Dokumentu sagatavošana iesniegšanai arhīvā. Noteikumi par dokumentācijas apstrādi, pārsūtot lietas uz arhīvu Lietu nodošanas akceptēšanas kārtība arhīvā

Procedūra lietu nodošanai arhīvā vai dokumentu iznīcināšanai.

5.1. Pastāvīgās, pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) krātuves un personāla lietas tiek pārsūtītas uz organizācijas arhīvu. To pārsūtīšana tiek veikta tikai saskaņā ar aprakstiem (šīs kārtības 4. sadaļa).

5.2. Pabeigtie biroja darba gadījumi, kas saistīti ar pastāvīgu, pagaidu (vairāk nekā 10 gadu) glabāšanu un personālu, pēc tā kalendārā gada beigām, kurā tie tika izveidoti, ir jāreģistrē saskaņā ar šo kārtību un tiek pārsūtīti uz organizācijas arhīvu nākamgad, bet ne vēlāk kā 2 gadus pēc biroja darba beigām.

5.3. Lietu nodošana organizācijas arhīvam tiek veikta saskaņā ar arhīva sastādīto grafiku, saskaņojot ar strukturālo nodaļu vadītājiem, kas dokumentus pārsūta uz arhīvu, un ko apstiprinājis organizācijas vadītājs.

5.4. Struktūrvienības sagatavojot lietas nodošanai organizācijas arhīvā, arhīva darbinieks iepriekš pārbauda to veidošanas pareizību, reģistrāciju un inventarizācijā iekļauto lietu skaita atbilstību atklāto lietu skaitam. saskaņā ar organizācijas lietu nomenklatūru. Visi pārbaudes laikā atklātie trūkumi lietu veidošanā un izpildē ir jānovērš struktūrvienības biroja darba dienesta darbinieki. Ja lietu trūkst, tiek sastādīts sertifikāts.

5.5. Katru lietu saņem arhīva atbildīgā persona (īpašais darbinieks) struktūrvienības biroja darba darbinieka klātbūtnē. Šajā gadījumā abās inventarizācijas kopijās pret katru tajā iekļauto gadījumu tiek izdarīta atzīme par lietas esamību. Katras inventarizācijas kopijas beigās ir norādīts faktiski arhīvā pieņemto lietu skaits, trūkstošo lietu skaits, lietu pieņemšanas un nodošanas datums, kā arī par arhīvu atbildīgās personas paraksti (arhīvs darbinieks), un persona, kas lietu nodeva, ir norādīta skaitļos un vārdos.

5.6. Lietas, kuru glabāšanas laiks ir līdz 10 gadiem ieskaitot, biroja vadības dienests uzglabā un pēc glabāšanas termiņa beigām noteiktā kārtībā nodod iznīcināšanai arhīvā.

5.7. Organizācijas apakšnodaļas likvidācijas vai reorganizācijas gadījumā biroja darba dienesta darbinieks 2 mēnešu laikā no apakšnodaļas likvidācijas vai reorganizācijas dienas veido visus lietā pieejamos dokumentus, noformē lietas un pārsūta tos arhīvā neatkarīgi no glabāšanas perioda.

Ir dokumentu anulēšana ir vissvarīgākais arhīva darba elements. Tajā pašā laikā nav iespējams iznīcināt dokumentāciju, nepārbaudot dokumentu vērtību. Tajā pašā laikā arhīvu darbības noteikumi iesaka nevienā darbiniekā pat nelielās organizācijās neveikt dokumentu vērtības pārbaudi, jo tas var izraisīt negatīvas sekas: dokumentus var iznīcināt pirms termiņa beigām. to uzglabāšanas laiku. Tāpēc ekspertīzes veikšanai ir jāizveido ekspertu komisija.

Kas jāiekļauj komisijā, lai apstiprinātu dokumentu iznīcināšanas faktu individuālam uzņēmējam, kuram nav darbinieku? Skatiet atbildi mūsu vietnē

Lai veiktu pilnīgu iznīcināšanai piešķirto dokumentu novērtēšanu, ieteicams ekspertu komisijā iekļaut šādus darbiniekus:

· Organizācijas vadības pārstāvis;

· Arhivārs;

· Organizācijas galvenais grāmatvedis;

· Organizācijas personāla dienesta pārstāvis;

· Organizācijas juridiskā dienesta pārstāvis;

· Dokumentu atbalsta dienesta darbinieks vai organizācijas sekretārs.

Ekspertu komisijas sastāvu apstiprina ar uzņēmuma vadītāja rīkojumu. Organizācijā var izveidot pastāvīgu ekspertu komisiju, taču to var izveidot katru gadu. Ekspertu komisija (EK) konstatē dokumentu glabāšanas termiņa beigām, sastāda aktu par dokumentu piešķiršanu iznīcināšanai un saskaņā ar to (aktu) sagatavo dokumentus iznīcināšanai

KRIEVIJAS GLAVGOSEKSPERTĪZE

PASŪTĪT
lietu veidošana, sagatavošana un pārsūtīšana uz arhīvu

Maskava

1999

Failu sagatavošana un pārsūtīšana uz arhīvu tiek veikta saskaņā ar šo kārtību, kas izstrādāta saskaņā ar federālajiem tiesību aktiem par arhīvu jautājumiem, Krievijas Federālā arhīvu dienesta noteikumiem, normatīvajiem un metodiskajiem dokumentiem par vadības dokumentācijas atbalstu ("Vienotā dokumentācija sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas prasību sistēma ", GOST R 51141-98" Biroja darbs un arhīvu bizness. Termini un definīcijas ", Departamentu arhīvu pamatnoteikumi.

1. LIETU Noformēšana

1.1. Pamatprasības lietu veidošanai

1.1.1. Lietu veidošana ir noformēto dokumentu grupēšana lietās saskaņā ar lietu nomenklatūru.

Lietas veido dokumentu atbalsta dienesta darbinieki, kas atbildīgi par biroja darbu organizācijas struktūrvienībās.

Lietu veidošana notiek tiešā metodiskā organizācijas arhīva vadībā.

1.1.2. Veidojot lietas, jāievēro šādas pamatprasības:

Lietā iesniegt tikai reģistrētus, noformētus un noformētus dokumentus saskaņā ar “Vienoto dokumentācijas sistēmu. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Prasības dokumentiem ”un citi noteikumi par darbu birojā;

Iekļaujiet lietā dokumentus, kas pēc nosaukuma atbilst lietu nomenklatūrai, ņemot vērā saturu, veidu un glabāšanas laiku;

Grupēt lietā viena kalendārā gada dokumentus, kas pabeigti ar kancelejas darbu, izņemot nododamas lietas un personiskās lietas, kas tiek veidotas visā speciālista darba laikā organizācijā;

Pastāvīgās un pagaidu glabāšanas termiņu dokumenti jāsagrupē atsevišķos gadījumos;

Iekļaujiet failā vienu katra dokumenta eksemplāru;

Korpuss nedrīkst saturēt vairāk kā 250 loksnes, tā biezums nedrīkst pārsniegt 4 cm;

Failos aizliegts iekļaut melnrakstus, ar roku rakstītus, nereģistrētus, neizpildītus, neparakstītus dokumentus un atdodamus dokumentus.

Lietas iekšpusē dokumentiem jābūt sakārtotiem tā, lai tie konsekventi aptvertu dažus satura jautājumus. Šajā gadījumā dokumenti ir sakārtoti hronoloģiskā secībā (ienākošie - pēc saņemšanas datumiem, izejošie - pēc izbraukšanas datumiem).

Pielikumi dokumentiem neatkarīgi no to apstiprināšanas vai sagatavošanas datuma ir pievienoti dokumentiem, uz kuriem tie attiecas.

1.2. Dažādu kategoriju dokumentu grupēšana

1.2.1 ... Organizācijas protokoli, rīkojumi, rīkojumi, rezolūcijas un citi organizācijas un administratīvie dokumenti ir sagrupēti lietās pēc veida un hronoloģijas ar saistītajiem pielikumiem atbilstoši lietu nomenklatūrai.

1.2.2. Pasūtījumi pēc pamatdarbības tiek sagrupēti atsevišķi no personāla pasūtījumiem.

1.2.3. Noteikumi, ar administratīvajiem dokumentiem apstiprināti norādījumi ir to pielikumi un tiek veidoti kopā ar norādītajiem dokumentiem. Ja tie tiek apstiprināti kā neatkarīgs dokuments, tad tie tiek grupēti neatkarīgās lietās.

1.2.4 ... Sanāksmju protokoli ir sakārtoti failos hronoloģiskā secībā.

1.2.5. Pārskati un plāni tiek iesniegti attiecībā uz gadu, uz kuru tie attiecas, neatkarīgi no datuma, kad tie tika saņemti vai apkopoti (piemēram: organizācijas gada pārskats (bilance), organizatorisko un tehnisko pasākumu plāni, publikācijas un tehniskā apmācība. organizācija, organizācijas un struktūrvienību darba plāni utt.).

1.2.6. Darbinieku personīgie konti un atlaisto darbinieku personas lietas tiek sagrupētas atsevišķās lietās un tajās sakārtotas alfabētiskā secībā.

1.2.7. Sarakste ar ministrijām, departamentiem, organizācijām, kā arī sarakste par pilsoņu priekšlikumiem, pieteikumiem un sūdzībām tiek iesniegta lietās līdz atbilžu sagatavošanas datumiem, savukārt atbildes dokuments tiek ievietots aiz pieprasījuma dokumenta. Atsākot saraksti par konkrētu jautājumu, kas sākās iepriekšējā gadā, dokumenti tiek iekļauti kārtējā gada gadījumā ar norādi uz iepriekšējā gada lietas indeksa atbildes kopiju.

1.2.8. Pilsoņu priekšlikumi, paziņojumi un sūdzības par organizāciju darbu un visi dokumenti to izskatīšanai un izpildei tiek sagrupēti atsevišķi no pilsoņu paziņojumiem par personīgiem jautājumiem.

2. LIETU REĢISTRĀCIJA

2.1. Pamatprasības lietu reģistrēšanai

2.1.1. Lietu reģistrāciju veic organizācijas vadības vai citu strukturālo nodaļu dokumentu atbalsta dienesta darbinieki, kuru pienākumos ietilpst lietu noteikšana un veidošana ar metodisko palīdzību un organizācijas arhīva kontrolē.

2.1.2. Atkarībā no uzglabāšanas perioda tiek veikta pilnīga vai daļēja lietu reģistrācija.

2.1.3. Pastāvīgas glabāšanas, pagaidu glabāšanas (vairāk nekā 10 gadus) un personāla lietu gadījumi ir pilnībā jāreģistrē.

2.1.4. Pilna lietu reģistrācija ietver:

Dokumentu iesniegšana vai iesiešana datnēs ();

Loksņu numerācija lietā ();

Lietas dokumentu iekšējās uzskaites sastādīšana ();

Lietas izziņas noformēšana ();

Nepieciešamās informācijas ievadīšana lietas vāka detaļās ().

2.1.5. Pagaidu uzglabāšanas gadījumi (līdz 10 gadiem ieskaitot) tiek daļēji reģistrēti. Tos atļauts uzglabāt iesaiņotājos, tas nesistemizē lietas dokumentus, nesumurē lapas, nesastāda lietas iekšējo uzskaiti un liecinieku lapu.

2.2. Lietas dokumentu iesiešana (iesiešana) )

2.2.1. Lietu veidojošie dokumenti tiek ierakstīti četrās punkcijās īpašā cietajā mapē, ņemot vērā iespēju brīvi lasīt visu dokumentu tekstu, datumus, rezolūcijas utt. Sagatavojot failus kartotēkai, no dokumentiem tiek noņemtas metāla tapas un saspraudes. Lietas sākumā dokumentu priekšā tiek iesniegta tukša A4 formāta papīra lapa.

2.2.2. Gadījumi ar darbinieku personīgajiem kontiem ir saistoši.

2.3. Loksņu numerācija lietā (līdz )

2.3.1. Lai nodrošinātu lietā iekļauto dokumentu izkārtojuma drošību un konsolidāciju, visas tās lapas, izņemot lietas iekšējā inventāra lapas, lietas sertifikātu un pasūtījuma lapas starp komplektiem dokumenti objektu pārbaudei, numurēti ar bruto numerāciju arābu cipariem augšējā labajā stūrī, bez teksta dokumentiem, melna svina zīmuļa.

2.3.2. Fotoattēli, zīmējumi, diagrammas un citi specifiski dokumenti, kas attēlo lietu neatkarīgu lapu, numurēti aizmugurējā pusē augšējā kreisajā stūrī.

2.3.3. Lapa ar cieši ielīmētiem dokumentiem (izgriezumiem, fotogrāfijām utt.) Tiek numurēta kā viena lapa.

2.3.4. Salocītā lapa (formāts A2, A3) tiek salocīta un numurēta augšējā labajā stūrī kā viena lapa.

2.3.5. Pievienotās aploksnes ar pielikumiem tiek numurētas, tajā pašā laikā aploksne vispirms tiek numurēta, un pēc tam katrs aploksnes pielikums tiek numurēts ar nākamo numuru.

2.3.6. Lietai pievienotie dokumenti ar savu lapu numerāciju (ieskaitot drukātos izdevumus) numurējami vispārējā secībā.

2.3.7. Lietu lapas, kas sastāv no vairākiem sējumiem, numurē katram sējumam atsevišķi.

2.3.8. Numurēšanas lapām ir aizliegts izmantot tinti un krāsainus zīmuļus.

2.3.9. Gadījumos, kad gadījumos ir atsevišķas kļūdas lapu numerācijā, ir atļauts izmantot lapu burtu numurus (piemēram: 37, 37a, 37b utt.).

2.4. Iekšējās uzskaites sastādīšana (uz )

2.4.1. Tiek izveidota iekšējā uzskaite, lai sekotu dokumentiem par pastāvīgas un pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) uzglabāšanas gadījumiem un dokumentiem par personālu (75 gadi).

2.4.2. Nepieciešamos gadījumos, vienojoties ar arhīvu, tiek sastādīta iekšējā uzskaite dokumentiem par lietām, kuru glabāšanas laiks ir līdz 10 gadiem, kurā iekļauti dokumenti ar zīmogu “DSP”; pilsoņu priekšlikumi, paziņojumi un sūdzības utt.

2.4.3. Iekšējo uzskaiti sastāda uz A4 formāta (-ām) lapas (-ām) noteiktajā formā ( ), kurā ir šāda informācija:

Lietā esošo dokumentu sērijas numurs;

Dokumentu nosaukums (kopsavilkums);

Dokumentu datums;

Dokumentu indekss (reģistrācijas numurs);

Lietas, uz kuras atrodas katrs dokuments, lokšņu numuri.

2.4.4 ... Iekšējā uzskaitē ir neatkarīga lapu numerācija.

2.4.5. Iekšējo inventāru paraksta tā sastādītājs, norādot atrašanās vietu, paraksta dekodēšanu un inventarizācijas sastādīšanas datumu.

2.5. Lietas pierādījumu sastādīšana (uz )

2.5.1. Lai ņemtu vērā lietā esošo lapu skaitu un noteiktu to numerācijas īpatnības, tiek sastādīta lietas atestācijas lapa.

2.5.2. Lietas atestācijas lapa tiek sastādīta uz atsevišķas A4 lapas noteiktajā formā ( ).

2.5.3. Lietas atestācijas lapā iekšējā inventāra numurēto lapu skaits (ja tāds ir) norādīts skaitļos un vārdos.

2.5.4. Sertifikācijas lapā ir norādītas šādas lietas dokumentu numerācijas pazīmes:

Burtu lapu un trūkstošo numuru klātbūtne;

Loksņu skaits ar letāliem defektiem (saplēstas loksnes, ar tinti piepildītas loksnes utt.).

2.5.5. Visas turpmākās lietas sastāva un stāvokļa izmaiņas (bojājumi, oriģinālu aizstāšana ar kopijām, jaunu dokumentu pievienošana utt.) Ir atzīmētas sertifikācijas lapā ar saiti uz atbilstošo aktu.

2.6. Vāka dizains pastāvīgai un īslaicīgai (vairāk nekā 10 gadus) uzglabāšanai (priekš )

2.6.1. Pastāvīgas, īslaicīgas (vairāk nekā 10 gadus) uzglabāšanas un personāla segums ir sastādīts saskaņā ar .

Lietas vāks nosaka:

Organizācijas struktūrvienības nosaukums un tās pakļautība;

Nodaļas nosaukums;

Lietas (apjoma) numurs atbilstoši lietu nomenklatūrai;

Lietas nosaukums;

Lietas datums (lietā ievietoto dokumentu termiņi);

Lapu skaits lietā;

Korpusa derīguma termiņš.

2.6.2. Korpusa vāks ir noformēts ar melnu tinti vai tinti.

2.6.3. Kad laika posmā, uz kuru attiecas lietas dokumenti, mainās organizācijas, struktūrvienības (tās padotības) nosaukums vai nodaļas nosaukums, uz vāka tiek pievienots jauns organizācijas, struktūrvienības vai nodaļas nosaukums, datums tiek nolikts, un iepriekšējais nosaukums ir ievietots iekavās.

2.6.4. Lietas nosaukums uz vāka tiek pārsūtīts no organizācijas lietu nomenklatūras, saskaņojot ar arhīvu organizācijas Ekspertu un pārbaudes komisiju (ekspertu komisiju) *.

* Federālā arhīvu dienesta institūcija, Krievijas Federācijas struktūru arhīvu pārvaldes institūcija (attiecīgā reģionālā vai republikas arhīva struktūra)

2.6.5. Lietu galvenēs, kurās ir dokumentu kopijas (rīkojumi, augstāko organizāciju lēmumi, sanāksmju protokoli augstākā organizācijā utt.), Tiek norādīts to kopiju numurs. Nosaukumā nav norādīts lietas dokumentu autentiskums.

2.6.6. Uz lietas vākiem jānorāda lietas datums:

Lietām, kas satur rīkojumus, rezolūcijas, protokolus, lietas datumi ir agrākā un jaunākā dokumenta parakstīšanas vai apstiprināšanas datumi;

Gadījumos, kuros ir sarakste, lietas sākuma datums ir pirmā ienākošā vai pirmā izejošā dokumenta saņemšanas diena, un beigu datums ir pēdējā ienākošā vai izejošā dokumenta datums;

Personas lietas datums ir datums, kad tiek parakstīti rīkojumi par tās personas uzņemšanu un atlaišanu, kurai tā tika nodibināta;

Lietu datums, kurā ietverti organizācijas darbinieku personīgie konti, atlaisto darbinieku personas lietas un plāni un ziņojumi, ir lietas atklāšanas gads.

Dokumentu pievienošanas datumi netiek ņemti vērā.

Ja lietā ir iekļauti dokumenti, kuru datums nesakrīt ar lietas datumu, tad slejā "Lietas datums" tiek izdarīts ieraksts: "Lietā ir dokumenti par ______ gadu (-iem)".

2.6.7. Obligāts lietas vāka rekvizīts ir lietā esošo lapu skaita norādīšana, kas tiek piestiprināta, pamatojoties uz lietas liecinieku ().

2.6.8 ... Nepieciešamais "Failu glabāšanas periods" tiek sastādīts saskaņā ar organizācijas lietu nomenklatūru.

2.6.9 ... Uz lietas vāka mugurkaula ir norādīts lietas indekss atbilstoši lietu nomenklatūrai, apjoma numurs un tā veidošanās gads.

2.6.10 ... Sējuma numurs tiek norādīts tikai tad, ja ir pievienoti vairāki sējumi. Šajā gadījumā pēc iekavās esošā skaļuma numura tiek norādīts instalēto sējumu skaits.

3. DOKUMENTU DARBĪBAS UZGLABĀŠANA

3.1. Kopš dibināšanas brīža un līdz nodošanai organizācijas arhīvā lietas organizācijas klerikālā dienesta (strukturālo nodaļu) speciālisti glabā to izveidošanas vietā.

3.2. Par dokumentu un lietu drošību ir atbildīgi struktūrvienību vadītāji un organizācijas biroja vadības dienesta speciālisti, kas atbild par biroja darbu.

3.3. Lietas tiek glabātas darba telpās, kas atrodas skapīšos, nodrošinot to pilnīgu drošību, pasargājot dokumentus no putekļiem un saules staru iedarbības. Lai palielinātu dokumentu meklēšanas efektivitāti, lietas tiek kārtotas atbilstoši lietu nomenklatūrai. Korpusa iekšpusē ir ievietota lietu nomenklatūra vai izraksts no tās.

3.4. Pagaidu dokumentu izņemšana no lietām ir atļauta izņēmuma gadījumos un tiek veikta tikai ar organizācijas (struktūrvienības) kancelejas vadītāja vadītāja atļauju ar obligātu atstāšanu dokumenta apliecinātas kopijas gadījumā un norādot iemesls oriģināla izsniegšanai.

3.5. Organizācijas lietās esošo dokumentu kopijas trešo personu organizācijām tiek izsniegtas tikai ar organizācijas (struktūrvienības) biroja vadītāja atļauju.

3.6. Dokumentu, kuriem nav zinātniskas un vēsturiskas vērtības un kuri ir zaudējuši praktisko vērtību, iznīcināšanu organizācija veic noteiktā kārtībā.

Organizācijas struktūrvienībās oficiālu dokumentu nesankcionēta iznīcināšana ir aizliegta.

3.7. Organizācijas strukturālo nodaļu speciālisti ir atbildīgi par viņu saņemto dokumentu drošību un rūpīgu apstrādi ar tiem.

4. LIETU PĒTĪJUMU Noformēšana un reģistrācija

4.1. Lai nodrošinātu arhīva iegūšanu visiem organizācijas biroja darbos pabeigtajiem gadījumiem, piegādei arhīvā pakļautajiem gadījumiem (pastāvīgas, pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas gadījumiem un personālam), kas sastādīti atbilstoši prasībām “Vienotas dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Prasības dokumentiem "un citi normatīvie akti par biroja darbu, kā arī un šīs procedūras laikā tiek apkopoti lietu uzskaite ( ).

4.2. Lietas tiek apkopotas atsevišķi:

Pastāvīgas uzglabāšanas gadījumi;

Pagaidu uzglabāšanas futrāļi;

Personāla lietas.

4.3. Lietu saraksts ir lietu saraksts ar neatkarīgu bruto (kārtas) pabeigtu numerāciju. Katrs gadījums (sējums) tiek ierakstīts ar neatkarīgu sērijas numuru.

4.4. Organizācijā katrā strukturālajā nodaļā krājumi pastāvīgai glabāšanai tiek sastādīti katru gadu arhīva tiešā metodiskā vadībā. Saskaņā ar šiem uzskaitījumiem dokumenti tiek pārsūtīti uz arhīvu. Strukturālo nodaļu sagatavotie krājumi kalpo par pamatu organizācijas konsolidētā saraksta sagatavošanai, kuru sagatavo arhīvs un saskaņā ar kuru tā nodod lietas pastāvīgai glabāšanai.

Lietu uzskaite noteiktajā formā tiek sastādīta divos eksemplāros un tiek iesniegta organizācijas arhīvā gadu pēc lietu pabeigšanas biroja darbā.

4.5. Kad inventarizācijā ierakstīti vairāki viena gadījuma sējumi, pirmā sējuma nosaukums tiek ierakstīts pilnībā, un visus pārējos sējumus norāda vārdi "Tas pats" + sējuma numurs. Šajā gadījumā inventarizācijā pilnībā tiek ievadīta cita informācija par gadījumiem (lietas datums, loksņu skaits lietā, lietas glabāšanas laiks). Katrā jaunajā inventāra lapā nosaukums tiek pilnībā reproducēts. Ja tiek iesniegts tikai viens lietas sējums, tad sējuma numurs inventarizācijā nav norādīts.

4.6. Inventāra lietas tiek sistematizētas saskaņā ar lietu nomenklatūru organizācijā.

4.7. Organizācijas lietvedības lietu uzskaitē pēc lietu galvenēm tiek iekļautas ienākošo un izejošo dokumentu reģistrācijas kartes.

4.8. Inventarizācijas beigās tiek veikts galīgais ieraksts, kurā arhīvā iesniegto lietu skaits ir norādīts skaitļos un vārdos.

4.9. Krājumus izdrukā divos eksemplāros, un tos paraksta organizācijas vadītājs, inventāra sastādītājs (lietvedības dienesta speciālists) un organizācijas arhīva vadītājs.

4.10. Viens inventāra eksemplārs kopā ar lietām tiek pārsūtīts uz organizācijas arhīvu, otrais eksemplārs paliek pie biroja atbildīgā organizācijas biroja speciālistam.

4.11. Kolonna "Piezīme" tiek izmantota, lai atzīmētu lietu pieņemšanu, to fiziskā stāvokļa īpatnības, kopiju pieejamību utt.

5. LIETU NODOŠANA ORGANIZĀCIJAS ARHĪVĀ

5.1. Pastāvīgās, pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) krātuves un personāla lietas tiek pārsūtītas uz organizācijas arhīvu. Viņu pārsūtīšana tiek veikta tikai saskaņā ar (šīs procedūras) aprakstiem.

5.2. Pabeigtie biroja darba gadījumi, kas saistīti ar pastāvīgu, pagaidu (vairāk nekā 10 gadu) uzglabāšanu un personālu, pēc tā kalendārā gada beigām, kurā tie tika izveidoti, ir jāreģistrē saskaņā ar šo kārtību un tiek pārsūtīti uz organizācijas arhīvu nākamgad, bet ne vēlāk kā 2 gadus pēc biroja darba beigām.

5.3. Lietu pārsūtīšana uz organizācijas arhīvu tiek veikta saskaņā ar arhīva sastādīto grafiku, saskaņojot ar strukturālo nodaļu vadītājiem, kas dokumentus pārsūta uz arhīvu, un ko apstiprinājis organizācijas vadītājs.

5.4. Struktūrvienības sagatavojot lietas nodošanai organizācijas arhīvā, arhīva darbinieks iepriekš pārbauda to veidošanas pareizību, reģistrāciju un inventarizācijā iekļauto lietu skaita atbilstību atklāto lietu skaitam. saskaņā ar organizācijas lietu nomenklatūru. Visus pārbaudes laikā atklātos trūkumus lietu veidošanā un izpildē struktūrvienības biroja darba darbiniekiem ir pienākums novērst. Ja trūkst lietu, tiek sastādīts sertifikāts.

5.5. Katru gadījumu saņem arhīva atbildīgā persona (īpašais darbinieks) struktūrvienības biroja darba nodaļas darbinieka klātbūtnē. Šajā gadījumā abās inventarizācijas kopijās pret katru tajā iekļauto gadījumu tiek izdarīta atzīme par lietas esamību. Katras inventarizācijas kopijas beigās ir norādīts faktiski arhīvā pieņemto lietu skaits, trūkstošo lietu skaits, lietu pieņemšanas un nodošanas datums, kā arī par arhīvu atbildīgās personas paraksti (arhīvs darbinieks), un persona, kas lietu nodeva, ir norādīta skaitļos un vārdos.

5.6. Lietas, kuru glabāšanas laiks ir līdz 10 gadiem ieskaitot, biroja vadības dienests glabā un pēc glabāšanas termiņa beigām noteiktā kārtībā nodod iznīcināšanai arhīvā.

5.7. Organizācijas apakšnodaļas likvidācijas vai reorganizācijas gadījumā biroja darba dienesta darbinieks 2 mēnešu laikā no apakšnodaļas likvidācijas vai reorganizācijas dienas veido visus lietā pieejamos dokumentus, sastāda lietas un pārsūta tos arhīvā neatkarīgi no glabāšanas perioda.

6. DARBS AR ELEKTRONISKIEM DOKUMENTIEM

6.1. Visas operācijas, kas veiktas ar elektroniskiem dokumentiem pārsūtīšanas laikā uz arhīva krātuvi, jādokumentē. Elektroniskais dokuments ir dokuments, kas izveidots, izmantojot datu nesējus un ierakstīšanas metodes, kas apstrādā tā informāciju datorā. Organizācijas darbībā izveidotie elektroniskie dokumenti ir pakļauti nodošanai saskaņā ar noteikto arhīvu glabāšanas kārtību.

Organizāciju arhīvi veic elektronisko dokumentu gruntēšanu, nodrošina to drošību, uzskaiti, atlasi un izmantošanu, kā arī sagatavošanu un nodošanu valsts glabāšanā. Glabāšanai tiek pieņemti gan atsevišķi dokumenti, gan to kompleksi, dokumentu kolekcijas, kā arī dokumenti, kas ir daļa no organizāciju vai personu fondiem - arhīva iegādes avoti ar detaļām, kas ļauj tos identificēt.

6.2. Elektronisko dokumentu glabāšanas vietu nosaka organizācijas vadītājs. Tos var uzglabāt organizācijas arhīvā vai specializētā vienībā, kas var ietvert: magnētisko bibliotēku, pakalpojumu automatizētu dokumentu pārvaldības metožu un rīku ieviešanai un uzturēšanai un tehnoloģisko pakalpojumu.

6.3. Obligātie nosacījumi elektronisko dokumentu arhivēšanai ir:

Aparatūras un programmatūras klātbūtne elektronisko dokumentu glabāšanai, kopēšanai un reproducēšanai, to pārrakstīšana jaunos formātos saistībā ar programmatūras izstrādi, informācijas pārsūtīšana pa sakaru kanāliem;

Piekļuves nodrošināšana informācijai noteiktām lietotāju kategorijām, kā arī informācijas aizsardzības nodrošināšana pret nesankcionētu piekļuvi (izmantojot piemērotus tehniskos līdzekļus un tiesību normas);

Elektronisko dokumentu glabāšanas veida nodrošināšana, izņemot to nozaudēšanu vai sagrozīšanu.

Nodrošinot elektronisko dokumentu glabāšanu, būtu jāparedz optimālu elektronisko dokumentu nesēju glabāšanas režīma uzturēšana. Šo režīmu tehniskos parametrus nosaka atbilstošie valsts standarti GOST 28388-89. Informācijas apstrādes sistēma. Dokumenti magnētiskajos datu nesējos. Izpildīšanas un ārstēšanas kārtība; ESKD. Grāmatvedības un uzglabāšanas noteikumi; GOST 19.601-78 ESPD. Kopēšanas, uzskaites un uzglabāšanas noteikumi; GOST 24.402-80. Vienota ACS standartu sistēma. Grāmatvedība, uzglabāšana un aprite.

6.4. Elektronisko dokumentu atlase arhīvu glabāšanai tiek veikta to pārbaudes rezultātā.

Sākotnējā elektronisko dokumentu pārbaudes stadijā arhīvs kopā ar lietvedību vai par informācijas tehnoloģiju darbību organizācijā atbildīgo dienestu nosaka sistēmu, tēmu un projektu sarakstu, kuru dokumenti var būt: vērtība saskaņā ar vispārējiem pārbaudes kritērijiem. Šis saraksts ir pamats faktiskai elektronisko dokumentu pārbaudei.

Elektronisko dokumentu pārbaudi veic ekspertu dienesti kopā ar tradicionālo organizācijas dokumentāciju; kompleksā tiek piemērota vispārējo un īpašo kritēriju sistēma. Tiek noteikts dokumentu sugu sastāvs, veikta to satura pārbaude, noteiktas prasības dokumentētās informācijas dzīves cikliem, ekspertu novērtējums dokumentu tehniskajam stāvoklim.

Elektronisko dokumentu atlase tiek veikta, pamatojoties uz "Standartdokumentu sarakstu ar uzglabāšanas periodiem, kas ģenerēti organizāciju darbībā" un "Dokumentu sarakstu uz mašīnnesēm un automatizētu zinātnisko, tehnisko un tehnisko sistēmu datu bāzi (ADB). rūpnieciskiem mērķiem.

6.5. Elektroniskie dokumenti kopā ar pavaddokumentiem tiek nodoti arhīva krātuvē. Tajā jāatspoguļo šāda informācija: dokumenta nosaukums, tā izveidošanas datums, satura raksturojums (abstrakts), elektroniskais formāts, fiziskā un loģiskā struktūra (datu bāzei (DB), dokumenta apjoms dokuments (datu bāzei arī ierakstu skaits).

Elektroniskais dokuments un tam pievienotā dokumentācija veido elektronisko dokumentu uzskaites vienību. Par arhīva glabāšanu saņemtajai norēķinu vienībai tiek piešķirts reģistrācijas numurs saskaņā ar kvīšu žurnālu. Kā grāmatvedības vienības daļa ir norādīta glabāšanas vienība. Elektroniska dokumentu glabāšanas vienība ir elektroniskā dokumenta un tam pievienotās dokumentācijas nesēju (magnētiskās lentes, elastīgā magnētiskā diska, magnētiski optiskā diska, optiskā diska utt.) Kopums. Reģistrācijas karte tiek ievadīta krātuvē divos eksemplāros un tiek glabāta elektronisko dokumentu uzskaites datu bāze (katalogs).

6.6. Elektronisko dokumentu sagatavošana nodošanai arhīva krātuvē sastāv no šādiem posmiem:

Ierakstīšana mašīnu nesējos (ja nepieciešams - pārrakstīšana uz jauniem datu nesējiem);

Tehniskā stāvokļa pārbaude;

Pavaddokumentācijas sagatavošana (elektroniskā dokumenta pavaddokumentācijai jābūt pietiekamai, lai nodrošinātu elektronisko dokumentu drošību un lietošanu);

Tieša elektronisko dokumentu pārsūtīšana uz organizācijas arhīvu.

6.7. Krievijas Federācijas arhīva fonda valsts daļas elektronisko dokumentu pagaidu arhīvu uzglabāšanas noteikumi organizācijā saskaņā ar Krievijas Federācijas Ministru padomes un valdības dekrētu "Par dokumentu departamentu glabāšanas kārtību un viņu organizācija biroja darbā ", kas datēta ar 03.03.93. Nr. 191, tiek noteikta pēc 5 gadiem. Dokumentu nodošana valsts glabāšanai tiek veikta, vienojoties ar valsts arhīvu pēc inventarizācijas.

Dokumenti ar pagaidu glabāšanas laiku tiek iznīcināti saskaņā ar aktu pēc inventarizācijas apstiprināšanas noteiktajā kārtībā.

Iestādes struktūrvienības nodod uz pastāvīgo, ilgtermiņa (vairāk nekā 10 gadus) krātuvju un personāla departamenta arhīva lietām, kas sastādītas saskaņā ar Organizāciju arhīvu pamatnoteikumiem, kas apstiprināti ar Rosarkhiv Collegium 06.02.02. lēmumu,

Pagaidu gadījumi (līdz 10 gadiem ieskaitot)) uzglabāšana nav jāpārsūta uz departamenta arhīvu, un tā jāuzglabā centralizēti iestādes birojā, sekretariātā vai citā iestādes pārvaldes dienestā vai strukturālajās nodaļās.

Izņēmuma gadījumos pēc organizācijas vadītāja lēmuma tos var nodot departamenta arhīvam pēc lietu uzskaites vai nomenklatūras, kas nosaka departamenta arhīvu.

Tiek veikta lietu pārsūtīšana tikai saskaņā ar izveidotās formas piegādes sarakstiem.

Inventārs ir gadījumu saraksts ar neatkarīgu bruto (kārtas) numerāciju.

Katrā organizācijas struktūrvienībā inventarizācijas būtu jāapkopo katru gadu, izmantojot arhīvu darbinieku metodisko vadību.

Strukturālo sadalījumu lietu uzskaite tiek apkopota vienotā formā trijos eksemplāros un tiek iesniegta organizācijas arhīvā gadu pēc lietu pabeigšanas biroja darbā.

Struktūrvienības lietu inventarizācijas aprakstošajā rakstā ir šādi elementi: lietas (tilpuma, daļas) sērijas numurs atbilstoši inventarizācijai; lietu indekss (apjoms, daļa); lietas nosaukums (sējums, daļa), kas pilnībā atbilst tās nosaukumam uz lietas vāka; lietas datumi (apjoms, daļa); lapu skaits failā (sējums, daļa); lietas glabāšanas laiks.

Sastādot struktūrvienības lietu uzskaiti, jāņem vērā šādas prasības:

· Lietu galvenes tiek ierakstītas sarakstā saskaņā ar pieņemto sistematizācijas shēmu, pamatojoties uz lietu nomenklatūru;

· Katrs gadījums tiek ievadīts inventarizācijā ar neatkarīgu sērijas numuru (ja lieta sastāv no vairākiem sējumiem vai daļām, tad katrs sējums vai daļa tiek ievadīta inventārā ar neatkarīgu numuru);

· Lietu numerācijas secība inventarizācijā - bruto vairākus gadus; numuru piešķiršanas kārtība strukturālo iedalījumu uzskaitēs tiek noteikta, vienojoties ar arhīvu;

· Inventāra ailes aizpilda stingri saskaņā ar informāciju, kas parādās uz lietas vāka;

· Veicot inventarizāciju lietu rindā ar vienādām virsrakstiem, pirmās lietas nosaukums tiek ierakstīts pilnībā, un visi pārējie līdzīgie gadījumi tiek norādīti ar vārdiem "tas pats", savukārt cita informācija par lietām tiek ievadīta uzskaitē pilnā apjomā (katrā jaunajā inventāra lapā nosaukums ir pilnībā reproducēts);

· Inventāra aile "Piezīmes" tiek izmantota, lai atzīmētu lietu pieņemšanu, to fiziskā stāvokļa īpatnības, lietu nodošanu citām strukturālām nodaļām, atsaucoties uz nepieciešamo aktu, kopiju pieejamību utt.

Inventarizācijas beigās pēc pēdējā aprakstošā raksta tiek aizpildīts kopsavilkuma ieraksts, kurā norādīts (skaitļos un vārdos) lietu skaits, pirmās un pēdējās lietas numuri atbilstoši lietu sarakstam, kā arī precizēts inventarizācijas gadījumu numerācijas pazīmes (burtu un trūkstošo ciparu klātbūtne).

Struktūrvienības lietu sarakstu paraksta sastādītājs, norādot savu amatu, un to apstiprina struktūrvienības vadītājs.

Pēc organizācijas arhīva pieprasījuma inventarizācijai var sastādīt satura rādītāju, saīsinājumu sarakstu un rādītājus.

Kopā ar gadījumiem arhīvā tiek nodotas iestādes biroja vadības dienesta (biroja, sekretariāta, ģenerāldirektorāta utt.) Reģistrācijas un kontroles kartes. Katra kartotēkas nosaukums ir iekļauts sarakstā.

Lietu nodošana departamenta arhīvam ko parasti veic pēc grafika, kuru sastādījis departamenta arhīva vadītājs (vai par arhīvu atbildīgā persona), iepriekš vienojās ar strukturālo nodaļu vadītājiem, kuri pārsūta dokumentus. Grafiku apstiprina organizācijas vadītājs.

Sagatavošanā gadījumos uzglabāšanai organizācijas arhīva vadītājs (atbildīgs par arhīvu) pārbauda piegādes sarakstā iekļauto dokumentu pilnīgumu un to apstrādes kvalitāti.

Lietu pieejamība pēc saraksta to pārbauda pēc lietu nomenklatūras. Ja tiek konstatēts, ka nav lietu, sējumu vai lietas daļu, arhīva vadītājam (atbildīgajam par arhīvu) ir tiesības pieprasīt no attiecīgās organizācijas struktūrvienības darbiniekiem veikt pazudušo meklēšanu vai paskaidrojiet iemeslus, kāpēc pašreizējā lieta nav sākta.

Ja dokumentu nozaudēšana noticis ugunsgrēka, plūdu vai jebkura cita negadījuma rezultātā, ir nepieciešams noformēt incidenta aktu, piedaloties attiecīgo dienestu pārstāvjiem (ugunsdzēsības dienests, ūdensvads utt.).

Cik vien iespējams, informācija par nozaudētajos dokumentos ietverto darbinieku stāžu vai darba algu būtu jāpapildina ar citiem dokumentiem, kuriem ir pagaidu glabāšanas laiks.

Tā, piemēram, informāciju par algām, kas atrodas personālajos kontos algu aprēķināšanai, to zaudēšanas gadījumā var papildināt ar algu sarakstiem algu izsniegšanai vai citiem primārajiem grāmatvedības dokumentiem, kas ir pamats algu aprēķināšanai, kuriem ir 5 gadu uzglabāšanas periods ...

Gadījumā, ja tiek nozaudēti pasūtījumu oriģināli, pasūtījumi personālam, tos var aizstāt ar apliecinātām kopijām.

Neatgriezeniska lietu zaudēšanas gadījumā piemērots atsauce, kurā norādīti pazaudēto dokumentu veidi (šķirnes), to skaits, periods, uz kuru tie noformēti, nozaudēšanas iemesli.

Sertifikātu paraksta struktūrvienības (personāla nodaļa, grāmatvedība) vadītājs un uzrāda arhīva vadītājam (atbildīgajam par arhīvu), kurš ziņo organizācijas vadītājam par notikušo, kā arī sniedz ierosinājumus un secinājumus. par vainīgo sodīšanu un atbilstošu pasākumu veikšanu, lai nodrošinātu ilgtermiņa glabāšanai pakļauto dokumentu drošību ...

Lietu sagatavošanas laikā nodošanai organizācijas arhīvā arhīva vadītājs (atbildīgs par arhīvu) pārbauda arī lietu veidošanas pareizību saskaņā ar apstiprināto lietu nomenklatūru.

Tas pārbauda dokumentu sakārtošanas hronoloģiskās kārtības ievērošana uzņēmējdarbībā.

Piemēram, pasūtījumi, pasūtījumi personālam jāveido viena kalendārā gada laikā to skaita bruto secībā un hronoloģiskā secībā (pasūtījumu izskatīšana jāsāk ar pasūtījumu Nr. 1 un attiecīgi no janvāra).

Gatavojot lietas pārsūtīšanai, viņi pārbauda visu pielikumu pieejamība pasūtījumiem, pasūtījumiem. Pielikumi dokumentiem neatkarīgi no to sagatavošanas datuma ir pievienoti administratīvajiem dokumentiem, ar kuriem tie tika apstiprināti vai stājušies spēkā.

Pārbauda arī arhīva vadītājs (atbildīgs par arhīvu) visu dokumentu detaļu pieejamība un atbilstība, kas jāpārsūta uz arhīvu.

Tajā pašā laikā īpaša uzmanība tiek pievērsta administratīvajiem dokumentiem. Viņi pārbauda datumu pieejamību, pasūtījumu numurus, to atbilstību pasūtījumu, pasūtījumu reģistrācijas grāmatai, kā arī galvas paraksta klātbūtni un, ja nepieciešams, vīzu pieejamību.

Ja lietā oriģināla vietā ir iekļauta dokumenta kopija, tad tā ir jāapstiprina.

Apstiprinot dokumenta kopijas atbilstību oriģinālam, zem zemāk norādītā "Paraksts":

Apstiprinājuma uzraksts "True";

Kopiju apliecinošās personas amats;

Personīgais paraksts;

Parakstu dekodēšana (iniciāļi, uzvārds);

Ticamības datums.

Piemēram:

Ir atļauts apliecināt dokumenta kopiju ar zīmogu, kas noteikts pēc organizācijas ieskatiem.

Atlaisto darbinieku personas kartotēkā vai personisko lietu apģērbā tas tiek pārbaudīts iekšējā inventarizācijas klātbūtne un tā sastādīšanas kvalitāte.

Turklāt dokumentu sagatavošanas laikā tiek pārbaudīta personisko kontu par algu veidošanās: tās tiek sagrupētas lietās alfabētiskā secībā *.

Personīgo kontu, algu saraksta veidošanas gadījumā atbilstoši organizācijas darbinieku personāla numuriem (kodiem) ir nepieciešams sastādīt inventarizācijas indeksu (kurā iekļauti šie dokumenti), kur uzskaitīt uzvārdus, vārdus darbinieku patronimitātes (norādīt pilnībā) un paņemt līdzi viņu meklēšanas datus (krātuvju numurus, krātuvju loksnes, kurās ir informācija par šiem darbiniekiem).

Arhīva darbinieki pārbauda arī visu kolonnu aizpildīšanu izveidotā personīgā konta formā. Algas algas parasti tiek veidotas lietās hronoloģiskā secībā (pēc algas mēneša: janvāris-decembris).

Pārbaudot dokumentu sagatavošanas kvalitāti nodošanai arhivēšanai, tiek pārbaudīta arī tā kvalitātes ekspertīzes kvalitāte lietas dokumenti .

Ja tajās tiek atrastas lietā pieejamo oriģinālo dokumentu oriģinālu kopijas, kā arī dokumenta melnraksti, tie tiek arestēti un lieta tiek izsniegta atkārtoti. Lietu lapas tiek numurētas no jauna, kamēr vecie numuri ir izsvītroti, blakus tiek nolikts jauns numurs un tiek pārrakstīts lietas apliecinājums.

Turklāt tas tiek pārbaudīts un numerācija loksnes lietā, lietas apliecinošā uzraksta sastādīšanas pareizība, lietas faktiskā loksņu skaita atbilstība apliecības lapā norādītajam.

Ja, veicot iesiešanas, dokumentu iesniegšanas darba kvalitātes pārbaudi, tiek konstatēts, ka daži dokumenti ir izkrituši - tie nav notverti iesiešanā vai nav apmales, lieta jāizšūst, jāsaista no jauna. un apmali. Līmēt neapstrādātus dokumentus ir aizliegts, pat ja šis dokuments atrodas uz vienas lapas (izņemot lapu - lietas liecinieku).

Arhīva vadītājs (atbildīgs par arhīvu) pārbauda korekta vāka dizains, visu nepieciešamo detaļu klātbūtne: organizācijas nosaukums, struktūrvienības nosaukums, lietas indekss (atbilstoši lietu nomenklatūrai), lietas nosaukums, lietas dokumentu termiņi , lietas lapu skaits, lietas dokumentu glabāšanas laiks, arhīva kods.

Ja lieta sastāv no vairākiem sējumiem, to numuri jāuzliek uz lietu vākiem. Neuzmanīgi veidoti korpusu vāciņi tiek pārveidoti no jauna.

Tikpat svarīgs punkts ir lietu sagatavošanas kvalitātes pārbaudei nosūtīšanai uz organizācijas arhīvu pārbaudīt piegādes saraksta sagatavošanu, visu tās diagrammu aizpildīšanas pareizība. Krājumu ailes jāaizpilda stingri saskaņā ar informāciju, kas parādās lietu vākos. Katras arhīvā pārsūtāmās lietas nosaukumam inventārā ir savs atsevišķais numurs.

Tiek pārbaudīta arī galīgā ieraksta aizpildīšanas pareizība lietu uzskaitē un inventarizācijā norādīto gadījumu skaita atbilstība to faktiskajai klātbūtnei.

Turklāt atrastos lietu nosaukumus var ievadīt inventarizācijā ar burtu numuriem saskaņā ar pieņemto lietu sistematizācijas shēmu vai inventarizācijas sadaļas beigās. Pēc organizācijas arhīva vadītāja (kas atbild par arhīvu) pieprasījuma inventarizācijai var sastādīt saīsinājumu sarakstu, rādītājus, satura rādītāju.

Par visiem trūkumiem, kas konstatēti lietu sagatavošanas kvalitātes pārbaudei nodošanai organizācijas arhīvā, tiek pievērsta struktūrvienības vadītāja vai darbinieka, kas atbildīgs par šī darba veikšanu, uzmanība, kuram jāveic pasākumi to novēršanai.

Saskaņā ar panākto vienošanos noteiktā dienā atbildīgās personas veic kopīgu darbību dokumentu pieņemšana un pārsūtīšana organizācijas arhīvā.

Struktūrvienības darbinieks, kas pārsūta dokumentus, nogādā failus organizācijas arhīvā.

Lietas tiek nodotas uz arhīvu saišķos vai arhīva kastēs atbilstoši piegādes sarakstam, stingri ievērojot to sērijas numurus. Katram saiņam vai kastei jābūt savai etiķetei, kurā ir šādi apraksta elementi: struktūrvienības nosaukums, inventāra numurs, lietu numuri, saiņa numurs. Ja nepieciešams, varat norādīt glabāšanas periodu.

Katra uzskaitē iekļautā gadījuma pieņemšanu un nosūtīšanu arhīva vadītājs (atbildīgais par arhīvu) veic struktūrvienības darbinieka klātbūtnē, kas pārsūta dokumentus.

Lietu pārsūtīšana un pieņemšana tiek veikta pēc saraksta, un abos tā eksemplāros tiek izdarīta piezīme par katra gadījuma pārsūtīšanu.

Pieņemot īpaši vērtīgus gadījumus, tiek pārbaudīts lapu skaits lietā. Ja kāda iemesla dēļ arhīvā nav pārsūtāmu lietu, inventāra ailē "Piezīme" tiek izdarīts atbilstošs ieraksts.

Inventāra beigās katrā tā eksemplārā norādīts arhīvā faktiski saņemto lietu skaits, lietu pieņemšanas un nodošanas datums, kā arī departamenta arhīva darbinieka un to lietu nodevušās struktūrvienības darbinieka paraksti. cipariem un vārdiem.

Par pamatu sagatavošanai kalpo struktūrvienību sagatavotie krājumi organizācijas lietu kopsavilkums, kuru gatavo arhīvs un saskaņā ar kuru nākotnē lietas tiek nodotas pastāvīgai glabāšanai.

Rakstā tiks apskatīts viens no svarīgākajiem vietējiem dokumentu glabāšanas noteikumiem - instrukcijas lietu sagatavošanai un pārsūtīšanai uz organizācijas arhīvu. Šī instrukcija ir vienlīdz nepieciešama gan strukturālo nodaļu darbiniekiem, gan pirmsskolas izglītības iestādes darbiniekiem. Pirmais ir tāpēc, ka tas ir soli pa solim dokumentu apstrādei, sagatavojot tos glabāšanai, un otrais tāpēc, ka tas šos pienākumus piešķir organizatoriskajām vienībām un dod tiesības pieprasīt, lai tās pārsūtītu uz pareizi apkopotajiem un apkopotajiem arhīviem. izpildītās lietas. Instrukcijas paraugs ir sniegts rakstā.

Tā kā visām organizācijām nav vienotas un obligātas instrukcijas dokumentu sagatavošanai un pārsūtīšanai uz organizācijas arhīvu, katrs uzņēmums to izstrādā patstāvīgi, balstoties uz savām tradīcijām un vajadzībām dokumentu glabāšanai. Par pamatu instrukciju izstrādei tiek izmantoti Organizācijas arhīvu darbības pamatnoteikumi (apstiprināti ar Rosarkhiv Collegium lēmumu 06.02.2002., Turpmāk rakstā - “Pamatnoteikumi”).

Attiecīgā instrukcija iet pa parasto vietējā normatīvā akta ceļu: arhīva darbinieks izstrādā savu projektu, kuru saskaņo ar ieinteresētajām amatpersonām un apstiprina organizācijas vadītājs. Visām struktūrvienībām jāsaņem instrukciju kopija.

Instrukciju piemērs dokumentu sagatavošanai un pārsūtīšanai uz arhīvu

Šeit ir instrukcijas paraugs dokumentu sagatavošanai un pārsūtīšanai uz parastas nevalstiskās organizācijas arhīvu. Pēc piemēra mēs komentēsim instrukcijas noteikumus par dokumentu ar nelielu glabāšanas laiku pieņemšanu arhīvā, kā arī par elektronisko dokumentu glabāšanu un iznīcināšanu.

dokumentu sagatavošanai un nodošanai arhīvā

• Organizāciju arhīvu darbības pamatnoteikumi (apstiprināti ar Rosarkhiv Collegium 06.02.2002. Lēmumu) (turpmāk - Pamatnoteikumi).
• Tipisku administratīvo arhīvu dokumentu saraksts, kas izveidoti valsts struktūru, vietējo varas iestāžu un organizāciju darbības laikā, norādot glabāšanas periodus (apstiprināts ar Krievijas Federācijas Kultūras ministrijas 25.08.2010. Rīkojumu Nr. 558).
• Organizāciju zinātniskajā, tehniskajā un ražošanas darbībā ģenerēto tipisko arhīvu dokumentu saraksts, norādot glabāšanas periodus (apstiprināts ar Krievijas Federācijas Kultūras un masu komunikācijas ministrijas 2007. gada 31. jūlija rīkojumu Nr. 1182).
• Biedrības lietu nomenklatūra.
• Nolikums par Sabiedrības ekspertu komisiju (apstiprināts ģenerāldirektora 2014. gada 30. oktobrī).
• Instrukcija par uzņēmuma biroja darbu (apstiprināta ar 2014. gada 17. janvāra rīkojumu Nr. 12).

1. Arhīvā pārsūtāmo dokumentu sastāvs
   1. Biedrības arhīvs ir papildināts ar pagaidu, pastāvīgas glabāšanas, kā arī personāla lietu kartotēkām.
   2. Pagaidu glabāšanas faili, kuru glabāšanas laiks ir 5 gadi vai vairāk, tiek pārsūtīti uz biedrības arhīvu. Gadījumi, kuru uzglabāšanas laiks ir līdz 5 gadiem, tiek uzglabāti Sabiedrības strukturālajās nodaļās un, beidzoties uzglabāšanas periodiem, tiek iznīcināti noteiktajā kārtībā (skat. Šīs instrukcijas 4. sadaļu).

1. Dokumentu vērtības pārbaude
   1. Dokumentu vērtības pārbaude (turpmāk - EK) ir dokumentu izpēte, pamatojoties uz to vērtības kritērijiem, lai noteiktu dokumentu glabāšanas laiku un to atlasi pastāvīgai glabāšanai.
   2. EK notiek uzņēmumā katru gadu.
   3. EK notiek, pamatojoties uz biedrības lietu nomenklatūru.
   4. Veicot EK, tiek veiktas šādas darbības:
      1. dokumentu izvēle nodošanai Biedrības arhīvā;
      2. tādu dokumentu atlase un atdalīšana no datnēm, kuri nav pakļauti arhīva glabāšanai (projekti, kopijas, dokumenti, kas nav pakļauti nodošanai arhīvā saskaņā ar šīs instrukcijas 2. sadaļu);
      3. piešķiršana failu un dokumentu iznīcināšanai, kuru glabāšanas laiks ir beidzies.
   5. Pamatojoties uz EK rezultātiem, tiek apkopoti:
      1. par dokumentiem, par kuriem pieņemts lēmums par pārsūtīšanu uz arhīvu, - lietu piegādes saraksti (1. pielikums);
      2. par dokumentiem, kuru glabāšanas termiņš ir beidzies un kuri tiek atzīti par tādiem, kuriem nav zinātniskas un vēsturiskas vērtības un kuri ir zaudējuši savu praktisko nozīmi - rīkojas par lietu un dokumentu piešķiršanu iznīcināšanai, kuru glabāšanas laiks ir beidzies (2. pielikums);
      3. par pazaudētiem dokumentiem - darbojas ar dokumentu neatklāšanu, kuru meklēšanas ceļi ir izsmelti (3. pielikums).

1. Dokumentu iznīcināšana
   1. Dokumentu iznīcināšana ir dokumentu iznīcināšanas process bez atgūšanas iespējas.
   2. Aktus par lietu un dokumentu, kuru uzglabāšanas laiks ir beidzies (2. pielikums), iznīcināšanu apstiprina Sabiedrības ģenerāldirektors.
   3. Dokumenti jāiznīcina tā, lai saglabātu visos tajos ietvertās informācijas konfidencialitāti.
   4. Elektroniskos dokumentus var iznīcināt, fiziski iznīcinot plašsaziņas līdzekļus, vai arī pārformatējot vai pārrakstot plašsaziņas līdzekļus. Ja nepieciešams, uzņēmuma IT nodaļas speciālisti tiek iesaistīti elektronisko dokumentu iznīcināšanas procedūrā.

1. Lietu un dokumentu iegūšana un noformēšana nodošanai arhīvā
   1. Arhīvu failu iegūšana ietver šādas darbības:
      1. dokumentu šķirošana, lai no datnēm atdalītu dokumentus, kuru glabāšanas laiks ir beidzies, dublikātus, kopijas utt.
      2. dokumentu sistematizācijas pareizības pārbaude lietu ietvaros;
      3. lietu pilnīguma pārbaude;
      4. pārbaudot lietā esošo dokumentu izpildes pareizību (visu nepieciešamo detaļu, parakstu, vīzu klātbūtne).
   2. Ja lietā ir sarakste, dokumenti tiek sagrupēti pēc hronoloģijas vai pēc pieprasījuma un atbildes. Ja lietā ir sarakste par vairākiem nozīmīgiem jautājumiem, dokumenti tiek sagrupēti katram atsevišķi, un grupas tiek atdalītas viena no otras ar separatoriem.
   3. Pielikumi tiek iesniegti tieši aiz galvenajiem dokumentiem. Pielikumi-priekšmeti (kompaktdiski, zibatmiņas kartes utt.) Vai bojāti pielikumi (fotogrāfijas, diagrammas) tiek ievietoti aploksnē, kas pievienota aiz galvenā dokumenta.
   4. Lietā esošie dokumenti ir sakārtoti tā, ka janvāra dokumenti atrodas lietas sākumā (sējums), bet decembra dokumenti - beigās.
   5. Failā nedrīkst būt vairāk kā 250 loksnes. Ja korpuss ir lielāks, tas tiek sadalīts sējumos.
   6. Ja lietas apjoms ir mazs, to ir atļauts pabeigt kopā ar citām lietām, ar nosacījumu, ka visiem komplekta gadījumiem ir vienāds glabāšanas laiks. Šujot šādus gadījumus, starp tiem tiek ievietoti atdalītāji, kas norāda katra gadījuma indeksu un nosaukumu.
   7. Elektroniskie dokumenti tiek glabāti ārējos datu nesējos.
   8. Elektroniskā dokumenta lietas nosaukumam pilnībā jāatbilst lietas nosaukumam atbilstoši nomenklatūrai.
   9. Elektronisko dokumentu faili ar vienādu glabāšanas laiku tiek ievietoti vienā informācijas nesējā.
   10. Informācijas nesējs ar elektronisko dokumentu datnēm ir iesiets aploksnē. Aploksnē ir katra gadījuma indekss un nosaukums.

1. Lietas reģistrēšana nodošanai arhīva krātuvē
   1. Atkarībā no uzglabāšanas perioda tiek veikta pilnīga vai daļēja lietu reģistrācija. Gadījumi, kuru uzglabāšanas laiks ir 10 gadi vai vairāk, ir pilnībā jāreģistrē.
   2. Pilna lietu reģistrācija ietver:
      1. Lieta vai lietas iesiešana.

Lietu veidojošie dokumenti ir ierakstīti uz 4 punkcijām cietā vākā, kas izgatavots no kartona vai ir savīti, ņemot vērā iespēju brīvi lasīt visu dokumentu tekstu, datumus, vīzas un rezolūcijas par tiem. Sagatavojot lietas lietu (iesiešanai), no dokumentiem tiek noņemti metāla stiprinājumi (tapas, saspraudes).

1. Lokšņu numerācija lietā.

Korpusa iekšpusē esošo lapu numerācija tiek veikta katras lapas augšējā labajā stūrī ar vienkāršu zīmuli ar arābu cipariem. Lietai pievienotie dokumenti ar savu lapu numerāciju (ieskaitot drukātos izdevumus) ir numurēti vispārējā secībā. Ja lieta sastāv no vairākiem sējumiem, katrs no tiem ir numurēts atsevišķi. Ja ir aploksne ar neuzšūtu pielikumu (diagramma, fotogrāfija), numurēta tiek tikai aploksne, neatkarīgi no lapu skaita pielikumā. Lietas, kurās ir viena veida dokumenti ar savu bruto numerāciju (piemēram, pasūtījumi), netiek numurētas. Iekšējam inventāram ir atsevišķa numerācija. Sertifikācijas lapa un sadalītāji korpusā nav numurēti.

1. Ja nepieciešams, sastāda lietas iekšējo uzskaiti (4. pielikums).

Iekšējā inventarizācija tiek sastādīta, lai uzskaitītu pastāvīgas un pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) glabāšanas dokumentus, kuru uzskaiti izraisa šīs dokumentācijas specifika, kā arī tādu lietu uzskaitei, kuras veidotas no dokumentiem, kuru nosaukumos netiek atklāti to specifiskie dati saturu.

1. Lietas atestācijas uzraksta (atestācijas lapas) sastādīšana (5. pielikums).

Lietas beigās ir pievienota apstiprinājuma uzraksta lapa. Atestācijas lapā ir norādīts lietu lapu un iekšējās uzskaites skaits (ja tāds ir), tiek apspriests lietas dokumentācijas stāvoklis. Apstiprinājumu datē un paraksta struktūrvienības vadītājs, kas iesniedz lietu.

1. Lietas vāka rekvizītu reģistrācija (struktūrvienības nosaukums, lietas indekss un nosaukums, lietas dokumentu termiņi lietā, lapu skaits).

Arhīva lietas nosaukumam ir stingri jāatbilst failu nomenklatūrai un jāatspoguļo failā esošās dokumentācijas saturs. Gadījumiem, kas apkopoti pēc tematiskā principa, ieteicams sastādīt detalizētu virsrakstu (ar to jautājumu sarakstu, kuriem veltīta lietas dokumentācija). Ierobežojumi attiecībā uz piekļuvi lietas informācijai ir atspoguļoti arī nosaukumā. Virsraksts ir sastādīts uz veidlapas un ielīmēts uz lietas vāka.

Galvenes informācija:

• Kompānijas nosaukums;
• struktūrvienības (vadības, nodaļas) nosaukums;
• lietu indekss pēc nomenklatūras;
• lietas (sējuma) numurs, ja nepieciešams;
• lietas nosaukums
• anotācija lietas dokumentiem (pastāvīgas glabāšanas failiem, kas satur īpaši vērtīgus dokumentus);
• lietas termiņi (apjoms);
• arhīvu lietu (sējumu) lapu skaits;
• lietas glabāšanas laiks (tilpums).
  1. Pagaidu (līdz 10 gadiem ieskaitot) uzglabāšanas gadījumi ir pakļauti daļējai reģistrācijai: ir atļauts nesistematizēt lietas dokumentus, nenumurēt lietas lapas, noformēt sertifikācijas uzrakstus.

1. Procedūra lietu pārsūtīšanai uz arhīvu
   1. Lietu nodošana arhīva glabāšanai tiek veikta saskaņā ar piegādes sarakstu (1. pielikums).
   2. Aizpildot uzskaiti, no katra gadījuma vāka uz to tiek pārsūtīti šādi dati:

7.2.1. lietas nosaukums bez saīsinājumiem;

7.2.3. lietas termiņi;

7.2.4. lietas lapu skaits.

1. Ja lieta sastāv no vairākiem sējumiem, katrs sējums tiek ievadīts sarakstā ar savu sērijas numuru.
2. Struktūrvienības sagatavotais lietu nodošanas saraksts arhīvā iesniegšanai tiek sastādīts divos eksemplāros un to apstiprina struktūrvienības vadītājs. Abas inventāra kopijas kopā ar lietām, kas sagatavotas piegādei arhīva glabāšanai, tiek nodotas arhīvam.
3. Pieņemot lietas, Sabiedrības arhīva darbinieks salīdzina nodotās lietas ar piegādes sarakstu un veic pieņemšanas protokolu, pēc kura viena piegādes saraksta kopija tiek nodota struktūrvienībai.

1. pielikums Sabiedrība ar ierobežotu atbildību Altērs (Altair LLC) __________________________________________________________________________ (apakšnodaļas nosaukums) PIEGĀDES LAPA gadījumi uz ________________ gadu "___" ___________ 201__ Nr. ____ P / p Nr. Lietu indekss pēc nomenklatūras Lietas nosaukums pēc nomenklatūras Termiņi Glabāšanas laiks Loksņu skaits Piezīme Gadījumi ______________________________________ vienību apjomā. xp. deponēts: (skaitļos un vārdos) "___" ______________ 20___ Lietas __________________________________________ vienību apjomā. xp. glabāšanai (skaitļos un vārdos) "___" ______________ 20___ VIENOTIES EK protokols ar datumu "____" _________ 20 _____. № _____________ "___" ______________ 20___

2. papildinājums uz Norādījumiem par dokumentu sagatavošanu un pārsūtīšanu uz arhīvu (apstiprinājis Altair LLC ģenerāldirektors 26.12.2014.) APSTIPRINĀTS Altair LLC ģenerāldirektors N.S. Rybakovs "___" ______________ 20__ par dokumentu piešķiršanu iznīcināšanai, nav pakļauta turpmākai uzglabāšanai "___" ___________ 201__ Nr. ____ Pamatojoties uz Altair LLC lietu nomenklatūru, iznīcināšanai tika izvēlēti šādi dokumenti, kuriem nav zinātniskas un vēsturiskas vērtības un kuri ir zaudējuši savu praktisko nozīmi ________________________________________ Altair LLC: (struktūrvienības nosaukums) P / p Nr. Lietas nosaukums Ekstrēms datumiem Inventāra numuri Lietas indekss pēc nomenklatūras vai lietas numurs pēc inventarizācijas Daudzums vienības xp. Derīguma termiņš un izstrādājumu numuri atbilstoši sarakstam Piezīme Kopā: _____________________________________ vienības xp. gadiem (skaitļos un vārdos) "___" ______________ 20___ VIENOTIES Organizācijas EK protokols datēts ar "___" ______________ 20___ № ____________ Dokumenti daudzumā: _____________________________________________________ (skaitļos un vārdos) iznīcināja _________________________________________, par kuru aktu sastādīja no "___" ______________ 20___, Nr. ____________ (pievienots). "___" ______________ 20___

4. papildinājums uz Norādījumiem par dokumentu sagatavošanu un pārsūtīšanu uz arhīvu (apstiprinājis Altair LLC ģenerāldirektors 26.12.2014.) IEKŠĒJS APRAKSTS lietas dokumenti _______________________________________________________________ (lietas nosaukums) ____________________________________________________________________________ (apakšnodaļas nosaukums) gadā P / p Nr. Dokumenta rādītājs Dokumenta datums Dokumenta nosaukums Lapu numuru vienība xp. Piezīme Kopā: ___________________________________________________________ dokumenti (skaitļos un vārdos) Iekšējās inventarizācijas ____________________________ dokumentu lapu skaits "___" ______________ 20___ "___" ______________ 20___

"___" ______________ 20___

"___" ______________ 20___

Dotā instrukcija ir universāla, un jebkura organizācija to var pārveidot savām vajadzībām.

Instrukcijas noteikumi, kas atšķiras no pamatnoteikumos noteiktajām normām

2.2. Punkts. instrukcijās ir informācija, ka arhīvā ir iekļauti gadījumi, kuru glabāšanas periodi ir pieci vai vairāk gadi. Saskaņā ar pamatnoteikumiem dokumenti, kuru glabāšanas laiks ir 10 gadi vai vairāk, jāiesniedz arhīvā, un lietas ar īsākiem glabāšanas periodiem jāatstāj strukturālās nodaļās. Tomēr patlaban komerciālo organizāciju departamenti cenšas arhivēt pēc iespējas vairāk dokumentu, reti ņemot vērā to glabāšanas laiku.

Ja arhīva telpas lielums ļauj pieņemt visus dokumentus, kurus uzņēmuma strukturālās nodaļas vēlētos nodot, un arhīvā ir pietiekami daudz cilvēku, kuri var apstrādāt saņemtos dokumentus un savlaicīgi organizēt to pārbaudi un iznīcināšanu. , tad problēmu nav. Tātad mūsu piemērā tika noteikts, ka organizācijas arhīvs pieņem gadījumus, kuru glabāšanas periodi ir 5 gadi vai vairāk.

4.4., 5.7. Punkts - 5.10. instrukcijās ir informācija par elektronisko dokumentu glabāšanu un iznīcināšanu... Pēdējos gados arvien vairāk rodas jautājumi par to, kā elektroniskos dokumentus un dokumentu kopijas uzglabāt elektroniskā formā.

Ņemiet vērā, ka elektroniskais dokuments un dokumenta elektroniskā kopija nav tas pats. Elektroniskais dokuments - "dokumentēta informācija, kas pasniegta elektroniskā formā, tas ir, formā, kas piemērota cilvēka uztverei, izmantojot elektroniskos datorus, kā arī nosūtīšanai informācijas un telekomunikāciju tīklos vai apstrādei informācijas sistēmās". Vienkāršākais elektroniskā dokumenta piemērs ir žurnāla fails, kas tiek glabāts programmā Excel vai Access. Pēc pabeigšanas tas netiek izdrukāts, bet tiek uzglabāts elektroniski.

Art. 2, Federālais likums, 2006. gada 27. jūlijs Nr. 149-FZ "Par informāciju, informācijas tehnoloģijām un informācijas aizsardzību"

Neskatoties uz to, ka pamatnoteikumi nosaka dokumentu oriģinālu ievietošanu failos, pēdējā laikā ir tendence papildus uzglabāt to elektroniskās kopijas. Citiem vārdiem sakot, pabeigtos biroja dokumentus skenē, lai tos pārsūtītu uz arhīvu. Skenēšanas rezultātā iegūtajiem failiem tiek piešķirti atsevišķi glabāšanas periodi, kas ievērojami pārsniedz to papīra oriģinālu glabāšanas periodus. Parasti skenētās kopijas tiek glabātas pastāvīgi. Ja mēs runājam par dokumentu elektronisko kopiju uzglabāšanas priekšrocībām, tās ir acīmredzamas: ārējie elektroniskie datu nesēji aizņem minimālu vietu un tajā pašā laikā var saturēt terabaitus informācijas.

Pirms pārsūtīšanas uz arhīvu organizācijai ir tiesības pašai izlemt, kuri dokumenti tiks elektroniski nokopēti. Protams, dokumenti ir jāskenē, pirms tie tiek salikti sējumos. Dokumentus var ieskenēt gan pašas nodaļas speciālisti, gan pirmsskolas izglītības iestādes darbinieki.

Elektroniskās informācijas nesēji tiek glabāti aploksnēs, kas parakstītas pēc analoģijas ar papīra sējumiem. Ieteicams vienā elektroniskā vidē ievietot dokumentus ar vienādu glabāšanas laiku.

Uzmanīgs lasītājs, kurš labi pārzina federālos noteikumus par biroja darbu un arhivēšanu, pamanīs dažas novirzes no arhīvu glabāšanas tradīcijām un pamatnoteikumos noteiktajām dokumentu formām. Tam ir vairāki iemesli.

Pirmkārt, lielākā daļa nevalstisko organizāciju nav valsts arhīvu iegādes avoti, un attiecībā uz dokumentu glabāšanu tie tiek "sautēti savā sulā", nonākot saskarē ar valsts arhīviem, piemēram, tikai tad, kad tiek nodoti dokumenti par personālu organizācijas likvidācijas laikā. Tāpēc no dokumenta veidlapām var izslēgt šādas detaļas, piemēram, šādas detaļas: atzīme par EIC personāla lietu sarakstu apstiprināšanu aktā par tādu dokumentu piešķiršanu iznīcināšanai, kuri nav jāuzglabā (papildinājums) 2 instrukcijas).

Otrkārt, tie paši nevalstiskie uzņēmumi bieži vien nevar atļauties glabāt lietas apakšnodaļās 10 gadus vai ilgāk. Daži uzņēmuma departamenti arhivē ienākošos dokumentus tūlīt pēc to noņemšanas no kontroles vienkārši tāpēc, ka birojā vai reģistratūrā nav vietas, kur tos uzglabāt. Visi šie arhīvā nonākušie dokumenti ir jāpieņem un jāsakārto, un šeit nenovēršamas ir novirzes no Pamatnoteikumiem.

Raksta nobeigumā es gribētu teikt, ka pamatnoteikumi joprojām ir pamatdokuments korporatīvo tradīciju veidošanai attiecībā uz informācijas glabāšanu. Un, ja jūs novirzāties par viņiem, tad tas jādara gudri. Jūs varat pārsūtīt uz lietas organizācijas arhīvu, jo tos nav kur glabāt, taču nekādā gadījumā nevajadzētu mainīt dokumentu glabāšanas laiku un ieviest šādas globālas korekcijas.

E.N. Kožanova, pirmsskolas izglītības iestāžu un personāla administrēšanas speciāliste

KRIEVIJAS FEDERĀCIJAS LAUKSAIMNIECĪBAS MINISTRIJA

NOVOSIBIRSKAS VALSTS AGRĀRA UNIVERSITĀTE

ATBILSTĪBAS IZGLĪTĪBAS UN PROFESIONĀLĀS ATTĪSTĪBAS INSTITŪTS

Valsts un pašvaldības administrācijas departaments

Lauku teritoriju ilgtspējīgas attīstības un informācijas un konsultāciju atbalsta departaments

ESEJA

Disciplīna:

"Pārvaldības darbību dokumentēšana"

Temats:

"Lietu sagatavošana un kārtība lietu pārsūtīšanai uz arhīvu tālākai glabāšanai"

Izpildīts):

2.kursa students, 1 grupa

Kafanova A.I

Kods U08050

Pārbaudīja: Shipilina T.M

Novosibirska 2009

Ievads 3

1. Korpusu sagatavošana turpmākai uzglabāšanai 5

2. Dokumentu vērtības pārbaude 5

3. Lietas reģistrācija 8

4. Lietu vāka dizains 13

5. Lietu arhīva pārskatu sastādīšana un noformēšana 15

6. Failu iesniegšana 17

19. secinājums

Atsauces 20

Pieteikumi

Ievads

Informācijas glabāšanas sistēma sāka veidoties vienlaikus ar biznesa rakstīšanas sistēmas izveidi.
Līdz ar pirmo dokumentu parādīšanos parādījās uzdevums saglabāt šos dokumentus. 1712. gada 16. jūlijs ir īpašs datums arhivēšanas vēsturē, kas saistīts ar dekrētu par pirmā arhīva izveidošanu valstī no valdošā Senāta lietām un "teikumiem". XVIII - XIX gadsimtu laikā. vēsturisko arhīvu skaits pieauga, tika meklēta labākā to sistematizācijas shēma - arhīvi radās, apvienojās, tika piešķirti un dažreiz likvidēti.

Pirmais pieminējums par apzinātu uzglabāto dokumentu vākšanu datēts ar 1829. gadu, kad Nikolajs 1 pameta rezolūciju "Izjaukt to, kas ir svarīgs līdzņemšanai, pārējo var iznīcināt". Dekrēts, ar kuru tika izveidots pamats valsts mēroga arhivēšanas sistēmai Krievijā, tika izdots 1918. gada 1. jūnijā "Par arhīvu lietu reorganizāciju un centralizāciju RSFSR".
Pēc PSRS sabrukuma Neatkarīgo Valstu Sadraudzības dalībvalstis 1992. gada 6. jūnijā noslēdza Pēctecības līgumu attiecībā uz bijušajiem PSRS arhīviem. Saskaņā ar pieņemto dokumentu PSRS Ministru padomes galvenā arhīva direkcija beidza pastāvēt, un visi PSRS centrālie valsts arhīvi nonāca Krievijas Valsts arhīvu sistēmā.
Uzņēmumu dokumenti, kas tiek glabāti biroja darbā, vai nu paliek ilgstošai glabāšanai, vai arī tiek glabāti neilgu laiku un pēc tam piešķirti iznīcināšanai. Failu glabāšanai lielās iestādēs, organizācijās, uzņēmumos ir departamentu arhīvi, kuri savā darbā vadās pēc "Noteikumiem par Krievijas Federācijas arhīvu fondu", "Departamentu arhīvu darba pamatnoteikumi", kā arī Standarta dokumentu saraksti, kas norāda glabāšanas periodus, standarta noteikumi par ekspertu komisiju, uzņēmuma lietu nomenklatūra. Uzņēmumiem, kuru struktūra un personāls ir mazs, parasti nav īpašas apakšnodaļas - departamenta arhīva. Šajā gadījumā arhivāra pienākumus apvieno uzņēmuma sekretārs-palīgs, kas atbild par dokumentācijas drošību un savlaicīgu iesniegšanu valsts arhīvā. Valsts arhīvu mijiedarbība ar mūsdienu komerciālajām struktūrām ir paredzēta uz līguma pamata. Līgumā ir noteiktas pušu saistības: kārtība, sastāvs, dokumentu nodošanas noteikumi pastāvīgai vai depozīta glabāšanai utt. Uzņēmums var samazināt dokumentu glabāšanas laiku departamenta arhīvā pirms to nodošanas valsts krātuvē šādos gadījumos: darbības pārtraukšana, darbību nestabilitāte, dokumentu uzglabāšanas nosacījumu trūkums, paša uzņēmuma vēlme.

Darbs birojā ir pilns dokumentu apstrādes un pārvietošanas cikls no to izveidošanas (vai saņemšanas) brīža līdz izpildes un nosūtīšanas pabeigšanai.

Dokumenti nosaka ražošanas attiecības gan uzņēmumā, gan ar citām organizācijām, un bieži kalpo kā rakstisks pierādījums īpašuma, darba un citu strīdu gadījumā, kurus izskata civiltiesas, šķīrējtiesa un šķīrējtiesa.

1. Korpusu sagatavošana turpmākai uzglabāšanai

Pēdējais posms darbā ar dokumentiem pašreizējā biroja darbā ir lietu apstrāde to turpmākajai glabāšanai un izmantošanai.

Strukturālajās nodaļās dokumenti darbojas vēl vienu gadu pēc kārtējā gada beigām. Šajā periodā viņiem bieži tiek lūgta informācija; darbs ar dažiem dokumentiem tiek pabeigts jaunā kalendārā gada sākumā. Pēc šī perioda lietas ir jāapstrādā ilgtermiņa uzglabāšanai. Pastāvīgas un pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas gadījumi tiek nodoti iestādes arhīvam, ja tāds ir, vai (mazā uzņēmumā) tiek nodoti citam kabinetam. Piemēram, lietas par 1995. gadu ir jāizskata 1997. gadā.

Lietas glabāšanai tiek sagatavotas, stingri ievērojot arhīvu iestāžu izstrādātās prasības, kas noteiktas "Departamentu arhīvu darba pamatnoteikumos" un "Valsts dokumentu vadības atbalsta sistēmā".

Dokumentu sagatavošana ilgstošai glabāšanai ietver:

· Dokumentu vērtības pārbaude;

· Lietu reģistrēšana;

· Lietu vāciņu dizains;

· Krājumu sastādīšana;

· Lietu nogādāšana organizācijas arhīvā.

2. Dokumentu vērtības pārbaude

Dokumenta vērtības pārbaude ir dokumentu izpēte, pamatojoties uz to vērtības kritērijiem, lai noteiktu dokumentu glabāšanas laiku un atlasi pastāvīgai glabāšanai.

Dokumentu vērtības pārbaude organizācijā tiek veikta:

Biroja darbā - sastādot lietu nomenklatūras, lietu veidošanas procesā un lietu sagatavošanā nodošanai arhīvā;

Arhīvā - gatavojoties lietu nodošanai pastāvīgai glabāšanai.

Dokumentu vērtības pārbaude tiek veikta, pamatojoties uz:

Pašreizējie Krievijas Federācijas tiesību akti un tiesību akti par arhivēšanas un pārvaldības dokumentāciju;

Standarta un departamentu dokumentu saraksti ar norādi par to glabāšanas noteikumiem, standarta un aptuvenās lietu nomenklatūras;

Federālās arhīvu aģentūras (Rosarkhiv) un Krievijas Federācijas struktūru arhīvu pārvaldības struktūru normatīvie un metodiskie dokumenti arhīvu lietu jomā.

Dokumentu vērtības pārbaudi katru gadu veic vadības dokumentācijas dienesta (DOU) darbinieki kopā ar organizācijas Centrālo ekspertu komisiju (CVK) vai organizācijas Ekspertu komisiju (EK) organizācijas arhīva metodiskajā vadībā.

Veicot dokumentu vērtības pārbaudi struktūrvienībās, tiek veikts:

Pastāvīgas un pagaidu (vairāk nekā 10 gadus ilgas) glabāšanas gadījumu atlase, lai tos pārsūtītu uz organizācijas arhīvu;

Gadījumu izvēle ar pagaidu uzglabāšanas periodiem, kas jāuzglabā strukturālajās nodaļās;

Iepriekšējo gadu lietu, kuru glabāšanas laiks ir beidzies, piešķiršana iznīcināšanai.

Tajā pašā laikā tiek pārbaudīta organizācijas lietu nomenklatūras kvalitāte un pilnīgums, failu glabāšanas periodu noteikšanas pareizība.

Dokumentu atlase pastāvīgai un īslaicīgai (vairāk nekā 10 gadus) glabāšanai tiek veikta ar lapu pārskatīšanu. Tajā pašā laikā nav atļauts izvēlēties dokumentus glabāšanai un iznīcināšanai, tikai pamatojoties uz lietu galvenēm.

Lietas, kas apzīmētas ar "EPK", tiek skenētas lappusēs, lai identificētu un izņemtu no kompozīcijas dokumentiem, kuri ir pastāvīgi glabājami. Gadījumos, kas apzīmēti ar "EPK" un kuros ir pastāvīgi glabājami dokumenti, var veikt reformas. Pastāvīgās glabāšanas dokumenti, kas atdalīti no to sastāva, tiek apvienoti ar viendabīgām lietām vai formalizēti neatkarīgās lietās.

To lietu glabāšanas periodi, kas satur atlikušos pagaidu glabāšanas dokumentus, tiek noteikts pēc dokumentu saraksta, kurā norādīti to glabāšanas noteikumi, vai ar organizācijas lietu nomenklatūru. Jaunizveidoto lietu iesniegšana tiek veikta tikai pēc dokumentu vērtības pārbaudes pabeigšanas.

Elektronisko dokumentu sagatavošana pārsūtīšanai uz organizācijas arhīvu sastāv no šādiem posmiem:

Pārbaudīt mašīnu datu nesēju fizisko stāvokli, kas paredzēti pārsūtīšanai uz arhīvu;

Elektronisko dokumentu ierakstīšana mašīndatoros;

Ieraksta kvalitātes pārbaude;

Elektronisko dokumentu apraksts;

Arhīva šifru ievietošana krātuvēs (uz korpusiem) saskaņā ar pastāvīgās krātuves un personāla elektronisko dokumentu arhīvu sarakstu (aprakstiem);

Pavaddokumentācijas komplekta sagatavošana.

Elektronisko dokumentu pavaddokumentācijai jābūt pietiekamai, lai nodrošinātu to drošību un lietošanu. Tajā atspoguļota šāda informācija:

Dokumenta nosaukums,

Tās izveides datums,

Satura apraksts (abstrakts),

Elektroniskais formāts,

Fiziskā un loģiskā struktūra (datu bāzēm, vietnēm utt.),

Dokumenta lielums (datu bāzēm arī ierakstu skaits).

Pamatojoties uz dokumentu vērtības pārbaudes rezultātiem organizācijā, organizācijas arhīva darbinieki apkopo konsolidētus pastāvīgas, īslaicīgas (vairāk nekā 10 gadus) glabāšanas un personāla lietu uzskaites, kā arī aktus par lietu piešķiršanu iznīcināšana, kas nav pakļauta glabāšanai (šāda veida dokumentu formas ir dotas organizāciju arhīvu pamatnoteikumu 1., 2., 3. un 4. papildinājumā, kas apstiprināti ar Rosarkhiv Collegium 2002. gada 6. februāra lēmumu) .

Šie saraksti un akti vienlaikus tiek izskatīti organizācijas centrālās ekspertu komisijas (ekspertu komisijas) sanāksmē. Centrālās ekspertu komisijas (ekspertu komisijas) apstiprinātos aktus un uzskaiti organizācijas vadītājs apstiprina tikai pēc tam, kad arhīvu iestādes ekspertu pārbaudes komisija ir apstiprinājusi pastāvīgās uzglabāšanas gadījumu uzskaiti. Pēc tam organizācijai ir tiesības iznīcināt šajos aktos ietvertos gadījumus.

3. Lietu reģistrācija

Lietas reģistrācija - lietas sagatavošana uzglabāšanai saskaņā ar noteiktajiem noteikumiem.

Lietu reģistrāciju veic organizācijas vai citu strukturālo nodaļu dokumentu pārvaldības dienesta (DOU) darbinieki, kuru pienākumos ietilpst lietu noteikšana un veidošana, ar metodisku palīdzību un organizācijas arhīva kontrolē.

Atkarībā no uzglabāšanas perioda tiek veikta pilnīga vai daļēja lietu reģistrācija. Pastāvīgas, īslaicīgas (vairāk nekā 10 gadus) uzglabāšanas gadījumi un personāls ir pilnībā jāreģistrē. Tajā pašā laikā pilnīga lietu reģistrācija paredz:

Lieta vai lietas iesiešana;

Korpusa lapu numerācija;

Atestācijas lapas sastādīšana;

Nepieciešamības gadījumā sastādīt iekšēju dokumentu uzskaiti;

Nepieciešamo skaidrojumu veikšana lietas vāka detaļās (organizācijas nosaukuma, lietas reģistrācijas indeksa, lietas iesniegšanas termiņa, lietas nosaukuma precizēšana).

Pagaidu (līdz 10 gadiem ieskaitot) uzglabāšanas gadījumi ir daļēji jāreģistrē, bet ir atļauts:

Nesistematizējiet dokumentus lietā,

Nenumurējiet lietas loksnes,

Neveidojiet apstiprinājumus.

Reģistrējot lietu, dokumenti, kas veido lietu, apvilktas 4 punkcijas cietā kartona vāciņā vai savītas ar brīvas lasīšanas iespēju visu dokumentu teksts, datumi, vīzas un rezolūcijas par tiem. Sagatavojot lietas lietu (iesiešanai), no dokumentiem tiek noņemti metāla stiprinājumi (tapas, saspraudes).

Pastāvīgas glabāšanas gadījumi, kas sastāv no īpaši vērtīgiem dokumentiem vai neformatētiem dokumentiem, tiek glabāti slēgtos cietajos failos ar trim atlokiem ar saitēm vai kastēs.

Ja lietā ir nepieprasīti personas dokumenti (personas apliecības, darba grāmatas, militārās kartes), šie dokumenti tiek ievietoti aploksnē, kas tiek reģistrēta lietā. Ja ir liels skaits šādu dokumentu, pēdējie tiek izņemti no lietām un uz tiem tiek sastādīta atsevišķa uzskaite.

Katras lietas beigās tiek iesniegta tukša veidlapa atestācijas lapai, bet lietas sākumā (īpaši vērtīgu dokumentu uzskaitei) - lietas dokumentu iekšējās uzskaites veidlapa.

Lai nodrošinātu lietā iekļauto dokumentu izkārtojuma kārtības saglabāšanu un konsolidāciju, visas šīs lietas lapas ar vienkāršu zīmuli vai skaitītāju ir numurētas ar arābu cipariem bruto numerācijā lapas augšējā labajā stūrī. Lietas iekšējā dokumentu saraksta lapas numurē atsevišķi.

Numerējot lietas lapas, jāievēro šādi noteikumi:

Korpusu lapas, kas sastāv no vairākiem sējumiem vai daļām, numurē katram sējumam vai katrai daļai atsevišķi;

Fotoattēli, rasējumi, diagrammas un citi ilustratīvi dokumenti, kas attēlo korpusa neatkarīgu lapu, lapas augšējā malā ir numurēti otrpus;

Salocītā lapa (A3, A2 formāts) tiek izvērsta un numurēta lapas augšējās malas labajā pusē. Šajā gadījumā jebkura formāta lapa, kas apvilkta ar vienu malu, tiek numurēta kā viena lapa; vidū salocīta un apvilkta loksne jāšuvē no jauna un numurēta kā viena loksne;

Lapa ar cieši ielīmētiem dokumentiem (fotogrāfijas, izgriezumi, izvilkumi utt.) Tiek numurēta kā viena lapa. Ja dokumentam ar vienu malu tiek pielīmēti citi dokumenti (teksta ieliktņi, tulkojumi, izgriezumi utt.), Tad katrs dokuments tiek numurēts atsevišķi;

Aploksnes ar pielikumiem, kas ir iešūti korpusā, tiek numurētas, tajā pašā laikā vispirms tiek numurēta pati aploksne, un pēc tam katrs aploksnes pielikums tiek numurēts ar nākamo numuru;

Lietai pievienotos dokumentus ar savu lapu numerāciju (ieskaitot drukātos izdevumus) var numurēt vispārējā secībā vai saglabāt savu numerāciju, ja tā atbilst lapu izkārtojuma kārtībai lietā;

Gadījumos, kad tiek konstatēts liels kļūdu daudzums lietu lapu numerācijā, tās tiek numurētas. Pārnumurējot lapas, vecie numuri tiek izsvītroti, un blakus tiek ievietots jauns lapas numurs, lietas beigās tiek sastādīta jauna sertifikāta lapa, savukārt vecā sertifikāta lapa ir svītrota, bet paliek fails;

Ja ir atsevišķas kļūdas lapu lappušu numerācijā, tās sagatavojot organizācijas arhīvam pārsūtīšanai uz valsts krātuvi, ir atļauts izmantot lapu burtu numurus, vienojoties ar valsts arhīvu.

Lai ņemtu vērā lapu skaitu lietu beigās, uz atsevišķas lapas tiek sastādīta atestācijas lapa. Grāmatās atestācijas lapa tiek sastādīta pēdējās tukšās lapas aizmugurē, bet karšu indeksos - uz atsevišķas tukšas kartes formāta lapas.

Lietas apliecinošā lapa tiek sastādīta noteiktajā formā, kas dota Organizāciju arhīvu pamatnoteikumu 9. pielikumā, kas apstiprināts ar Rosarkhiv Collegium 2002. gada 6. februāra lēmumu Nr.

Lietas liecinieku lapa ar cipariem un vārdiem norāda lietas numurēto lapu skaitu, iekšējās uzskaites lapu skaitu, norāda lietu numuru numerāciju (lietas burtu numuru esamība, trūkstošie numuri, numuri loksnes ar ielīmētām fotogrāfijām, lielformāta lapu skaits, aploksnes ar pielikumiem un tām pievienoto lapu skaits), kā arī norāda, ka drukātu kopiju gadījumā ir drukātas brošūras ar lapu skaitu, ja tās nav atzīmēts lietas vispārējā bruto numerācijā.

Lietas apliecinošo lapu paraksta tās sastādītājs. Visas turpmākās lietas sastāva un stāvokļa izmaiņas (bojājumi, dokumentu oriģinālu nomaiņa) tiek atzīmētas sertifikācijas lapā ar saiti uz atbilstošo aktu. Uz lietas vāka ir aizliegts ievietot atestācijas lapu vai tukšu pēdējā dokumenta lapas apgrozījumu. Ja korpuss ir apvilkts vai iesiets bez tukšas atestācijas lapas, tas tiek pielīmēts lapas augšpusē korpusa vāka iekšpusē.

Pastāvīgas un īslaicīgas (vairāk nekā 10 gadus) glabāšanas dokumentu uzskaitei, kuru uzskaiti izraisa šīs dokumentācijas specifika (īpaši vērtīgas, personiskas, tiesas, izmeklēšanas lietas utt.), Kā arī tādu lietu uzskaitei, pastāvīga un īslaicīga (vairāk nekā 10 gadus) uzglabāšana, kas veidota pēc dokumentu veidiem, kuru nosaukumos netiek atklāts konkrētais dokumenta saturs, tiek sastādīts iekšējais lietas dokumentu uzskaitījums - grāmatvedības dokuments, kurā ir saraksts ar dokumentiem lietas dokumenti, kuros norādīti dokumentu sērijas numuri, to indeksi, nosaukumi, datumi, lapu numuri.

Lietas iekšējā uzskaite tiek sastādīta uz atsevišķas lapas noteiktā formā, kas dota organizāciju arhīvu pamatnoteikumu 10. pielikumā. Sastādot iekšējo uzskaiti, tajā tiek ievadīta informācija par lietas dokumentu kārtas numuriem, to rādītājiem, datumiem, virsrakstiem un lapu numuriem. Iekšējai inventarizācijai tiek sastādīts kopsavilkuma protokols, kurā skaitļiem un vārdiem norāda tajā iekļauto dokumentu skaitu un iekšējā inventāra lapu skaitu.

Iekšējo inventāru paraksta tā sastādītājs. Ja lieta ir iesieta vai iesniegta bez iekšējas dokumentu uzskaites, tad noteiktā formā sastādītais inventārs tiek pielīmēts lietas priekšējā vāka iekšpusē.

Izmaiņas lietas dokumentu sastāvā (izņemšana, dokumentu iekļaušana, to aizstāšana ar kopijām utt.) Ir atspoguļotas iekšējās uzskaites slejā "Piezīmes" ar saitēm uz attiecīgajiem aktiem. Vajadzības gadījumā iekšējam uzskaitījumam un lietas apliecinošam uzrakstam tiek sastādīts jauns kopsavilkuma ieraksts.

4. Korpusu vāka noformējums

Lieta tiek uzskatīta par ierosinātu pēc iekļaušanas mapē pirmā izpildītā dokumenta glabāšanai. Tajā pašā laikā vienlaikus tiek noformēts arī lietas materiālu vāks.

Uz lietas vāka ir šāda informācija:

Organizācijas nosaukums;

Organizācijas struktūrvienības nosaukums, kurā tā tika izveidota;

Lietu indekss pēc lietu nomenklatūras;

Lietas nosaukums;

Korpusa vai uzraksta "Uzglabāt pastāvīgi" derīguma termiņš (pārnests no lietu nomenklatūras).

Uz pastāvīgas glabāšanas lietu vāka ir paredzēta vieta valsts arhīva nosaukumam, kurā tiks saņemti organizācijas faili, valsts arhīva un organizācijas kodu apzīmējums.

Kad laika posmā, uz kuru attiecas lietas dokumenti, tiek mainīts organizācijas (struktūrvienības) nosaukums vai kad lieta tiek nodota citai organizācijai (citai struktūrvienībai), tiek mainīts šīs organizācijas vai tiesību pārņēmējas organizācijas jaunais nosaukums. norādīts uz lietas vāka, un iekavās ir pievienots organizācijas (struktūrvienības) iepriekšējais nosaukums.

Lietas nosaukums uz lietu vāka tiek pārnests no organizācijas lietu nomenklatūras, saskaņojot ar attiecīgās arhīva iestādes ekspertu izskatīšanas komisiju. Ja nepieciešams, tiek precizēti nosaukums (pasūtījumu, protokolu utt. Skaits). Gadījumos, kad lieta sastāv no vairākiem sējumiem (daļām), lietas vispārīgo nosaukumu un katra sējuma (daļas) nosaukumu novieto uz katra sējuma (daļas) vāka. Lietu virsrakstos, kuros ir dokumentu kopijas, ir norādīts to kopiju numurs, lietā esošo dokumentu autentiskums virsrakstā nav norādīts.

Pēc lietas pabeigšanas uz tās vāka ir norādīta šāda informācija:

Lapu skaits lietā;

Lietas pirmā un pēdējā datuma datums vai beigu datums;

Lietas arhīva kods vispirms ar zīmuli un pēc uzskaites apstiprināšanas - ar tinti.

Prasības to lietu apvalkiem, kuru derīguma termiņš ir ilgs, nosaka GOST 17914-72.

5. Lietu arhīvu sarakstu sastādīšana un noformēšana

Lai nodrošinātu arhīva iegūšanu organizācijā, tiek sastādīti arhīvu saraksti par visiem pastāvīgās, pagaidu (vairāk nekā 10 gadus ilgās) krātuves un personāla biroja darbos pabeigtajiem darbiniekiem, kuri izturējuši vērtības pārbaudi. Arhīvu inventārs (turpmāk - inventārs) ir arhīvu katalogs, kurā ir sistematizēts arhīva fonda, krājuma glabāšanas vienību saraksts un kas paredzēts to uzskaitei un satura atklāšanai.

Krājumi tiek apkopoti atsevišķi:

Pastāvīgai uzglabāšanai;

Pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) uzglabāšanas gadījumi;

Personāla lietas;

Lietas, kas sastāv tikai no dokumentiem, kas raksturīgi tikai noteiktai organizācijai (tiesas lietas, izmeklēšanas lietas, zinātniski ziņojumi par tēmām utt.).

Atsevišķs saraksts ir gadījumu saraksts ar neatkarīgu bruto (kārtas) numerāciju.

Organizācijā katrā struktūrvienībā inventarizācija tiek sastādīta katru gadu tiešā metodiskā organizācijas arhīva vadībā. Saskaņā ar šiem uzskaitījumiem dokumenti tiek pārsūtīti uz arhīvu. Strukturālo nodaļu sagatavotie krājumi kalpo par pamatu konsolidēta organizācijas lietu saraksta sagatavošanai, kuru sagatavo arhīvs un saskaņā ar kuru tas nodod lietas pastāvīgai glabāšanai.

Strukturālo sadalījumu lietu saraksti tiek apkopoti noteiktajā formā trijos eksemplāros un tiek iesniegti organizācijas arhīvā gadu pēc lietu pabeigšanas biroja darbā. Strukturālo nodaļu lietu saraksta forma ir dota Organizāciju arhīvu darbības pamatnoteikumu 12. pielikumā, kas apstiprināts ar Rosarkhiv Collegium 2002. gada 6. februāra lēmumu Nr.

Struktūrvienības inventarizācijas aprakstošajā rakstā ir šādi elementi:

Korpusa (tilpuma, daļas) sērijas numurs atbilstoši inventarizācijai;

Lietu indekss (apjomi, daļas);

Lietas nosaukums (sējums, daļa), kas pilnībā atbilst tās nosaukumam uz lietas vāka;

Lietas datumi (apjoms, daļa);

Lokšņu skaits lietā (tilpums, daļa);

Korpusa derīguma termiņš.

Sastādot struktūrvienības lietu uzskaiti, tiek ievērotas šādas prasības:

Lietu virsraksti tiek ievadīti inventarizācijā saskaņā ar pieņemto sistematizācijas shēmu, pamatojoties uz lietu nomenklatūru;

Katrs gadījums tiek ierakstīts inventārā ar neatkarīgu sērijas numuru (ja lieta sastāv no vairākiem sējumiem vai daļām, tad katrs sējums vai daļa tiek ievadīta inventārā ar neatkarīgu numuru);

Lietu numerācijas secība inventarizācijā ir bruto vairāku gadu garumā;

Procedūra numuru piešķiršanai strukturālo nodaļu krājumiem tiek noteikta, vienojoties ar organizācijas arhīvu;

Inventāra ailes aizpilda stingri saskaņā ar informāciju, kas parādās uz lietas vāka;

Veicot inventarizāciju lietu rindā ar vienādām virsrakstiem, pirmās lietas nosaukums tiek ierakstīts pilnībā, un visas pārējās līdzīgās lietas norāda ar vārdiem "Tas pats", savukārt cita informācija par lietām tiek ievadīta inventarizācija pilnā apjomā (katrā jaunajā inventāra lapā nosaukums ir pilnībā reproducēts);

Inventāra aile "Piezīmes" tiek izmantota, lai atzīmētu lietu pieņemšanu, to fiziskā stāvokļa īpatnības, lietu nodošanu citām strukturālām nodaļām, atsaucoties uz nepieciešamo aktu, kopiju pieejamību utt.

Inventarizācijas beigās pēc pēdējā aprakstošā raksta tiek aizpildīts kopsavilkuma ieraksts, kurā norādīts (skaitļos un vārdos) lietu skaits, pirmās un pēdējās lietas numuri atbilstoši lietu sarakstam, kā arī precizēts inventarizācijas gadījumu numerācijas pazīmes (burtu un trūkstošo ciparu klātbūtne).

Struktūrvienības lietu sarakstu paraksta sastādītājs, norādot savu amatu, un to apstiprina struktūrvienības vadītājs. Pēc organizācijas arhīva pieprasījuma inventarizācijai var sastādīt satura rādītāju, saīsinājumu sarakstu un rādītājus.

Pamatojoties uz strukturālo nodaļu uzskaitēm, tiek sastādīta organizācijas konsolidētā inventarizācijas gada sadaļa, kuras sagatavošana tiek piešķirta organizācijas arhīvam atbilstošās arhīvu iestādes tiešā metodiskā vadībā. Procedūra konsolidētā krājuma gada sadaļas sastādīšanai un noformēšanai ir aprakstīta 3.7. Sadaļā. Organizācijas arhīvu pamatnoteikumi.

6. Lietu iesniegšana arhīvā

Lietu piegāde no struktūrvienībām uz iestādes arhīvu, ja tāda ir, tiek veikta saskaņā ar arhīva sastādīto grafiku, saskaņojot ar struktūrvienību vadītājiem un apstiprinot iestādes vadītāja. Šis darbs jāveic katru gadu. Gadījumus ar pastāvīgu glabāšanas laiku, uzglabāšanas laiku virs 10 gadiem un personālu pieņem arhīvs saskaņā ar uzskaitēm.

Lietas pieņem departamenta arhīva darbinieks struktūrvienības darbinieka klātbūtnē. Šajā gadījumā abās inventarizācijas kopijās pret katru gadījumu tiek izdarīta piezīme par tā klātbūtni. Pēc visu lietu saņemšanas pēc inventarizācijas katras inventarizācijas kopijas beigās tiek izgatavots sertifikāta uzraksts, ar cipariem un vārdiem norādot faktisko arhīvā nodoto lietu skaitu un trūkstošo lietu skaitu, ja tādi ir . Lietu pieņemšanas un nodošanas datums un personu, kas to veica, paraksti tiek ievietoti zem sertifikācijas uzraksta.

Inventāra pārbaudītie gadījumi tiek atlasīti un sasieti arhīvu saišķos, kuru biezums nepārsniedz 20 cm, un lietas sakrautas augošā skaitā, ar saknēm abās pusēs. Lietas departamenta arhīvā nogādā strukturālo nodaļu darbinieki. Kancelejas kopā ar failiem reģistrācijas un kontroles failus pārsūta uz departamenta arhīvu, iekļaujot tos inventārā.

Gadījumi pagaidu uzglabāšanai (līdz 10 gadiem) tiek nodoti departamenta arhīvam atbilstoši lietu nomenklatūrai. Tā kā daudzās iestādēs arhīvos nav pietiekami daudz vietas, "Departamentu arhīvu pamatnoteikumi" ļauj šīs lietas uzglabāt "centralizētā lietvedības birojā vai strukturālajās nodaļās" līdz to glabāšanas termiņa beigām, pēc tam tie tiek glabāti saskaņā ar noteikto kārtību tiek iznīcināti.

Noteiktā veidā pastāvīgi glabājas lietas no departamenta uz valsts arhīvu.

Secinājums

Darbam ar dokumentiem jābūt tik labi izstrādātam pasūtījumam (darbplūsmai), lai nenovirzītu darbiniekus no uzņēmuma galvenajiem ražošanas mērķiem.

Nav svarīgi, kādā līmenī tiks veikts biroja darbs: tradicionālā veidā vai modernā elektronisko dokumentu apmaiņā bez papīra - jebkurā gadījumā dokumentācija un darbs ar dokumentiem tiek veikts saskaņā ar noteiktajiem noteikumiem.

Noteikumi

1. GOST R 51141-98. Darbs birojā un arhivēšana. Termini un definīcijas. - Ievads. 1999. gada 1. janvāris. - M.: Krievijas Gosstandart: Standartu izdevniecība, 1998. - 72. punkts.
2. GOST R 51141-98. Darbs birojā un arhivēšana. Termini un definīcijas. - Ievads. 1999. gada 1. janvāris. - M.: Krievijas Gosstandart: Standartu izdevniecība, 1998. - 123. punkts.
3. Ar Rosarkhiv Collegium 2002. gada 6. februāra lēmumu apstiprināto organizāciju arhīvu darbības pamatnoteikumi - 2.1.
4. Organizāciju arhīvu darbības pamatnoteikumi, kas apstiprināti ar Rosarkhiv Collegium 2002. gada 6. februāra lēmumu - 2.2.

5. Organizācijas arhīvu darbības pamatnoteikumi, kas apstiprināti ar Rosarkhiv Collegium 2002. gada 6. februāra lēmumu - 3.5.

6. Ar Rosarkhiv Collegium 2002. gada 6. februāra lēmumu apstiprināto organizāciju arhīvu darbības pamatnoteikumi - 3.6. Sadaļa

7. Ar Rosarkhiv Collegium 2002. gada 6. februāra lēmumu apstiprināto organizāciju arhīvu darbības pamatnoteikumi - 3.7.

8. "Krievijas Federācijas likumdošanas pamati par Krievijas Federācijas arhīvu fondu un arhīviem". - M.: Krievijas Valsts arhīvu dienests, 1993, art. 6.
deviņi. "Krievijas Federācijas likumdošanas pamati par Krievijas Federācijas arhīvu fondu un arhīviem". - M.: Krievijas Valsts arhīvu dienests, 1993. gads, 13. pants.

Mācību-metodiskā literatūra

10. Andrejeva V.I. Darbs birojā: Praktiskais ceļvedis / 9. izdevums, pārskatīts un papildināts. - M.: ZAO biznesa skola Intel - Sintez kopā ar OOO Journal "Personāla vadība", 2003. gads.

11. Darbs birojā: mācību grāmata universitātēm / Kuzņecova TV, Sankina LV, Bykova TA; ed. T.V. Kuzņecova. - M.: VIENOTĪBA - DANA, 2001.

13. Darba organizēšana ar dokumentiem: Mācību grāmata / Red. prof. V.A. Kudrējeva. - 2. izdev., Atdz. un pievienojiet. - M.: INFRA-M, 2002. 592. lpp.
14. http://www.termika.ru

Ar Rosarkhiv Collegium 2002. gada 6. februāra lēmumu apstiprināto organizāciju arhīvu pamatnoteikumi - 3.5.

Tajā pašā vietā. - 3.5. Sadaļa.

Tajā pašā vietā. - 3.5. Sadaļa.

Organizāciju arhīvu darbības pamatnoteikumi, kas apstiprināti ar Rosarkhiv Collegium 2002. gada 6. februāra lēmumu - 3.7. Sadaļa.

Tajā pašā vietā. - 3.7. Iedaļa.

Tajā pašā vietā. - 3.7. Iedaļa.

Tajā pašā vietā. - 3.7. Iedaļa.

Tajā pašā vietā. - 3.7. Iedaļa.

Facebook

Twitter

Sazinoties ar

Klasesbiedriem

Google+