यह उनके बीच माल और कंटेनरों के परिवहन की प्रक्रिया में महत्वपूर्ण हो सकता है। इस मामले में, आंतरिक आंदोलन के लिए चालान फॉर्म को ऐसे फ़ील्ड के साथ पूरक किया जा सकता है।
TORG-13 कंसाइनमेंट नोट में उस कानूनी इकाई का नाम दर्शाया जाना चाहिए जिसके भीतर कार्गो ले जाया जा रहा है। इस उद्यम की मुख्य गतिविधि का कोड भी दर्ज किया गया है। चालान को एक व्यक्तिगत अद्वितीय संख्या सौंपी गई है; संख्याओं को उसी रिपोर्टिंग अवधि के भीतर दोहराया नहीं जाना चाहिए। संख्या के आगे वह दिन दर्शाया गया है जिस दिन दस्तावेज़ जारी किया गया था।
- माल भेजने वाली संरचनात्मक इकाई का नाम और उसकी गतिविधि की दिशा;
- सामग्री प्राप्त करने वाली संरचनात्मक इकाई का नाम और उसकी गतिविधि का प्रकार;
- लेखांकन खाते की संख्या जहां माल भेजा जाता है (यदि इस खाते के लिए विश्लेषणात्मक लेखांकन बनाए रखा जाता है, तो संबंधित कोड इंगित किया जाता है)।
तालिका में इन्वेंट्री की उन वस्तुओं पर डेटा शामिल है जो वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों के बीच आंतरिक आंदोलन के अधीन हैं:
| स्तम्भ संख्या | कॉलम भरने की प्रक्रिया |
| 1 | ले जाए जा रहे कीमती सामान का नाम (माल, अर्द्ध-तैयार उत्पाद, कच्चा माल, कंटेनर)। एमपीजेड की मुख्य विशेषताएं भी दी गई हैं। लेख भी पढ़ें: → ""। |
| 2 | निर्दिष्ट नाम का कोड. |
| 3 | विविधता - यदि उत्पाद में यह पैरामीटर है तो भरा जाता है। |
| 4 | माप की इकाई का नाम. |
| 5 | OKEI के अनुसार निर्दिष्ट इकाई का कोड। |
| 6, 7 | एक स्थान पर जारी की गई मात्रा, साथ ही स्थानों या टुकड़ों की कुल संख्या (वह जानकारी भरें जो किसी दिए गए आइटम के लिए प्रासंगिक है)। |
| 8 | सकल वजन उत्पाद और पैकेजिंग सहित कुल वजन है। |
| 9 | शुद्ध वजन - पैकेजिंग को छोड़कर वजन। यदि सामान, कच्चे माल और अर्ध-तैयार उत्पादों को ले जाना है तो वजन दर्शाने वाले कॉलम भरे जाते हैं। यह पैरामीटर कंटेनरों के लिए नहीं दिया गया है. |
| 10 | निर्दिष्ट वस्तु की एक इकाई का लेखांकन मूल्य, यह खरीद या बिक्री मूल्य हो सकता है, जो संगठन की लेखा नीति में निर्धारित इन्वेंट्री वस्तुओं के लिए लेखांकन की स्वीकृत प्रक्रिया पर निर्भर करता है। |
| 11 | किसी वस्तु की कुल लागत को इकाई मूल्य को कुल मात्रा से गुणा करने पर परिभाषित किया जाता है। |
एक चालान TORG-13 का उपयोग करके स्थानांतरित किए गए सभी सामान और सामग्री को क्रमिक रूप से दस्तावेज़ के सारणीबद्ध भाग में दर्ज किया जाता है। प्रत्येक व्यक्तिगत नाम को तालिका में एक अलग पंक्ति आवंटित की गई है। "कुल" तालिका की निचली पंक्ति में मात्रात्मक और मूल्य संकेतकों पर कुल डेटा होता है।
TORG-13 कंसाइनमेंट नोट के पीछे की ओर, सारणीबद्ध भाग जारी है। परिणाम प्रत्येक पृष्ठ और समग्र रूप से चालान के लिए सारांशित किए गए हैं।
TORG-13 फॉर्म के नीचे जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा प्रमाणीकरण के लिए जगह है:
- "जारी" पंक्ति में, उस व्यक्ति के हस्ताक्षर होते हैं जिसके खाते से जारी किए गए क़ीमती सामान को बट्टे खाते में डाला जाता है, उदाहरण के लिए, एक स्टोरकीपर या किसी गोदाम या अन्य संरचनात्मक इकाई का प्रबंधक;
- "प्राप्त" पंक्ति में, खाते के लिए संकेतित मूल्यों को स्वीकार करने वाला व्यक्ति अपना हस्ताक्षर करता है; चालान का कुल मूल्य प्राप्तकर्ता द्वारा शब्दों में लिखा जाता है।
TORG-13 चालान भरने में त्रुटियाँ
आंतरिक संचलन के लिए चालान एक प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ है जो आपको इसकी अनुमति देता है:
- लेखाकार को एक संरचनात्मक इकाई से माल-सूची को लिखने और उन्हें दूसरी इकाई में लेखांकन के लिए स्वीकार करने के लिए एक प्रविष्टि बनानी होगी।
- आयकर की गणना करते समय कर योग्य लाभ को कम करने के लिए स्थानांतरण व्यय स्वीकार करने की वैधता को संघीय कर सेवा के समक्ष उचित ठहराएँ।
अर्थात्, TORG-13 फॉर्म महत्वपूर्ण कार्य करता है, और इसलिए चालान भरने में त्रुटियों की अनुमति नहीं है। सबसे पहले, ले जाए जाने वाले सामान की स्पष्ट सूची प्रदान करना आवश्यक है; नाम, मात्रा और लागत को इंगित करने में कोई त्रुटि नहीं होनी चाहिए।
एमओएल के बीच क़ीमती सामान के हस्तांतरण के लिए लेनदेन की तारीख अवश्य बताई जानी चाहिए। एक चालान जो भेजने और प्राप्त करने वाले पक्षों द्वारा प्रमाणित नहीं है, दस्तावेज़ को उसके उद्देश्य को पूरा करने की अनुमति नहीं देगा। यानी अप्रमाणित TORG-13 फॉर्म एक त्रुटि के साथ संकलित किया जाएगा।
हस्ताक्षर इस बात की पुष्टि करते हैं कि आंतरिक विस्थापन ऑपरेशन पूरा हो चुका है। प्राप्तकर्ता पक्ष के प्रतिनिधि को वास्तविक मात्रा और दस्तावेजी डेटा की तुलना करने के बाद ही हस्ताक्षर करने की आवश्यकता है। TORG-13 फॉर्म पर हस्ताक्षर करके, प्राप्तकर्ता पुष्टि करता है कि उसने चालान में बताई गई क़ीमती वस्तुओं की मात्रा स्वीकार कर ली है।
किसी अन्य कानूनी इकाई या व्यक्तिगत उद्यमी को माल की आवाजाही के संबंध में TORG-13 चालान भरना एक गलती होगी। यह फॉर्म विशेष रूप से आंतरिक गतिविधियों के लिए है, जब हस्तांतरित सूची संगठन में रहती है, तो केवल उनका स्थान बदलता है।
अपनी गतिविधियाँ चलाने वाले संगठनों, संस्थानों और उद्यमों में कच्चे माल, वस्तुओं, वस्तुओं और सामग्रियों का आंतरिक संचलन होता है। वस्तु और भौतिक संपत्ति (टीएमटी) की श्रेणी से संबंधित वस्तुओं को प्रभागों, विभागों, उत्पादन दुकानों या उद्यम के क्षेत्रों के बीच स्थानांतरित और वितरित किया जा सकता है। इन उद्देश्यों के लिए, एक चालान TORG-13 तैयार किया गया है।
दस्तावेज़ प्रपत्र
यह प्रक्रिया लेखांकन प्रणाली द्वारा नियंत्रण के लिए दस्तावेज़ीकरण के अधीन है, और इसलिए सभी कार्यों के साथ माल और सामग्रियों की आंतरिक आवाजाही के लिए चालान की तैयारी भी होनी चाहिए:
- वस्तुएं;
- सामग्री;
- भंडार;
- कंटेनर, आदि)
चालान में कानून द्वारा स्थापित एक एकीकृत रूप है और ओकेयूडी दस्तावेज़ फॉर्म के कोड 0330213 से मेल खाता है।
माल और क़ीमती सामानों की आवाजाही के लिए दस्तावेजी समर्थन प्रत्येक इकाई, प्रकार, प्रकार, लेख आदि के लिए दर्ज किया जाता है। चालान की तैयारी उद्यम या प्रभाग, सेवा, साइट के वित्तीय रूप से जिम्मेदार कर्मचारी द्वारा की जानी चाहिए, जो संपत्ति परिसंपत्तियों की डिलीवरी के लिए जिम्मेदार है। दस्तावेज़ की एक प्रति बाद के बट्टे खाते में डालने के लिए लेखांकन सेवा को लेखांकन के लिए भेजी जाती है, दूसरी माल और सामग्री के प्राप्तकर्ता के हाथों में रहती है, जो लेखांकन वस्तुओं के पूंजीकरण का आधार है।
कोई भी उद्यम बड़ी मात्रा में भौतिक संपत्तियों को स्थानांतरित कर सकता है, जिसके आंदोलन को संगठनों के बीच उनके आंदोलन की तरह ही प्रलेखित किया जाना चाहिए। इस प्रयोजन के लिए, विभिन्न प्रयोजनों के लिए चालान का उपयोग किया जाता है।
यह दस्तावेज़ उद्यम के भीतर संरचनात्मक इकाइयों, विभागों, कार्यशालाओं या जिम्मेदार व्यक्तियों के बीच मूल्यों के आंदोलन का प्रमाण है। साथ ही, आंदोलन के बारे में यह जानकारी विशेष उत्पादन दस्तावेज़ीकरण में दर्ज की जाती है, जो अतिरिक्त रूप से एक कार्यशाला में संपत्ति के निपटान और दूसरे में उसके आगमन को रिकॉर्ड करती है।
चालान का उपयोग वस्तु के हस्तांतरण के समय किया जाता है, इस दस्तावेज़ के अनुसार, एक पक्ष वस्तु को सौंपता है, और दूसरा इसे स्वीकार करता है; घटना के बाद, दस्तावेज़ को लेखा विभाग में उचित प्रविष्टियाँ करने के लिए प्रस्तुत किया जाता है आंदोलन की रिपोर्टिंग करना और उसे रिकॉर्ड करना।
आप इस वीडियो में सीखेंगे कि एक गोदाम से दूसरे गोदाम में आंतरिक स्थानांतरण कैसे करें:
महत्वपूर्ण: टीओआरजी-13 कंसाइनमेंट नोट फॉर्म का उपयोग कंपनी के वाहनों द्वारा उद्यम कार्गो का परिवहन करते समय और खुदरा व्यापार में ग्राहकों द्वारा माल वापस करते समय भी किया जाता है।
इसलिए, यह दस्तावेज़, अपने मामूली डिज़ाइन के बावजूद, लेखांकन और कर अधिकारियों को रिपोर्ट तैयार करने के लिए बहुत महत्वपूर्ण है।
आंतरिक आंदोलन - यह क्या है?
किसी संगठन के भीतर सामग्रियों, वस्तुओं और कागजों के संचलन को आंतरिक संचलन कहा जाता है; ऐसा संचलन प्रबंधन के आदेश से संरचनात्मक इकाइयों के बीच या एक जिम्मेदार व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति तक किया जाता है।
उद्यम के भीतर किसी भी भौतिक संपत्ति की आवाजाही को कुछ दस्तावेजों के साथ दर्ज किया जाता है, और यदि किसी भी प्रकृति की वस्तुओं को स्थानांतरित किया जाता है, तो TORG-13 फॉर्म में एक चालान का उपयोग किया जाता है, और अचल संपत्तियों को स्थानांतरित करते समय, जो अक्सर होता है, एक चालान OS-2 का उपयोग किया जाता है। प्रयोग किया जाता है।
ऐसी कार्रवाई संगठन की किसी भी आंतरिक आवश्यकता के कारण हो सकती है, उदाहरण के लिए, किसी एक कार्यशाला का पुनर्गठन या किसी वस्तु का स्थानांतरण जिसकी किसी विभाग में आवश्यकता नहीं है, कई तत्वों से युक्त वस्तुओं के उत्पादन में, कार्यशालाओं आदि के बीच उनका आवागमन।
आंदोलनों के प्रकार
एक संगठन के भीतर विभिन्न प्रकार के सामान स्थानांतरित किए जा सकते हैं; इसलिए, इस क्षण को रिकॉर्ड करने के लिए दस्तावेज़ीकरण के विभिन्न रूपों का उपयोग किया जाता है।
सामान्य वस्तुओं TORG-13 और अचल संपत्तियों OS-2 की आवाजाही के लिए दो मुख्य दस्तावेजों के अलावा, कई और भी हैं:
- सड़क कियोस्क और स्टालों में बिक्री के लिए इच्छित छोटी वस्तुओं को ले जाते समय - टीओआरजी-14;
- एम-11 - चालान मांग, इसका उपयोग तब किया जाता है जब किसी कारण से वस्तुओं को अनुरोध पर स्थानांतरित नहीं किया गया था, या यदि उनमें दोष, टूट-फूट है, या वस्तुओं में से किसी एक के अलग होने का परिणाम है।
प्रत्येक दस्तावेज़ उसके पूरा होने की आवश्यकताओं के अनुसार तैयार किया जाता है और इसमें आवश्यक संख्या में प्रतियां शामिल होती हैं। आप लिंक का अनुसरण करके पता लगा सकते हैं कि यह क्या है और इसे सही तरीके से कैसे बनाया जाए।
दस्तावेज़ कब तैयार किया जाता है?
दस्तावेज़ वस्तु के एक हाथ से दूसरे हाथ में तत्काल स्थानांतरण के समय या आगामी स्थानांतरण से पहले तैयार किया जाता है, और प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों को इस पर हस्ताक्षर करना होगा।
चालान का प्रपत्र और विवरण
प्रत्येक चालान कानून की आवश्यकताओं के अनुसार तैयार किया जाता है, हालांकि, ऐसे विवरण हैं जो प्रत्येक दस्तावेज़ में मौजूद होने चाहिए:
- संगठन का नाम और मूल्य हस्तांतरित करने वाली संरचनात्मक इकाई की संख्या या जिम्मेदार व्यक्ति का पूरा नाम। आप सीखेंगे कि भौतिक संपत्तियों की स्वीकृति और हस्तांतरण का एक अधिनियम सही ढंग से कैसे तैयार किया जाए;
- कंपनी का विवरण;
- संकलन की तिथि और स्थान;
- दस्तावेज़ का नाम और संख्या;
- इसके संकलन का आधार;
- वस्तु के बारे में जानकारी - नाम, मात्रा, एक इकाई की लागत और कुल लागत;
- व्यक्तियों के हस्ताक्षर आवश्यक हैं; इसके बिना दस्तावेज़ मान्य नहीं है।
माल की आंतरिक आवाजाही के लिए नमूना चालान। प्रत्येक रूप की विशेषताएं
जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, प्रत्येक रूप की अपनी विशेषताएं होती हैं:
- फॉर्म TORG-13 में निम्नलिखित डेटा शामिल है:
- उद्यम का नाम और उसका विवरण;
- गठन की तारीख;
- चालान संख्या इंगित की गई है;
- आगे एक तालिका भर रही है जिसमें आपको सामान स्थानांतरित करने और प्राप्त करने वाले पक्षों के बारे में जानकारी, उत्पाद के बारे में जानकारी - नाम, मात्रा, एक प्रति की लागत और सामान्य जानकारी दर्ज करनी चाहिए;
- पार्टियों के हस्ताक्षर.
- फॉर्म OS-2 दोनों तरफ भरा जाता है और इसमें निम्नलिखित डेटा होता है:
- सामने वाले हिस्से का उपयोग हेडर के रूप में किया जाता है, क्योंकि इसमें फंड ट्रांसफर करने वाले व्यक्तियों के बारे में बुनियादी जानकारी होती है;
- जिसके बाद तैयारी की तारीख और दस्तावेज़ संख्या इंगित की जाती है;
- इसके बाद एक तालिका भरनी आती है जिसमें आपको वस्तु का नाम, उत्पादन तिथि, इन्वेंट्री संख्या, धन की मात्रा और कीमत का संकेत देना चाहिए;
- तालिका के अंतर्गत आपको वस्तुओं की सामान्य विशेषताओं को इंगित करना चाहिए - उनकी तकनीकी स्थिति, दोषों और टूटने की उपस्थिति, और वस्तु का एक अनूठा विवरण बनाना चाहिए।
महत्वपूर्ण: दस्तावेज़ तैयार करने के बाद, इसकी शुद्धता की जाँच की जानी चाहिए और सभी प्रतिभागियों और उत्पादन लेखाकार द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए।
TORG-12 फॉर्म में कंसाइनमेंट नोट भरने के क्या नियम हैं - पढ़ें।
चरण-दर-चरण भरने के निर्देश
प्रपत्रों की विशेषताओं के अनुसार, इस दस्तावेज़ में भरने की विशेषताएं भी हैं:
- अचल संपत्तियों के हस्तांतरण के लिए दस्तावेज़ बनाते समय, 3 प्रतियां बनाना आवश्यक है:
- शेष राशि से धनराशि को बट्टे खाते में डालने के लिए पहला हस्तांतरणकर्ता पक्ष के पास रहता है। आप लिंक में जान सकते हैं कि यह क्या है और इसे कैसे बनाया जाए;
- दूसरे को वस्तु को पंजीकृत करने के लिए प्राप्तकर्ता कार्यशाला में स्थानांतरित किया जाता है;
- तीसरा दस्तावेज़ के लेखक के पास जाएगा; यह वह प्रति है जिस पर अकाउंटेंट सहित सभी प्रतिभागियों के हस्ताक्षर हैं।
- TORG-13 चालान एक सरल भरने के विकल्प में उपलब्ध है और केवल 2 प्रतियों में तैयार किया जाता है:
- इसका उपयोग सामग्री, माल या कंटेनरों को स्थानांतरित करते समय और सड़क मार्ग से परिवहन के दौरान किया जाता है;
- इस फॉर्म का उपयोग किसी भी प्रकार के वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों या विभिन्न रैंकों के विभागों के बीच संपत्ति हस्तांतरित करते समय किया जा सकता है;
- यह दस्तावेज़ वस्तु के लिए जिम्मेदार पक्ष द्वारा तैयार किया जाता है और गारंटी के रूप में कार्य करता है कि स्थानांतरण हो गया है।
महत्वपूर्ण: इन दस्तावेज़ों को बनाते समय, आपको यह याद रखना चाहिए कि एकीकृत प्रपत्रों का उपयोग अनिवार्य है, इसलिए किसी भी आवश्यक प्रपत्र को संगठन की विशिष्टताओं के अनुसार समायोजित किया जा सकता है।
टीओआरजी-13 फॉर्म में चालान फॉर्म। प्रारूपण की बारीकियाँ
आप कोई भी फॉर्म हाथ से या कंप्यूटर का उपयोग करके बना सकते हैं। दूसरा विकल्प विशेष रूप से अच्छा है यदि इसे विभिन्न लेखांकन कार्यक्रमों का उपयोग करके स्वचालित किया जाता है; यह व्यावहारिक रूप से त्रुटियों की उपस्थिति और गलत जानकारी की प्रविष्टि को समाप्त करता है।
यह विकल्प आपको इसकी अनुमति देता है:
- कंपनी के सामान और अचल संपत्तियों का रिकॉर्ड रखें;
- संगठन की मुहर और लोगो के साथ किसी भी दस्तावेज़ के तैयार प्रपत्र बनाएं;
- किसी भी सुविधाजनक प्रारूप का उपयोग करें;
- ईमेल द्वारा दस्तावेज़ भेजें.
कोई भी फॉर्म जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा और प्रबंधक के आदेश के बाद तैयार किया जाना चाहिए।
प्रतियों की आवश्यक संख्या अवश्य होनी चाहिए, क्योंकि वे किसी वस्तु या उत्पाद को बट्टे खाते में डालने, पंजीकरण के लिए स्वीकार करने और लेखांकन में दर्ज करने का आधार हैं।
दस्तावेज़ पर मुहर लगाने की कोई आवश्यकता नहीं है, लेकिन यदि उद्यम के आंतरिक नियमों द्वारा ऐसा कोई नियम प्रदान किया जाता है, तो यह कार्रवाई स्वीकार्य है।
यह भी याद रखना चाहिए कि कानून और कर निरीक्षणालय की आवश्यकताओं के अनुसार, प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के दस्तावेज़ के रूप में ऐसा चालान, आंतरिक नियमों या कानून द्वारा स्थापित निर्धारित अवधि के लिए उद्यम में संग्रहीत किया जाना चाहिए। रूसी संघ में, किसी भी स्थिति में, यह अवधि कम से कम 3 वर्ष होनी चाहिए।
निष्कर्ष
एक कानूनी इकाई के भीतर गतिविधियों का रिकॉर्ड रखने के लिए चालान महत्वपूर्ण प्राथमिक दस्तावेज है, जो बाद में उद्यम की वार्षिक रिपोर्टिंग सहित कई दस्तावेजों की तैयारी के आधार के रूप में काम करेगा। इसलिए इसका आचरण, उपयोग किए गए रूप की परवाह किए बिना, कानून के नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार किया जाना चाहिए।
1सी व्यापार प्रबंधन कार्यक्रम में गोदामों के बीच माल की आवाजाही को कैसे पंजीकृत करें - यह वीडियो देखें:
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